Las aplicaciones del comercio electrónico se centran cada vez más en las transacciones comerciales para beneficiar no sólo a los vendedores sino también a los compradores. Todas las empresas pueden beneficiarse de las herramientas de contratación electrónica.
Después de grandes oleadas de comercio electrónico de empresa a consumidor (B2C) y comercio en línea, la aplicación de Internet que más se ha debatido en los últimos meses es la contratación electrónica, es decir, h. la gestión integrada del aprovisionamiento de una empresa a través de Internet, con tres objetivos principales:
- Hacer más eficiente el proceso de adquisiciones con proveedores reduciendo los pasos intermedios burocráticos y automatizando total o parcialmente los pagos.
- Encuentre las ofertas más baratas y seleccione proveedores consultando catálogos electrónicos en los sitios web de los proveedores o en los llamados mercados electrónicos.
- Organizar licitaciones y subastas electrónicas para compras de alto valor.
En la mayoría de las organizaciones, las actividades de adquisición suelen gestionarse por teléfono, fax, carta, correo electrónico o EDI, con una combinación de actividades manuales y automatizadas que dependen en gran medida de las capacidades tecnológicas del cliente y del proveedor. Las aplicaciones de contratación electrónica tienen como objetivo respaldar, automatizar y optimizar las actividades asociadas con los procesos de contratación. En el sentido más amplio, la contratación electrónica es cualquier actividad relacionada con las compras realizadas a través de Internet, tanto por particulares como por empresas: desde el uso del correo electrónico para solicitar y enviar ofertas, hasta el uso de buscadores especializados en la búsqueda de productos y comparación de precios, hasta las subastas electrónicas entre consumidores. En un sentido más estricto, la contratación electrónica entre empresas se produce cuando una organización organiza el proceso de contratación íntegramente a través de Internet utilizando sistemas de información puros, con el objetivo de automatizar completamente el "ciclo pasivo". En otras palabras, el interés de las empresas por el e-procurement surge del hecho de que primero automatizaron el "ciclo activo" (ventas, producción, facturación) con sistemas tradicionales de TI y ERP, luego hicieron sus primeros intentos con el comercio electrónico, luego centraron su atención en el "ciclo de soporte" con aplicaciones CRM, y finalmente se centraron en el "ciclo pasivo" que incluye:
- Obtención de la información necesaria para seleccionar el producto o servicio a adquirir (inteligencia de mercado).
- Asistencia en la preparación de solicitudes de propuestas.
- Apoyo en la comparación de ofertas y selección de proveedor y producto.
- Creación del pedido.
- Aprobación del pedido y controles internos relacionados (autoridades de la empresa, presupuesto, normas y eventuales regulaciones establecidas por el sistema de gestión de calidad).
- Envío del pedido al proveedor.
- Recepción de factura, pago, reserva y finalización de la transacción.
Actualmente, pocas empresas en el mundo han automatizado completamente el ciclo pasivo, mientras que muchos departamentos de compras utilizan Internet de forma intensiva en la fase de inteligencia de mercado (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Mejor gestión de las compras, reducción de errores en la fase de gestión de los pedidos, ahorro en los activos adquiridos, posibilidad de planificar de forma óptima la gestión de la propia cadena de suministro, seguimiento de los pedidos en tiempo real, reducción de los tiempos de gestión: estas son las principales ventajas del e-procurement, a las que se suman otras ventajas como la reducción del llamado "efecto inconformista" (los empleados que quieren escapar de los rígidos procedimientos burocráticos realizan algunas compras directamente y solicitan un reembolso posterior, en promedio El 30% de los artículos “indirectos” se compran de esta forma) y la posibilidad de recopilar automáticamente una gran cantidad de datos estadísticos (plazos de entrega, reducciones de precios, ahorros respecto a ofertas de otros proveedores). Además, la posibilidad de diseñar un producto mediante un programa configurador o un sistema experto y el envío online de los pedidos supone una gran ventaja en tiempos y costes tanto para el proveedor como para el cliente.
Con los ajustes adecuados en los sistemas informáticos y los procesos de negocio, una mediana empresa puede conseguir un ahorro de entre el 3 y el 10% de las ventas.
Para las corporaciones multinacionales, los ahorros pueden ascender a cientos de millones. Los ahorros se refieren principalmente a activos indirectos como portátiles y hardware de red, teléfonos, software, material de oficina diverso y servicios que no afectan directamente a los procesos de producción, más que a compras directas (materias primas y productos semiacabados). Una investigación realizada por grandes empresas por Price Waterhouse Coopers y Gartner Group muestra que el 75% de las facturas pagadas por las empresas son por artículos de menos de 1.000 dólares; los costos internos (gastos generales) de comprar un producto de $5 son los mismos que los de artículos de $5,000; una compra promedio utilizando procesos tradicionales implica un promedio de 22 operaciones, demora alrededor de 15 días y tiene costos internos entre $35 y $80 (a veces más de $300). Una solución de contratación electrónica implica sólo 12 operaciones, requiere unas pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Además de las ventajas económicas y productivas, los procesos de adquisiciones se vuelven más controlables y la tasa de error disminuye. Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han implementado sistemas de contratación electrónica informan que han recuperado sus inversiones en menos de doce meses.
En EE.UU., el 25% de las empresas utilizan la contratación electrónica y se estima que este porcentaje alcanzará el 40% en 2001.
Las empresas más pequeñas que quieran realizar la automatización del ciclo pasivo pueden recurrir a estructuras externas que operen varias empresas, actuando como cooperativas de adquisiciones y empresas de servicios.
En este caso, el operador externo gestiona el catálogo y actúa como subcontratista para la contratación electrónica, con un modelo de negocio entre un sistema de contratación electrónica y un mercado electrónico. Un ejemplo europeo significativo es la empresa alemana Unitec Gmbh, también presente en Italia, que representa uno de los primeros experimentos de subcontratación completa de la función de compras, logística y gestión de almacenes de empresas predominantemente industriales.
