Página de rosto: E-Procurement: Produtos, Serviços e Soluções
Histórico de capas de compras eletrônicas
As aplicações de e-business sempre estiveram mais focadas nas transações comerciais, com o objetivo de ajudar não só quem vende, mas também quem adquire. Todas as empresas não podem deixar de tirar partido das mesmas vantagens dos instrumentos de contratação eletrónica.
Depois das grandes ondas do e-commerce Business-to-Consumer (B2C) e do comércio online, a aplicação de Internet que mais se fala há alguns meses é o e-procurement, ou seja, a gestão integrada dos fornecimentos de uma empresa através da Internet, com três objetivos principais:
- tornar mais eficiente o processo de compras com fornecedores, reduzindo etapas burocráticas intermediárias e automatizando parcial ou totalmente os pagamentos.
- encontre as ofertas mais convenientes e selecione os fornecedores consultando catálogos eletrônicos presentes nos sites dos próprios fornecedores ou no chamado e-marketplace.
- organizar licitações e leilões eletrônicos para fornecimentos de valor importante.
Na maioria das organizações, as atividades de compras são normalmente gerenciadas por telefone, fax, carta, e-mail ou EDI, com uma combinação de atividades manuais e automatizadas, dependendo das capacidades tecnológicas do cliente e do fornecedor. As aplicações de e-procurement visam apoiar, automatizar e racionalizar atividades ligadas aos processos de compras. Em sentido lato, a contratação pública eletrónica é qualquer atividade relacionada com compras, realizada com recurso à Internet, tanto para consumidores particulares como para empresas: desde a utilização do correio eletrónico para solicitar e enviar ofertas, até à utilização de motores de pesquisa especializados na procura de produtos e comparação de preços, chegando aos leilões eletrónicos entre consumidores. A rigor, falamos de e-procurement business-to-business quando uma organização integra o processo de compras através da Internet com sistemas informáticos, com o objetivo de automatizar completamente o “ciclo passivo”. Por outras palavras, o interesse das empresas no e-procurement depende do facto de as empresas primeiro automatizarem o “ciclo ativo” (vendas, produção, faturação) com sistemas tradicionais de TI e ERP, depois experimentarem o comércio eletrónico e, finalmente, voltarem a sua atenção para o “ciclo de suporte” com aplicações de CRM e, finalmente, concentrarem-se no “ciclo passivo”, que inclui:
- Busca informações úteis para escolher o produto ou serviço a adquirir (Inteligência de Mercado).
- Apoio na preparação de pedidos de oferta e especificações.
- Apoio no processo de comparação de ofertas e seleção de fornecedor e produto.
- Criação do pedido.
- Aprovação do pedido e controles internos relacionados (competências da empresa, orçamento, padrões e limitações estabelecidas pelo sistema de qualidade).
- Envio do pedido ao fornecedor.
- Recebimento da fatura, pagamento, lançamento e fechamento da transação.
Atualmente, apenas algumas empresas no mundo automatizaram completamente o ciclo passivo, enquanto muitos escritórios de compras utilizam amplamente a Internet na fase de Inteligência de Mercado (busca de informações e consulta de catálogos eletrônicos).
Melhor gestão dos abastecimentos, redução do número de erros que ocorrem na fase de gestão de encomendas, poupança no custo dos bens adquiridos, possibilidade de planear de forma optimizada a gestão da própria cadeia de abastecimento, acompanhamento das encomendas em tempo real, redução dos tempos de gestão, são as principais vantagens do e-procurement, às quais se somam outras vantagens colaterais, como a redução do chamado "efeito dissidente" (dependendo do que, para fugir a procedimentos burocráticos rígidos, é preferível fazer algumas compras solicitar diretamente o reembolso de despesas, de modo que em média 30% dos itens "indiretos" são adquiridos desta forma) e o fato de ter automaticamente uma grande quantidade de dados estatísticos (prazos de entrega, reduções de preços, economias em relação a ofertas de outros fornecedores).
Também a possibilidade de configurar um produto com a ajuda de um programa configurador ou sistema especialista e enviar encomendas online constitui, tanto para o fornecedor como para o cliente, uma grande vantagem em termos de tempo e custos.
Com adaptações oportunas do sistema informático e dos procedimentos comerciais, uma empresa de médio porte pode obter economias entre 3 e 10% do faturamento.
Para as multinacionais, as poupanças podem ser da ordem de centenas de milhares de milhões. A poupança refere-se principalmente a bens indiretos, como laptops e redes, telefones, software, papelaria, serviços que não afetam diretamente os ciclos de produção, e não a compras diretas (matérias-primas e produtos semiacabados).
Pesquisas de grandes empresas como Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostram que 75% das faturas pagas pelas empresas correspondem a itens que custam menos de US$ 1.000; O custo interno (despesas gerais) para adquirir um produto de US$ 5 é igual ao de itens de US$ 5.000; Uma compra média com processos tradicionais envolve em média 22 operações, dura 15 dias e tem um custo interno entre 35 e 80 dólares (às vezes ultrapassando os 300 dólares). Uma solução de e-procurement envolve apenas 12 operações, requer poucas horas e custa entre 5 e 10 dólares.
Além das vantagens econômicas e produtivas, os processos de compras tornam-se mais controláveis e as possibilidades de erros diminuem.
Muitas empresas americanas e alemãs que implementaram sistemas de e-procurement afirmam ter recuperado os seus investimentos em menos de doze meses.
Nos EUA, o e-procurement é adotado por 25% das empresas e estima-se que em 2001 esse percentual chegue a 40%.
As empresas menores que desejam automatizar o ciclo passivo podem recorrer a estruturas externas que operam diversas empresas, atuando como cooperativas de compras e empresas de serviços.
Neste caso, o operador externo gere o catálogo e está estruturado como um subcontratante de e-procurement, com um modelo de negócio intermédio entre um sistema de e-procurement e um e-marketplace.
Um exemplo europeu significativo é a alemã Unitec Gmbh, também presente em Itália, que constitui uma das primeiras experiências de externalização completa da função de compras, logística e gestão de armazéns para empresas de natureza maioritariamente industrial.
