Título de la página: Contratación electrónica: productos, servicios y soluciones
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Cobertura de contratación electrónica
Las aplicaciones de comercio electrónico se centran cada vez más en las transacciones comerciales en sí, ayudando no sólo a quienes venden sino también a quienes compran. Todas las empresas sólo pueden beneficiarse de las mismas ventajas de las herramientas de contratación electrónica.
Tras las grandes olas del comercio electrónico Business-to-Consumer (B2C) y del comercio online, la aplicación de Internet de la que más se ha hablado en los últimos meses es el e-procurement, es decir, la gestión integrada de los suministros de una empresa a través de Internet, con tres objetivos principales:
- hacer más eficiente el proceso de compra a proveedores reduciendo pasos burocráticos intermedios y automatizando parcial o totalmente los pagos.
- encuentre las ofertas más ventajosas y seleccione proveedores consultando los catálogos electrónicos en los propios sitios web de los proveedores o en mercados electrónicos llamados e-marketplaces.
- organizar licitaciones y subastas electrónicas para suministros de alto valor.
En la mayoría de las organizaciones, las actividades de compra suelen gestionarse por teléfono, fax, correo postal, correo electrónico o EDI, con una combinación de actividades manuales y automatizadas, que dependen en gran medida de las capacidades tecnológicas del cliente y del proveedor. Las aplicaciones de adquisiciones electrónicas tienen como objetivo respaldar, automatizar y optimizar las actividades relacionadas con los procesos de compra. En un sentido amplio, la contratación electrónica es cualquier actividad relacionada con las compras, realizada a través de Internet, tanto por consumidores privados como por empresas: desde el uso del correo electrónico para solicitar y enviar ofertas hasta el uso de motores de búsqueda especializados en la investigación de productos y la comparación de precios, hasta las subastas electrónicas entre consumidores. En sentido estricto, hablamos de e-procurement Business-to-business cuando una organización integra todo el proceso de compras a través de Internet con una infraestructura informática adecuada, con el objetivo de automatizar completamente el “ciclo pasivo”. En otras palabras, el interés empresarial en el e-procurement se basa en el hecho de que las empresas primero automatizaron el "ciclo activo" (ventas, producción, facturación) con sistemas tradicionales de TI y ERP, luego probaron el comercio electrónico, antes de centrar su atención en el "ciclo de soporte" con aplicaciones CRM, y finalmente centrarse en el "ciclo pasivo", que incluye:
- Buscar información útil para elegir el producto o servicio a adquirir (Inteligencia de Mercado).
- Asistencia en la preparación de solicitudes de cotización y licitaciones.
- Asistencia en el proceso de comparación de ofertas y selección de proveedor y producto.
- Creando el pedido.
- Aprobación de pedidos y controles internos relacionados (competencias de la empresa, presupuesto, estándares y posibles restricciones establecidas por el sistema de calidad).
- Envío del pedido al proveedor.
- Recepción de la factura, pago, contabilidad y cierre de la transacción.
Actualmente, muy pocas empresas a nivel mundial han automatizado completamente el ciclo pasivo, mientras que muchos departamentos de compras hacen un uso extensivo de Internet en la fase de Inteligencia de Mercado (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Una mejor gestión del suministro, la reducción del número de errores que se producen en la gestión de los pedidos, el ahorro en el coste de los activos adquiridos, la posibilidad de planificar de forma óptima la gestión de la propia cadena de suministro, el seguimiento de los pedidos en tiempo real, la reducción de los tiempos de gestión, constituyen las principales ventajas del e-procurement, a las que se suman otras ventajas colaterales, como la reducción del llamado "efecto inconformista" (debido a que, para escapar de rígidos procedimientos burocráticos, preferimos realizar determinadas compras directamente solicitando reembolso de costes diversos, de modo que una media del 30% de los artículos "indirectos" se adquieren de esta forma) y el hecho de disponer automáticamente de una gran cantidad de datos estadísticos (plazos de entrega, reducciones de precios, ahorros respecto a ofertas de otros proveedores).
La posibilidad también de configurar un producto mediante un programa configurador o un sistema experto y enviar pedidos online constituye una gran ventaja tanto para el proveedor como para el cliente en términos de plazos y costes.
Con las adecuadas adaptaciones del sistema informático y de los procedimientos empresariales, una mediana empresa puede conseguir un ahorro de entre el 3 y el 10% de su facturación.
Para las multinacionales, los ahorros pueden alcanzar los cientos de miles de millones. La economía se centra principalmente en activos indirectos, como ordenadores portátiles y redes, teléfonos, software, material de oficina diverso, servicios que no afectan directamente a los ciclos productivos, más que en compras directas (materias primas y productos semiacabados).
Los estudios de algunas grandes empresas realizados por Price Waterhouse Coopers y el Grupo Gartner muestran que el 75% de las facturas pagadas por las empresas son por artículos que cuestan menos de 1.000 dólares; el costo interno (gastos generales) de adquirir un producto de $5 es igual al de artículos de $5,000; una compra promedio mediante procesos tradicionales involucra 22 operaciones en promedio, dura 15 días y tiene un costo interno entre 35 y 80 dólares (en ocasiones supera los 300 dólares). Una solución de adquisiciones electrónicas implica solo 12 operaciones, requiere pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Más allá de las ventajas económicas y productivas, los procesos de compra se vuelven más controlables y las posibilidades de error disminuyen.
Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han introducido sistemas de contratación electrónica afirman haber recuperado sus inversiones en menos de doce meses.
En Estados Unidos, el e-procurement es adoptado por el 25% de las empresas, y se estima que en 2001 este porcentaje alcanzará el 40%.
Las empresas más pequeñas que deseen lograr la automatización del ciclo pasivo pueden recurrir a estructuras externas que operan varias empresas para este fin, actuando como cooperativas de compras y empresas de servicios.
En este caso, el operador externo gestiona el catálogo y se estructura como un proveedor subcontratado de contratación electrónica, según un modelo de negocio intermedio entre un sistema de contratación electrónica y un mercado electrónico.
Un ejemplo europeo significativo es el de la alemana Unitec Gmbh, también presente en Italia, que constituye una de las primeras experiencias de externalización completa de la función de suministro, logística y gestión de almacenes para empresas de carácter esencialmente industrial.
