Artículo de portada Contratación electrónica
Las aplicaciones de e-business siempre están más enfocadas a las transacciones comerciales, con el objetivo de ayudar no sólo a quien vende, sino también a quien adquiere. Todas las empresas no pueden dejar de aprovechar las mismas ventajas de los instrumentos de contratación electrónica.
Tras las grandes oleadas de comercio electrónico Business-to-Consumer (B2C) y del comercio online, la aplicación de Internet de la que más se habla desde hace unos meses es el e-procurement, es decir, la gestión integrada de los suministros de una empresa a través de Internet, con tres objetivos principales:
- hacer más eficiente el proceso de compras con proveedores, reduciendo pasos burocráticos intermedios y automatizando parcial o totalmente los pagos.
- encuentre las ofertas más convenientes y seleccione proveedores consultando catálogos electrónicos en los sitios web de los mismos proveedores o en los llamados mercados electrónicos.
- Organizar concursos electrónicos y subastas de suministros valiosos.
En la mayoría de las organizaciones las actividades de compras se gestionan normalmente vía teléfono, fax, carta, correo electrónico o EDI, existiendo un conjunto de actividades manuales y automatizadas, dependientes en gran medida de las posibilidades tecnológicas del cliente y del proveedor. Las aplicaciones de contratación electrónica tienen como objetivo apoyar, automatizar y racionalizar las actividades relacionadas con los procesos de compra. En términos generales, la contratación electrónica es cualquier actividad relacionada con las compras, realizada con ayuda de Internet, ya sea por consumidores privados o empresas: desde el uso del correo electrónico para solicitar y enviar ofertas hasta el uso de buscadores especializados en localizar productos y comparar precios, hasta las subastas electrónicas entre consumidores. En sentido estricto, hablamos de e-procurement Business-to-business cuando una organización integra el proceso de compras a través de Internet con sistemas informáticos, con el objetivo de automatizar completamente el “ciclo pasivo”. En otras palabras, el interés de las empresas por el e-procurement depende de que anteriormente las empresas automatizaron el “ciclo activo” (ventas, producción, facturación) con sistemas informáticos tradicionales y ERP y los primeros intentos de comercio electrónico, luego centraron su atención en el “ciclo de soporte” con aplicaciones CRM, y finalmente se centraron en el “ciclo pasivo”, que comprende:
- Ubicación de información útil para elegir el producto o servicio a adquirir (Inteligencia de Mercado).
- Apoyo en la preparación de solicitudes de licitación e informes.
- Apoyar el proceso de comparación de ofertas y selección de proveedores y productos.
- Creación de pedidos.
- Aprobación del pedido y controles internos relativos (competencias de la empresa, presupuesto, estándares y posibles restricciones establecidas por el sistema de calidad).
- Envío del pedido al proveedor.
- Recepción de factura, pago, contabilidad y cierre de la transacción.
Actualmente, sólo unas pocas empresas a nivel mundial han automatizado completamente el ciclo pasivo, mientras que muchos departamentos de compras hacen un uso extensivo de Internet en la fase de Inteligencia de Mercado (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Una mejor gestión de los suministros, la reducción del número de errores que se producen en la fase de gestión de pedidos, el ahorro en el coste de los activos adquiridos, la posibilidad de planificar de forma óptima la gestión de la propia cadena de suministro, el seguimiento de los pedidos en tiempo real, la reducción de los tiempos de gestión, son las principales ventajas del e-procurement, a las que se suman otras ventajas colaterales, como la reducción del llamado “efecto inconformista” (el dependiente, para evitar procedimientos burocráticos rígidos, prefiere realizar directamente algunas compras solicitando el reembolso). para gastos diversos, hasta el punto de que una media del 30% de los artículos “indirectos” se compran de esta forma) y el hecho de que una gran cantidad de datos estadísticos están disponibles automáticamente (plazos de entrega, reducciones de precios, ahorros en relación con ofertas de otros proveedores).
También la posibilidad de configurar un producto con la ayuda de un programa configurador o sistema experto y enviar pedidos online constituye una gran ventaja para el proveedor y el cliente en términos de tiempo y costes.
Con las adaptaciones adecuadas del sistema informático y de los procedimientos empresariales, una mediana empresa puede conseguir un ahorro de entre el 3 y el 10% de sus ingresos.
Para las multinacionales, los ahorros pueden ascender a cientos de miles de millones. La economía se refiere sobre todo a activos indirectos, como ordenadores portátiles y redes, teléfonos, software, material de oficina diverso, servicios que no afectan directamente a los ciclos de producción, sino más bien a las compras directas (materias primas y semifinidades).
Las investigaciones realizadas en algunas grandes empresas por Price Waterhouse Coopers y Gartner Group muestran que el 75% de las facturas pagadas por las empresas se refieren a artículos que cuestan menos de 1.000 dólares; el costo interno (gastos generales) para adquirir un producto de 5 dólares es el mismo que el de artículos de 5000 dólares; una compra promedio con procesos tradicionales implica 22 operaciones en promedio, demora 15 días y tiene un costo interno de entre 35 y 80 dólares (en ocasiones supera los 300 dólares). Una solución de contratación electrónica implica sólo 12 operaciones, requiere unas pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Además de las ventajas económicas y productivas, los procesos de compra se vuelven más controlables y la posibilidad de error disminuye.
Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han introducido sistemas de contratación electrónica afirman haber amortizado sus inversiones en menos de doce meses.
En EE.UU., el 25% de las empresas adoptan el e-procurement, y se estima que en 2001 este porcentaje alcanzará el 40%.
Las empresas más pequeñas que deseen automatizar el ciclo pasivo pueden recurrir a estructuras externas que operan varias empresas con este objetivo, funcionando como cooperativas de compras y empresas de servicios.
En este caso, el operador externo gestiona el catálogo y se configura como un subcontratista de contratación electrónica, con un modelo de negocio intermedio entre un sistema de contratación electrónica y un mercado electrónico.
Un ejemplo europeo significativo es el de la alemana Unitec Gmbh, también presente en Italia, que constituye uno de los primeros experimentos de externalización completa de las funciones de compras, logística y gestión de almacenes para empresas predominantemente industriales.
