El artículo de portada E-Supply
Las aplicaciones de comercio electrónico se centran cada vez más en las transacciones comerciales, con el fin de ayudar no sólo a quienes venden sino también a quienes compran. Todas las empresas sólo pueden beneficiarse de los mismos beneficios de las herramientas de contratación electrónica.
Tras las grandes oleadas del comercio electrónico Business-to-Consumer (B2C) y del comercio online, la aplicación de Internet de la que más se ha hablado en los últimos meses es el e-procurement, o la gestión integrada de los suministros de una empresa a través de Internet, con tres objetivos principales:
- hacer más eficiente el proceso de compra a proveedores, reduciendo pasos burocráticos intermedios y automatizando parcial o totalmente los pagos.
- encuentre las ofertas más convenientes y seleccione proveedores consultando los catálogos electrónicos en los sitios web de los propios proveedores o en los llamados e-marketplaces.
- Organizar licitaciones y subastas electrónicas para suministros de importes importantes.
En la mayoría de las organizaciones, las actividades de compra normalmente se gestionan a través de teléfono, fax, cartas, correo electrónico o EDI, con una combinación de actividades manuales y automatizadas, dependiendo de las capacidades tecnológicas del cliente y proveedor. Las aplicaciones de contratación electrónica tienen como objetivo respaldar, automatizar y racionalizar las actividades relacionadas con los procesos de compra. En un sentido amplio, la contratación electrónica es cualquier actividad relacionada con las compras, realizada con ayuda de Internet tanto por consumidores privados como por empresas: desde el uso del correo electrónico para solicitar y enviar ofertas hasta el uso de motores de búsqueda especializados en buscar productos y comparar precios, hasta las subastas electrónicas entre consumidores. En sentido estricto, hablamos de e-procurement Business-to-business cuando una organización automatiza completamente el proceso de compra a través de Internet con sistemas de información dedicados, con el objetivo de automatizar completamente el "ciclo pasivo". En otras palabras, el interés en la contratación electrónica depende del hecho de que las empresas previamente automatizaron el "ciclo de ingresos" (ventas, producción, facturación) con sistemas tradicionales de TI y ERP y experimentaron con el comercio electrónico, luego dirigieron su atención al "ciclo de soporte" con aplicaciones CRM y finalmente se centraron en el "ciclo pasivo", que incluye:
- Buscar información útil para elegir el producto o servicio a adquirir (Inteligencia de Mercado).
- Apoyo en la preparación de solicitudes de ofertas y especificaciones.
- Apoyar el proceso de comparación de ofertas y selección de proveedor y producto.
- Creación del pedido.
- Aprobación del pedido y controles internos relacionados (competencias de la empresa, presupuesto, estándares y eventuales limitaciones establecidas por el sistema de calidad).
- Envío del pedido al proveedor.
- Recepción de factura, pago, contabilidad y cierre de la transacción.
Actualmente sólo unas pocas empresas a nivel mundial han automatizado completamente el ciclo de compras, mientras que muchas oficinas de compras hacen un uso extensivo de Internet en la fase de Inteligencia de Mercado (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Una mejor gestión de los suministros, la reducción del número de errores que se producen en la fase de gestión de los pedidos, el ahorro en el coste de los bienes adquiridos, la posibilidad de planificar de forma óptima la gestión de la cadena de suministro, de seguir los pedidos en tiempo real y la reducción de los tiempos de gestión, representan las principales ventajas del e-procurement, a las que se suman otras ventajas colaterales, como la reducción del llamado "efecto inconformista" (los empleados, para evitar procedimientos burocráticos rígidos, prefieren realizar directamente algunas compras solicitando reembolso entre gastos, tanto es así que de media el 30% de los artículos "indirectos" se adquieren de esta forma) y el hecho de disponer automáticamente de una gran cantidad de datos estadísticos (plazos de entrega, reducciones de precios, ahorros respecto a ofertas de otros proveedores).
Incluso la posibilidad de configurar un producto con la ayuda de un software configurador o un sistema experto y enviar pedidos online supone una gran ventaja en términos de tiempo y costes tanto para el proveedor como para el cliente.
Con adaptaciones adecuadas del sistema informático y de los procedimientos de la empresa, una empresa media puede conseguir un ahorro de entre el 3 y el 10% de la facturación.
Para las multinacionales, los ahorros pueden ascender a cientos de miles de millones. Los ahorros se refieren principalmente a bienes indirectos, como ordenadores portátiles y redes, teléfonos, software, artículos de papelería varios, servicios que no afectan directamente a los ciclos de producción, más que a compras directas (materias primas y productos semiacabados).
Investigaciones realizadas por grandes empresas como Price Waterhouse Coopers y Gartner Group destacan que el 75% de las facturas pagadas por las empresas se relacionan con artículos que cuestan menos de $1000; el costo interno (gastos generales) de adquirir un producto de $5 es el mismo que el de artículos de $5 000; una compra promedio con procesos tradicionales implica 22 operaciones en promedio, demora 15 días y tiene un costo interno entre 35 y 80 dólares (en ocasiones supera los 300 dólares). Una solución de contratación electrónica implica sólo 12 pasos, lleva unas pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Además de las ventajas económicas y de producción, los procesos de compra se vuelven más controlables y la posibilidad de error disminuye.
Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han introducido sistemas de contratación electrónica informan que se amortizaron en menos de doce meses.
En EE.UU., el 25% de las empresas han adoptado la contratación electrónica y se estima que este porcentaje alcanzará el 40% en 2001.
Las empresas más pequeñas que deseen automatizar el ciclo de compras pueden recurrir a estructuras externas que operan varias empresas para este fin, actuando como cooperativas de compras y empresas de servicios.
En este caso, el operador externo gestiona el catálogo y actúa como subcontratista de contratación electrónica, con un modelo de negocio intermedio entre un sistema de contratación electrónica y un mercado electrónico.
Un ejemplo europeo significativo es la empresa alemana Unitec Gmbh, también presente en Italia, que representa uno de los primeros experimentos de subcontratación completa de las funciones de compras, logística y gestión de almacenes para empresas predominantemente industriales.
