Soluciones e iniciativas; los procedimientos; las interrupciones; un enfoque escalable; etc.
Un sistema complejo como la logística requiere un enfoque modular que permita alcanzar los objetivos a corto plazo. ¿Puede la subcontratación también hacer maravillas?
La terciarización de las adquisiciones, si se aplica correctamente, puede generar ahorros de costos, mayor eficiencia en las unidades operativas y ahorro de tiempo
Aumentar los beneficios y reducir los costes, ganar cuota de mercado y defenderse de la competencia, especializarse en un solo campo y explorar otras áreas, mejorar la eficiencia operativa y reducir el personal asignado, aumentar la eficiencia del sistema y reducir los inventarios, lograr finalmente el máximo rendimiento a través de estructuras fijas y garantizar la seguridad de los costes: estas exigencias cada vez mayores a las que se enfrenta la dirección de la empresa.
Está claro que algunas de estas actividades son en cierto modo contradictorias y representan una paradoja de elección, cuya resolución implica compromisos entre algunos. Realizados mediante procedimientos tradicionales, generan costes adicionales sin satisfacer la necesidad primaria de reducir costes, un intento que caracteriza fuertemente al mercado y exige una competitividad cada vez mayor.
Soluciones e iniciativas
Las soluciones utilizadas hasta ahora han sido diversas, y entre las más exitosas se encuentran: la asignación de competencias territoriales y de productos, la formación de grupos de trabajo, la reorganización y división de áreas en centros de costos, el establecimiento de centros de ganancias, la descentralización y la concentración de actividades. Los medios utilizados para lograr estos objetivos fueron inicialmente la internalización, es decir, comprobar todas las posibilidades para mejorar las estructuras internas con el fin de aumentar la eficiencia. Todas estas actividades, incluso si no cumplieron con todas las expectativas, proporcionaron a la gerencia indicadores para localizar disfunciones e identificar objetivos de mejora. También se observa que la división en unidades operativas independientes ha duplicado algunas funciones internas y ha aumentado la complejidad de la comunicación entre departamentos.
Paralelamente a estas iniciativas de internalización, el concepto de terciarización se estableció cada vez más dentro de la producción en la década de 1970, después de la desconfianza inicial. Los éxitos fueron impresionantes y llevaron a que un número cada vez mayor de empresas se aprovecharan de ellos. Una vez superada la resistencia inicial, surgieron formas cada vez más sofisticadas de subcontratación.
Desde 1970 hasta hoy, muchas cosas han cambiado en la producción industrial a gran escala: en aquellos años, la producción que antes se realizaba internamente se subcontrataba a proveedores externos. En la década de 1980, se introdujo el proceso justo a tiempo para las líneas de montaje.
A partir de 1990, los proveedores construyeron sus propias instalaciones directamente cerca del cliente. A partir de 1995, a los proveedores se les asignó espacio dentro de la fábrica y su producción se llevó a cabo directamente en los sistemas de montaje automatizados. A partir del año 2000, se espera que los proveedores puedan asumir el papel de socio activo en la definición y desarrollo de estrategias comerciales y contribuir a la consecución de los objetivos económicos.
De la producción a…
Por lo tanto, la primera fase de la terciarización implicó la producción; Luego siguió la subcontratación de algunos servicios internos como: mantenimiento, almacenamiento de material, transporte, catering de empresa, limpieza de fábrica, algunos servicios de formación y contabilidad, gestión de sistemas de información. Sin embargo, hoy en día estas terciarizaciones se dan por sentadas y su aplicación cada vez más extendida, especialmente en empresas que quieren liberar recursos, está llevando a la dirección a considerar la posibilidad de una aplicación similar también para la gestión de adquisiciones.
El objetivo de transferir la gestión del aprovisionamiento, especialmente de materiales no productivos, a un socio externo es, por un lado, poder concentrar más los mejores recursos en actividades estratégicas y, por otro lado, lograr ventajas económicas flexibilizando los costes operativos. Cuando se transfiere la administración, la mayoría de las tareas rutinarias también se descentralizan, lo que contribuye a aumentar la motivación de los empleados liberados y desarrolla una mayor profesionalidad para mejorar la competitividad de la empresa en el mercado y beneficiarse de un uso más intensivo de áreas de mercado más lucrativas.
Los procedimientos
El proceso de adquisición consta de una serie de actividades o procedimientos secuenciales que van desde la creación del aviso de requerimiento y la realización del pedido hasta el pago de los bienes adquiridos. El número de procedimientos ha aumentado con el tiempo debido a la creciente cantidad de pedidos y la tendencia a reducir el inventario.
La aplicación del concepto de subcontratación por parte de un líder mundial en el sector de las imprentas, especialmente para los anuarios y listas telefónicas para los usuarios públicos, ha permitido reducir el volumen de compras y reducir los costes operativos en 15 veces respecto a antes.
El desarrollo de cada procedimiento que forma parte del proceso crea un volumen de documentación e información que inmoviliza a los empleados en su procesamiento y les quita un tiempo valioso que de otro modo podrían utilizar para sus tareas reales, como la compra de sistemas y materias primas, la gestión de acuerdos y el seguimiento.
Se puede observar que el número de procedimientos necesarios para llevar a cabo la contratación crece exponencialmente con el tamaño de las estructuras internas involucradas en el proceso. Al mismo tiempo, aumenta tanto el riesgo de errores de procedimiento como el caos de información, lo que reduce drásticamente la eficiencia de los departamentos. Esto hace que el seguimiento y la gestión sean muy complejos, ramificados y costosos. Estos costos a menudo exceden el valor del artículo comprado.
Las interrupciones
El esfuerzo requerido para gestionar individualmente todos los procedimientos del proceso de adquisiciones es cuantificable siempre que los procedimientos sean lineales, es decir, siempre que no haya interrupciones en el flujo del proceso, un fenómeno común y subestimado al estimar los costos operativos, que genera una serie de actividades de apoyo que no sirven directamente al propósito del negocio sino que se convierten en una necesidad administrativa. Las interrupciones en los procedimientos surgen de diversas fuentes, son tanto internas como externas a la operación y pueden provocar paradas, lo que requiere, en el peor de los casos, que toda la secuencia de actividades comience de nuevo, lo que resulta en una repetición de las mismas actividades administrativas, la creación de documentación adicional y enormes aumentos en los costos para todos los departamentos por los que pasa el proceso de adquisiciones.
La introducción de la subcontratación administrativa tiene como objetivo precisamente reducir drásticamente el número de procedimientos administrativos y de control internos. Es precisamente la gestión de estas últimas la que absorbe gran parte de los recursos y medios altamente caracterizados para tareas completamente diferentes y es sobre todo la simplificación de estas administraciones la que muestra el enorme potencial de ahorro económico y aumento de la eficiencia. Una empresa italiana, uno de los líderes mundiales en el diseño de vehículos de transporte y, en particular, activa en dos fábricas alemanas para el diseño de vehículos ignífugos, ha recurrido a la subcontratación para gestionar el suministro de materiales de producción a unos 70 proveedores, cuyos volúmenes de entrega anuales oscilan entre 50.000 y 95.000 unidades. Esta solución permitió reducir el número de entregas y, por tanto, de facturas de 1.321 a 85 en 16 meses (lo que corresponde al 99,93%) y reducir el número de facturas de aproximadamente 1.000 a 40 (lo que corresponde al 99,96%).
Al considerar la subcontratación, siempre existe el temor de perder el control de la situación. Pero una vez que se definen claramente las funciones, las competencias y las responsabilidades de los dos socios, la conveniencia económica puede hacerse visible: esto no puede excluirse de la comparación con todos los costes soportados por la empresa por la prestación interna de los servicios cuya subcontratación se está considerando.
Un enfoque escalable
Por este motivo, Unitec ha desarrollado un concepto que presta especial atención a esta cuestión y propone una aplicación modular que permite una rentabilidad económica inmediata en cada paso hacia la subcontratación, a través de una serie de propuestas y posibles aplicaciones, basadas en un modelo adaptable al tamaño de la empresa y a las necesidades del negocio, y sobre todo, fácil de introducir en las estructuras existentes.
La implementación modular parcial o total de la subcontratación, con la posibilidad de trabajar en equipo y formar un coordinador, permite reconsiderar en cualquier momento la ruptura de la relación de servicio y una nueva gestión independiente, haciendo menos difícil la decisión, llevada a cabo por un socio externo.
La subcontratación administrativa de Unitec para el abastecimiento de materiales no productivos se basa en la experiencia adquirida con empresas de diferentes países europeos y diferentes sectores industriales, y la estructura empresarial se extiende también a los materiales productivos, consolidando y diversificando conocimientos, factores que representan una importante garantía de funcionamiento y fiabilidad.
Las actividades de subcontratación llevadas a cabo por Unitec están respaldadas por el uso de un sistema de información desarrollado y mantenido internamente, con un equipo interno de programadores que llevan a cabo procedimientos estándar integrados y permiten la transferencia de datos entre clientes y proveedores.
El know-how en el campo de la gestión de la información, adquirido a través de la experiencia con sus propios clientes, permite a Unitec probar y ofrecer constantemente al cliente nuevas soluciones informáticas y de transferencia de datos para mejorar la comunicación y acelerar significativamente el acceso a la información, reduciendo así los tiempos de solicitud y respuesta. Todo ello con la colaboración de personal altamente cualificado y profesional.
La colaboración con Unitec se puede diseñar con gran flexibilidad, desde la realización de pedidos individuales hasta la gestión de todos los procedimientos del proceso de adquisiciones, que abarca desde la creación de la necesidad hasta la gestión de almacenes y el suministro de soluciones informáticas para la ofimática.
Conclusión
La introducción y aplicación de la subcontratación administrativa y la gestión de compras han permitido a la dirección de las empresas resolver finalmente las paradojas de decisión mencionadas al principio y lograr flexibilidad en los costes reales, recuperando también el preciado recurso del tiempo, fundamental para poder dedicar más tiempo a las actividades estratégicas y primarias de la empresa.
Con la recuperación de recursos de tiempo en todas las áreas de la empresa, el nivel de eficiencia interna aumenta inmediatamente, lo que permite una mejor visibilidad de los recursos e inicia una espiral de sinergia positiva.
Comprender la importancia de este resultado ha demostrado que cuando todos los empleados se centran en el negocio principal, la empresa puede hacer maravillas.