Cover Story E-Procurement
As aplicações de e-business são sempre focadas mais nas transações comerciais, com o objetivo de ajudar não apenas quem vende, mas também quem adquire. Todas as empresas não podem deixar de aproveitar as mesmas vantagens dos instrumentos de e-procurement.
Após grandes ondas do comércio eletrônico Business-to-Consumer (B2C) e do comércio on-line, a aplicação da Internet que se fala mais há alguns meses é a e-procurement, ou seja, a gestão integrada dos suprimentos de uma empresa via Internet, com três objetivos principais:
- tornar o processo de compras com os fornecedores mais eficiente, reduzindo as passagens burocráticas intermediárias e automatizando de forma parcial ou total os pagamentos.
- encontrar as ofertas mais convenientes e selecionar os fornecedores consultando catálogos eletrônicos presentes nos sites dos mesmos fornecedores ou nos chamados e-marketplace.
- organizar contests eletrônicos e leilões para suprimentos de valor importante.
Na maior parte das organizações, as atividades relativas às compras são normalmente gerenciadas através de telefone, fax, cartas, email ou EDI, com um conjunto de atividades manuais e automatizadas, amplamente dependentes das possibilidades tecnológicas do cliente e do fornecedor. As aplicações de e-procurement têm o objetivo de apoiar, automatizar e racionalizar as atividades conectadas com os processos de compra. Em termos gerais, e-procurement é qualquer atividade conectada com as compras, realizada com o auxílio da Internet, seja por consumidores privados que por empresas: desde o uso do e-mail para solicitar e enviar ofertas até o uso de mecanismos de busca especializados na localização de produtos e comparação de preços, chegando aos leilões eletrônicos entre consumidores. Em sentido estrito, fala-se sobre e-procurement Business-to-business quando uma organização integral o processo de compra através da Internet com sistemas informáticos, com o objetivo de automatizar completamente o “ciclo passivo”. Em outras palavras, o interesse das empresas pelo e-procurement depende do fato de que as empresas antes automatizaram o “ciclo ativo” (venda, produção, faturamento) com sistemas informatizados tradicionais e ERP e primeiras tentativas de comércio eletrônico, depois voltaram sua atenção para o “ciclo de suporte” com aplicações CRM, e finalmente se concentraram no “ciclo passivo”, que compreende:
- Localização de informações úteis para escolher o produto ou o serviço a adquirir (Market Intelligence).
- Suporte à preparação de solicitações de ofertas e relatórios.
- Suporte ao processo de comparação de ofertas e seleção do fornecedor e produto.
- Criação do pedido.
- Aprovação do pedido e controles internos relativos (poderes da empresa, orçamento, padrões e eventuais restrições estabelecidas pelo sistema de qualidade).
- Envio do pedido ao fornecedor.
- Recebimento de fatura, pagamento, contabilização e encerramento da transação.
Atualmente apenas poucas empresas em nível mundial automatizaram o ciclo passivo de forma completa, enquanto muitos departamentos de compras fazem amplo uso da Internet na fase de Market Intelligence (pesquisa de informações e consulta de catálogos eletrônicos).
Uma melhor gestão dos suprimentos, a redução do número de erros que ocorrem na fase de gestão dos pedidos, a economia no custo dos ativos adquiridos, a possibilidade de planejar de forma otimizada a gestão da própria cadeia de suprimentos, realizar o rastreamento dos pedidos em tempo real, a redução dos tempos de gestão, são as principais vantagens do e-procurement, às quais se juntam outras vantagens colaterais, como a redução do chamado “efeito maverick” (dependente, para se esquivar aos rígidos procedimentos burocráticos, prefere realizar diretamente algumas compras solicitando o reembolso em despesas diversas, tanto que em média 30% dos artigos “indiretos” são adquiridos dessa forma) e o fato de dispor de forma automática de uma grande quantidade de dados estatísticos (tempos de entrega, reduções de preço, economia em relação às ofertas dos outros fornecedores).
Também a possibilidade de configurar um produto com a ajuda de um programa configurador ou sistema especialista e o envio dos pedidos on-line constitui para o fornecedor e para o cliente uma grande vantagem em termos de tempos e custos.
Com adaptações apropriadas ao sistema informático e aos procedimentos de negócio, uma empresa de médio porte pode alcançar economias entre 3 e 10% do faturamento.
Para as multinacionais, as economias podem ser da ordem de centenas de bilhões. A economia diz respeito aos ativos indiretos acima de tudo, como computadores portáteis e redes, telefones, software, diversos suprimentos de escritório, serviços que não afetam diretamente os ciclos produtivos, mas sim às compras diretas (matérias-primas e semifinidos).
Pesquisas conduzidas em algumas grandes empresas pela Price Waterhouse Coopers e Gartner Group evidenciam que 75% das faturas pagas pelas empresas referem-se a artigos que custam menos de 1000 dólares; o custo interno (overhead) para adquirir um produto de 5 dólares é igual ao de artigos de 5000 dólares; uma compra média com os processos tradicionais envolve 22 operações em média, leva 15 dias e tem um custo interno entre 35 e 80 dólares (às vezes ultrapassando 300 dólares). Uma solução de e-procurement envolve apenas 12 operações, requer poucas horas e custa de 5 a 10 dólares.
Além das vantagens econômicas e produtivas, os processos de compra tornam-se mais controláveis e as possibilidades de erro diminuem.
Muitas empresas americanas e alemãs que introduziram sistemas de e-procurement declaram ter amortizado os investimentos em menos de doze meses.
Nos EUA o e-procurement é adotado por 25% das empresas, e estima-se que em 2001 tal percentual chegará a 40%.
As empresas de menor dimensão que desejam realizar a automatização do ciclo passivo podem fazer referência a estruturas externas que várias empresas operam com esse objetivo, funcionando como cooperativas de compra e empresas de serviços.
Nesse caso o operador externo gerencia o catálogo e se configura como outsourcer do e-procurement, com um modelo de negócio intermediário entre um sistema de e-procurement e um e-marketplace.
Um exemplo europeu significativo é a alemã Unitec Gmbh, presente também na Itália, que constitui um dos primeiros experimentos de outsourcing completo da função de compras, logística e gestão do armazém para empresas de caráter predominantemente industrial.
