Página de portada: La E-Procurement: Productos, Servicios y Soluciones
Portada Historia E-Procurement
Las aplicaciones del e-business siempre se han enfocado más en las transacciones comerciales, con el objetivo de ayudar no solo a quienes venden sino también a quienes adquieren. Todas las empresas no pueden dejar de aprovechar las mismas ventajas de los instrumentos de e-procurement.
Después de las grandes olas del comercio electrónico Business-to-Consumer (B2C) y del comercio en línea, la aplicación de Internet de la que se habla más desde hace algunos meses es la e-procurement, es decir, la gestión integrada de los suministros de una empresa a través de Internet, con tres objetivos principales:
- hacer más eficiente el proceso de compras con los proveedores, reduciendo los pasos burocráticos intermedios y automatizando de manera parcial o total los pagos.
- encontrar las ofertas más convenientes y seleccionar los proveedores consultando catálogos electrónicos presentes en los sitios web de los mismos proveedores o en los denominados e-marketplace.
- organizar licitaciones electrónicas y subastas para suministros de valor importante.
En la mayoría de las organizaciones, las actividades relativas a las compras se gestionan normalmente a través de teléfono, fax, cartas, correo electrónico o EDI, con una mezcla de actividades manuales y automatizadas, según las posibilidades tecnológicas del cliente y el proveedor. Las aplicaciones de e-procurement tienen como objetivo apoyar, automatizar y racionalizar las actividades conectadas con los procesos de compra. En sentido amplio, e-procurement es cualquier actividad conectada con las compras, realizada con la ayuda de Internet, tanto para consumidores privados como para empresas: desde el uso del correo electrónico para solicitar y enviar ofertas, hasta el uso de motores de búsqueda especializados en la búsqueda de productos y la comparación de precios, llegando hasta las subastas electrónicas entre consumidores. En sentido estricto, se habla de e-procurement Business-to-business cuando una organización integra el proceso de compra a través de Internet con sistemas informáticos, con el objetivo de automatar completamente el “ciclo pasivo”. En otras palabras, el interés de las empresas por la e-procurement depende del hecho de que las empresas primero automatizaron el “ciclo activo” (venta, producción, facturación) con sistemas informáticos tradicionales y ERP, luego probaron el comercio electrónico, y finalmente dirigieron su atención al “ciclo de apoyo” con aplicaciones CRM, y finalmente se concentraron en el “ciclo pasivo”, que comprende:
- Búsqueda de información útil para elegir el producto o servicio a adquirir (Market Intelligence).
- Apoyo en la preparación de solicitudes de oferta y especificaciones.
- Apoyo en el proceso de comparación de ofertas y selección del proveedor y producto.
- Creación de la orden.
- Aprobación de la orden y controles internos relacionados (poderes de la empresa, presupuesto, normas y limitaciones establecidas por el sistema de calidad).
- Envío de la orden al proveedor.
- Recepción de factura, pago, contabilización y cierre de la transacción.
Actualmente, solo pocas empresas a nivel mundial han automatizado el ciclo pasivo de manera completa, mientras que muchas oficinas de compras utilizan ampliamente Internet en la fase de Market Intelligence (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Una mejor gestión de los suministros, la reducción del número de errores que ocurren en la fase de gestión de órdenes, el ahorro en el costo de los bienes adquiridos, la posibilidad de planificar de manera óptima la gestión de la propia cadena de suministro, realizar el seguimiento de las órdenes en tiempo real, la reducción de los tiempos de gestión, son las principales ventajas de la e-procurement, a las que se suman otras ventajas colaterales, como la reducción del denominado “efecto maverick” (dependiendo de que, para evadir los procedimientos burocráticos rígidos, se prefiere realizar directamente algunas compras solicitando el reembolso en gastos, de modo que en promedio el 30% de los artículos “indirectos” se adquieren de esta manera) y el hecho de disponer de manera automática de una gran cantidad de datos estadísticos (tiempos de entrega, reducciones de precio, ahorros con respecto a las ofertas de otros proveedores).
También la posibilidad de configurar un producto con la ayuda de un programa configurador o sistema experto y el envío de órdenes en línea constituye, tanto para el proveedor como para el cliente, una gran ventaja en términos de tiempos y costos.
Con adaptaciones oportunas al sistema informático y los procedimientos comerciales, una empresa mediana puede lograr ahorros entre el 3 y el 10% de la facturación.
Para las multinacionales, los ahorros pueden ser del orden de cientos de miles de millones. El ahorro se refiere sobre todo a bienes indirectos, como computadoras portátiles y redes, teléfonos, software, papelería, servicios que no afectan directamente los ciclos productivos, en lugar de las compras directas (materias primas y productos semiterminados).
Las investigaciones realizadas por grandes empresas como Price Waterhouse Coopers y Gartner Group demuestran que el 75% de las facturas pagadas por las empresas corresponden a artículos que cuestan menos de 1000 dólares; el costo interno (overhead) para adquirir un producto de 5 dólares es igual al de artículos de 5000 dólares; una compra media con los procesos tradicionales implica 22 operaciones en promedio, dura 15 días y tiene un costo interno entre 35 y 80 dólares (a veces superando los 300 dólares). Una solución de e-procurement implica solo 12 operaciones, requiere pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Además de las ventajas económicas y productivas, los procesos de compra se vuelven más controlables y disminuyen las posibilidades de error.
Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han implementado sistemas de e-procurement declaran haber recuperado las inversiones en menos de doce meses.
En EE.UU., la e-procurement resulta adoptada por el 25% de las empresas, y se estima que en 2001 tal porcentaje llegará al 40%.
Las empresas de menor tamaño que deseen realizar la automatización del ciclo pasivo pueden hacer referencia a estructuras externas que operan varias empresas, actuando como cooperativas de compra y empresas de servicios.
En tal caso, el operador externo gestiona el catálogo y se estructura como outsourcer de la e-procurement, con un modelo de negocio intermedio entre un sistema de e-procurement y un e-marketplace.
Un ejemplo europeo significativo es la alemana Unitec Gmbh, presente también en Italia, que constituye uno de los primeros experimentos de outsourcing completo de la función de compras, logística y gestión del almacén para empresas de carácter mayormente industrial.
