A matéria de capa E-Supply
As aplicações de e-business estão cada vez mais focadas nas transações comerciais, de forma a ajudar não só quem vende, mas também quem compra. Todas as empresas só podem beneficiar dos mesmos benefícios das ferramentas de contratação eletrónica.
Depois das grandes ondas do comércio eletrônico Business-to-Consumer (B2C) e do comércio on-line, a aplicação de Internet mais comentada nos últimos meses é o e-procurement, ou a gestão integrada dos suprimentos de uma empresa via Internet, com três objetivos principais:
- tornar mais eficiente o processo de compras de fornecedores, reduzindo etapas burocráticas intermediárias e automatizando parcial ou totalmente os pagamentos.
- encontre as ofertas mais convenientes e selecione os fornecedores consultando os catálogos eletrônicos nos sites dos próprios fornecedores ou nos chamados e-marketplaces.
- organizar licitações e leilões eletrônicos para fornecimentos de valores significativos.
Na maioria das organizações, as atividades de compras são normalmente gerenciadas por telefone, fax, cartas, e-mail ou EDI, com uma combinação de atividades manuais e automatizadas, dependendo das capacidades tecnológicas do cliente e do fornecedor. As aplicações de e-procurement visam apoiar, automatizar e racionalizar atividades relacionadas com processos de compras. Em sentido lato, e-procurement é qualquer atividade relacionada com compras, realizada com recurso à Internet tanto por consumidores particulares como por empresas: desde a utilização do correio eletrónico para solicitar e enviar ofertas até à utilização de motores de busca especializados na procura de produtos e comparação de preços, até aos leilões eletrónicos entre consumidores. A rigor, falamos de e-procurement business-to-business quando uma organização automatiza totalmente o processo de compras através da Internet com sistemas de informação dedicados, com o objetivo de automatizar completamente o “ciclo passivo”. Por outras palavras, o interesse no e-procurement depende do facto de as empresas terem previamente automatizado o “ciclo de receitas” (vendas, produção, faturação) com sistemas tradicionais de TI e ERP e terem experimentado o comércio eletrónico, depois voltaram a sua atenção para o “ciclo de suporte” com aplicações de CRM e, finalmente, focaram-se no “ciclo passivo”, que inclui:
- Busca informações úteis para escolher o produto ou serviço a adquirir (Inteligência de Mercado).
- Apoio na preparação de pedidos de ofertas e especificações.
- Apoiar o processo de comparação de ofertas e seleção de fornecedor e produto.
- Criação do pedido.
- Aprovação do pedido e controles internos relacionados (competências da empresa, orçamento, padrões e quaisquer restrições estabelecidas pelo sistema de qualidade).
- Envio do pedido ao fornecedor.
- Recebimento da fatura, pagamento, contabilização e fechamento da transação.
Atualmente apenas algumas empresas no mundo automatizam completamente o ciclo de compras, enquanto muitos escritórios de compras fazem uso extensivo da Internet na fase de Inteligência de Mercado (busca de informações e consulta de catálogos eletrônicos).
A melhor gestão dos abastecimentos, a redução do número de erros que ocorrem na fase de gestão de encomendas, a poupança no custo dos bens adquiridos, a possibilidade de planear de forma otimizada a gestão da própria cadeia de abastecimento, de acompanhar as encomendas em tempo real e a redução dos tempos de gestão, representam as principais vantagens do e-procurement, às quais se somam outras vantagens colaterais, como a redução do chamado "efeito dissidente" (os funcionários, para evitar procedimentos burocráticos rígidos, preferem realizar diretamente algumas compras solicitando reembolso entre despesas, tanto que em média 30% dos itens "indiretos" são adquiridos desta forma) e o fato de ter automaticamente uma grande quantidade de dados estatísticos (prazos de entrega, reduções de preços, economias em comparação com ofertas de outros fornecedores).
Mesmo a possibilidade de configurar um produto com a ajuda de um software configurador ou de um sistema especialista e enviar pedidos online representa uma grande vantagem em termos de tempo e custos tanto para o fornecedor como para o cliente.
Com adaptações adequadas ao sistema de TI e aos procedimentos da empresa, uma empresa média pode obter poupanças entre 3 e 10% do volume de negócios.
Para as multinacionais, as poupanças podem atingir centenas de milhares de milhões. As poupanças referem-se principalmente a bens indiretos, como computadores portáteis e redes, telefones, software, artigos de papelaria diversos, serviços que não afetam diretamente os ciclos de produção, em vez de compras diretas (matérias-primas e produtos semi-acabados).
Pesquisas realizadas por grandes empresas como Price Waterhouse Coopers e Gartner Group destacam que 75% das faturas pagas pelas empresas referem-se a itens que custam menos de US$ 1.000; o custo interno (despesas gerais) de aquisição de um produto de US$ 5 é igual ao de itens de US$ 5.000; uma compra média com processos tradicionais envolve em média 22 operações, leva 15 dias e tem um custo interno entre 35 e 80 dólares (às vezes ultrapassando os 300 dólares). Uma solução de e-procurement envolve apenas 12 etapas, leva algumas horas e custa entre US$ 5 e US$ 10.
Além das vantagens económicas e produtivas, os processos de compra tornam-se mais controláveis e a possibilidade de erros diminui.
Muitas empresas americanas e alemãs que introduziram sistemas de compras eletrônicas relatam ter se pago em menos de doze meses.
Nos EUA, o e-procurement foi adoptado por 25% das empresas e estima-se que esta percentagem chegue aos 40% em 2001.
As empresas menores que desejam automatizar o ciclo de compras podem recorrer a estruturas externas que diversas empresas operam para esse fim, atuando como cooperativas de compras e empresas de serviços.
Neste caso, o operador externo gere o catálogo e actua como um subcontratante de e-procurement, com um modelo de negócio intermédio entre um sistema de e-procurement e um e-marketplace.
Um exemplo europeu significativo é a empresa alemã Unitec Gmbh, também presente em Itália, que representa uma das primeiras experiências de externalização completa das funções de compras, logística e gestão de armazéns para empresas predominantemente industriais.
