Mercados e Tendências
Soluções e iniciativas; os procedimentos; as interferências; uma proposta escalável; etc..
Um sistema complexo como a logística demanda uma abordagem de tipo modular que permite alcançar os objetivos no curto prazo, além disso o outsourcing realiza milagres?
A terceirização dos suprimentos, se muito aplicada, pode produzir economias nos custos, eficiência nas unidades e economia de tempo
Aumentar os lucros e reduzir os custos, adquirir participações de mercado e defender-se da concorrência, especializar-se apenas no campo e explorar outros, melhorar a eficiência das unidades e reduzir o pessoal designado, aumentar a eficiência dos sistemas e diminuir os estoques de armazém, finalmente obter o máximo desempenho das estruturas fixas e dar flexibilidade aos custos: estes objetivos cada vez mais demandados à gestão empresarial.
É óbvio que algumas dessas atividades estão em conflito entre si e representam um paradoxo decisório que em sua resolução de prioridades prevê render respeito a alguns em relação a outros. Realizadas na metodologia processual convencional, são fonte de custos adicionais sem satisfazer a necessidade primária de redução de custos que as gera, fato que o mercado caracteriza fortemente e que impõe competitividade cada vez maior.
Soluções e iniciativas
As soluções até agora adotadas foram muitas e dentre aquelas que deram os melhores resultados podemos citar a alocação de competências territoriais e de produto, a formação de grupos de trabalho, a transformação e divisão de áreas em centros de custo, a instituição do centro de lucro, a descentralização assim como a concentração das atividades. Os meios utilizados para alcançar esses objetivos foram inicialmente o insourcing, isto é, foram sondadas todas as oportunidades de melhoria das estruturas internas para aumentar a eficiência. Todas essas atividades, mesmo quando não atenderam completamente às expectativas, forneceram à gestão as indicações para localizar disfunções e identificar objetivos de melhoria, e também é importante observar que a subdivisão em unidades operacionais independentes duplicou algumas funções internas aumentando também a complexidade da comunicação entre as agências.
Ao mesmo tempo a essas iniciativas de insourcing, já nos anos Setenta, no âmbito da produção, cada vez mais afirmou-se, após uma desconfiança inicial, o conceito de terceirização. Os sucessos foram espetaculares levando ao crescimento do número de empresas que dele fizeram uso e uma vez superadas as desconfiança naturais iniciais, concretizaram-se formas cada vez mais avançadas de outsourcing.
De 1970 até hoje muitas coisas mudaram no campo da grande produção: naqueles anos algumas produções foram confiadas a fornecedores externos que anteriormente eram realizadas internamente. Nos anos Oitenta houve a adoção do just in time para as linhas de montagem.
A partir de 1990 os fornecedores construíram suas próprias plantas nas proximidades imediatas do cliente. De 1995 em diante os fornecedores recebem espaços dentro das plantas e sua produção alimenta diretamente os sistemas automáticos de montagem. Em 2000 aos fornecedores será demandado estar em posição de assumir o papel de parceiro ativo na definição e desenvolvimento das estratégias de negócios e contribuir para o alcance dos objetivos econômicos.
Da produção para…
A primeira fase de terceirização portanto abordou a produção; em seguida procedeu-se com a confiança a terceiros de alguns serviços internos quais: a manutenção, o armazenamento de materiais, os transportes, catering empresarial, limpeza da planta, alguns serviços treinados e contabilidade, a gestão dos sistemas informáticos. Tais terceirizações são vistas hoje porém como um fato natural e sua aplicação cada vez mais difundida, sobretudo em empresas que desejam liberar recursos qualificados, induzem a gestão a estimar a oportunidade de recorrer a modelos similares também para a gestão de suprimentos.
A transferência a um parceiro externo da gestão de suprimentos, sobretudo de materiais não produtivos, por um lado tem o escopo de poder concentrar principalmente os melhores recursos nas atividades estratégicas e por outro obter benefícios econômicos, tornando os custos operacionais flexíveis. Na transferência da gestão acontece também a descentralização da maior parte dos trabalhos de rotina, que contribui para aumentar a motivação dos recursos que são liberados, ao mesmo tempo desenvolve-se uma maior profissionalidade em benefício do aumento da competitividade empresarial no mercado, concorrendo entre outros para aproveitar mais intensamente as áreas remunerativas do mercado (cash cow).
Os procedimentos
O processo de suprimento é constituído por um número de atividades ou procedimentos sequenciais que desde o nascimento da necessidade até a emissão da demanda, ao pagamento dos bens adquiridos. O número de procedimentos aumentou no tempo por causa do crescimento das ordens necessárias e da continuação da origem alíquota dos membros montados nas máquinas e da tendência à redução do valor imobilizado em armazém.
A aplicação do conceito de outsourcing, junto a uma empresa turinesa líder mundial no campo das prensas, em particular de anuários e listas telefônicas para o usuário público, permitiu a redução do volume de suprimentos com particular armazém também de valor econômico inferior de 15 vezes aos custos operacionais da mesma ordem.
O desenvolvimento de cada procedimento que faz parte do processo gera um volume de documentação e informação que engajam os colaboradores em seu treinamento, subtraindo de si mesmo tempo precioso utilizável em vez para o desenvolvimento de suas atividades peculiares como por exemplo a compra de sistemas e matérias-primas, a gestão dos acordos, a manutenção e o controle.
É de observar que o número de procedimentos necessários para a realização do suprimento cresce de forma exponencial com o aumento das dimensões das estruturas internas envolvidas no processo. Ao mesmo tempo aumenta tanto o risco de erros procedurais quanto o caos informativo, reduzindo drasticamente o grau de eficiência das agências preliminares. Isso torna muito complexa, articulada e mais cara a supervisão e a gestão. Tais custos cada vez mais frequentemente excedem muito o valor do objeto a provisionar.
As interferências
O engajamento necessário para a administração individual de todos os procedimentos do processo de suprimento é porém quantificável enquanto os procedimentos são lineares, isto é, enquanto no fluxo do processo não sobrevêm interferências, fenômeno muito frequente e subestimado na estimativa dos custos operacionais e que geram uma série de atividades de suporte que não perseguem o objetivo empresarial diretamente, mas tornam-se uma necessidade administrativa. As interferências processuais são geradas de várias fontes, tanto internas quanto externas à planta e podem implicar uma parada, causando nos casos mais graves a necessidade de recommeçar a sequência das atividades do processo, com as consequências de uma repetição das mesmas atividades administrativas, produção de documentação ulterior e com enorme aumento dos custos de todos os escritórios pelos quais o procedimento de suprimento passa.
A introdução do outsourcing administrativo é finalizada justamente à redução drástica do número de procedimentos internos de administração e controle. É justamente a gestão destes últimos que absorve em grande parte os recursos e meios que altamente são qualificados para realizar muito outros tipos de tarefas, e é sobretudo a simplificação dessas gestões que coloca em evidência a enorme recuperação econômica e eficiência. Junto a uma empresa italiana entre as primeiras no mundo para a construção de veículos de transporte e em particular em duas plantas alemãs para construção de veículos a prova de fogo, foi aplicado o outsourcing para a gestão de suprimentos de materiais de produção de aproximadamente 70 fornecedores, cujos volumes anuais de suprimento variam de 50 a 95.000 unidades. Tal solução permitiu reduzir o número de suprimentos e portanto das faturas em 16 meses de atividade, de 1.321 a 85, equivalente a 99,93%, e reduzir o número de faturas de aproximadamente 1.000 a 40, equivalente a 99,96%.
Ao estimar a introdução do outsourcing é sempre o medo de perder o controle da situação, mas no momento em que vêm definidos os papéis, atribuídos os âmbitos de competência e as responsabilidades dos dois contratantes é possível ter uma visibilidade da conveniência econômica: esta última não pode prescindir de uma comparação com todos os custos suportados pela empresa em suprir, em seu interior, os serviços dos quais se está estimando a possibilidade de gerir em outsourcing.
Uma proposta escalável
Por esta razão a Unitec desenvolveu justamente um conceito dedicando particular atenção a este aspecto e propondo uma aplicação modular que permite um retorno econômico imediato, a cada passo que é realizado na direção do outsourcing, através de uma série de propostas e possibilidades de sua aplicação, com base em um modelo adaptável às dimensões e necessidades empresariais e sobretudo fácil de ser introduzido em estruturas já existentes.
A introdução modular do outsourcing, parcial ou total, com possibilidade de trabalhar em equipe afins e formação dentro da figura do coordenador, permite considerar a qualquer momento a hipótese de interrupção do relacionamento e nova gestão independente, tornando portanto a decisão menos difícil que é feita para sustentar por um parceiro externo.
Outsourcing administrativo de suprimentos de materiais não produtivos junior clerk da Unitec é baseado na experiência amadurecida com empresas de vários países europeus e ativas em vários campos industriais e a estrutura corporativa própria estende-se justamente também aos materiais de produção, consolidando portanto e diversificando know-how, fatores que representam uma importante garantia operacional e de confiabilidade no tempo.
As atividades realizadas de outsourcing pela Unitec são apoiadas pelo uso de um sistema informativo, desenvolvido e mantido internamente, com um time interno de programadores que integralmente aclimatizam padrões operados e que a comunicação permite transmissão de dados com clientes e fornecedores.
O know-how além disso no âmbito da gestão da informação, adquirido no curso de experiências amadurecidas com seus próprios clientes, permite à Unitec experimentar internamente sempre novas soluções informáticas e transmissões de dados para propor ao cliente com o objetivo de melhorar a comunicação e enormemente acelerar o acesso à informação, reduzindo os tempos de pergunta e resposta. Tudo aproveitando da colaboração de pessoal qualificado e altamente profissional.
A colaboração com Unitec pode ser definida com grande flexibilidade, variando desde a simples emissão de ordens até a administração de todos os procedimentos do processo de suprimento, que vai desde a fase de nascimento da necessidade até a gestão do armazém e o fornecimento de soluções informáticas para automação de escritório.
Conclusão
A introdução e aplicação do outsourcing administrativo e de suprimentos permitiu à gestão definitivamente resolver os paradoxos decisórios que citamos no começo e obter custos flexíveis reais, recuperando também o precioso recurso tempo, membro fundamental para dedicar-se cada vez mais efetivamente às atividades estratégicas e primárias da empresa.
Com a recuperação dos espaços de tempo em todas as áreas da planta, imediatamente aumentam o grau de eficiência interna, permitindo uma melhor visibilidade dos recursos e iniciando um círculo virtuoso de sinergia.
O conhecimento da importância deste resultado fez compreender que se todos os colaboradores estão concentrados no core business a empresa pode realizar milagres.