As aplicações do e-business concentram-se cada vez mais nas transações comerciais para beneficiar não apenas os vendedores, mas também os compradores. Todas as empresas podem beneficiar das ferramentas de e-procurement.
Após grandes ondas de comércio eletrônico business-to-consumer (B2C) e comércio on-line, a aplicação da Internet que tem sido mais discutida nos últimos meses é o e-procurement, ou seja, h. a gestão integrada das compras de uma empresa através da Internet, com três objetivos principais:
- Torne o processo de compras com fornecedores mais eficiente, reduzindo etapas burocráticas intermediárias e automatizando total ou parcialmente os pagamentos.
- encontre as ofertas mais baratas e selecione fornecedores consultando catálogos eletrônicos nos sites dos fornecedores ou nos chamados e-marketplaces.
- Organize licitações e leilões eletrônicos para compras de alto valor.
Na maioria das organizações, as atividades de compras são normalmente gerenciadas por telefone, fax, carta, e-mail ou EDI, com uma combinação de atividades manuais e automatizadas que dependem fortemente das capacidades tecnológicas do cliente e do fornecedor. As aplicações de contratação eletrónica visam apoiar, automatizar e agilizar as atividades associadas aos processos de contratação. No sentido mais lato, o e-procurement é qualquer atividade relacionada com compras realizadas através da Internet, tanto por particulares como por empresas: desde a utilização do correio eletrónico para solicitar e enviar ofertas, à utilização de motores de pesquisa especializados na pesquisa de produtos e comparação de preços, até aos leilões eletrónicos entre consumidores. Num sentido mais restrito, a contratação pública electrónica entre empresas ocorre quando uma organização organiza o processo de aquisição inteiramente através da Internet, utilizando sistemas de informação puros, com o objectivo de automatizar totalmente o “ciclo passivo”. Por outras palavras, o interesse das empresas no e-procurement surge do facto de as empresas primeiro automatizarem o "ciclo ativo" (vendas, produção, faturação) com sistemas tradicionais de TI e ERP, depois fizeram as primeiras tentativas de comércio eletrónico, depois voltaram a sua atenção para o "ciclo de suporte" com aplicações de CRM e, finalmente, focaram-se no "ciclo passivo" que inclui:
- Obter informações necessárias para selecionar o produto ou serviço a ser adquirido (inteligência de mercado).
- Auxílio na preparação de solicitações de propostas.
- Apoio na comparação de ofertas e seleção de fornecedor e produto.
- Criação do pedido.
- Aprovação do pedido e controles internos relacionados (autoridades da empresa, orçamento, normas e quaisquer regulamentos estabelecidos pelo sistema de gestão da qualidade).
- Envio do pedido ao fornecedor.
- Recebimento da fatura, pagamento, reserva e conclusão da transação.
Atualmente, poucas empresas no mundo automatizaram totalmente o ciclo passivo, enquanto muitos departamentos de compras utilizam intensamente a Internet na fase de inteligência de mercado (busca de informações e consulta de catálogos eletrônicos).
Melhor gestão das compras, redução de erros na fase de gestão das encomendas, poupança nos activos adquiridos, possibilidade de planear de forma optimizada a gestão da própria cadeia de abastecimento, acompanhamento das encomendas em tempo real, redução dos tempos de gestão - estas são as principais vantagens do e-procurement, às quais se somam outras vantagens como a redução do chamado "efeito dissidente" (os colaboradores que pretendem fugir aos rígidos procedimentos burocráticos efectuam algumas compras directamente e aplicam reembolsos posteriores, em média 30% dos Desta forma são adquiridos artigos “indiretos”) e a possibilidade de recolher automaticamente uma grande quantidade de dados estatísticos (prazos de entrega, reduções de preços, poupanças face a ofertas de outros fornecedores). Além disso, a possibilidade de desenhar um produto através de um programa configurador ou de um sistema especialista e o envio online de encomendas representa uma grande vantagem em termos de prazos e custos tanto para o fornecedor como para o cliente.
Com ajustes apropriados nos sistemas de TI e processos de negócios, uma empresa de médio porte pode obter economias entre 3 e 10% das vendas.
Para as corporações multinacionais, a poupança pode chegar a centenas de milhões. As economias referem-se principalmente a ativos indiretos, como notebooks e hardware de rede, telefones, software, diversos materiais de escritório e serviços que não afetam diretamente os processos de produção, e não compras diretas (matérias-primas e produtos semiacabados). Pesquisa realizada por grandes empresas pela Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostra que 75% das faturas pagas pelas empresas são para itens abaixo de US$ 1.000; os custos internos (despesas gerais) de compra de um produto de US$ 5 são iguais aos de itens de US$ 5.000; uma compra média usando processos tradicionais envolve em média 22 operações, leva cerca de 15 dias e tem custos internos entre US$ 35 e US$ 80 (às vezes mais de US$ 300). Uma solução de e-procurement envolve apenas 12 operações, requer algumas horas e custa entre 5 e 10 dólares.
Além das vantagens económicas e produtivas, os processos de aquisição tornam-se mais controláveis e a taxa de erro diminui. Muitas empresas americanas e alemãs que implementaram sistemas de e-procurement relatam que recuperaram os seus investimentos em menos de doze meses.
Nos EUA, o e-procurement é utilizado por 25% das empresas e estima-se que esta percentagem chegará a 40% em 2001.
As empresas menores que desejam realizar a automação do ciclo passivo podem recorrer a estruturas externas que operam diversas empresas, atuando como cooperativas de compras e empresas de serviços.
Neste caso, o operador externo gere o catálogo e atua como subcontratante do e-procurement, com um modelo de negócio entre um sistema de e-procurement e um e-marketplace. Um exemplo europeu significativo é a empresa alemã Unitec Gmbh, também presente em Itália, que representa uma das primeiras experiências de externalização completa da função de compras, logística e gestão de armazéns de empresas predominantemente industriais.
