Рішення та ініціативи; процедури; втручання; масштабована пропозиція; тощо.
Така складна система, як логістика, потребує модульного підходу, який дозволяє досягати цілей у короткостроковій перспективі, і чи аутсорсинг створює чудеса?
Аутсорсинг закупівель, якщо його правильно застосувати, може призвести до економії коштів, ефективності процесу та економії часу
Збільшити прибуток і зменшити витрати, придбати частки ринку та захистити себе від конкуренції, спеціалізуватися у власному секторі та досліджувати інші, підвищити ефективність процесів і скоротити кількість призначеного персоналу, підвищити ефективність систем і зменшити складські запаси, нарешті отримати максимальну віддачу від постійних структур і забезпечити гнучкість витрат: ці цілі все частіше вимагаються від керівництва компанії.
Очевидно, що деякі з цих дій суперечать одна одній і представляють парадокс прийняття рішень, розв’язання якого в порядку пріоритету передбачає повагу до другорядних цілей. Виготовлені відповідно до традиційної процедурної методології, вони є джерелом додаткових витрат, не задовольняючи первинної потреби у зниженні витрат, яка їх породжує, спроба, яку сильно характеризує ринок і яка нав’язує все більшу конкурентоспроможність.
Рішення та ініціативи
Наразі було прийнято багато рішень, і серед тих, що дали найкращі результати, корисно згадати розподіл територіальних і продуктових навичок, формування робочих груп, перетворення та поділ територій на центри витрат, створення центру прибутку, децентралізацію, а також концентрацію діяльності. Засоби, які використовувалися для досягнення цих цілей, спочатку були інсорсингом, тобто вивчалися всі можливості для вдосконалення внутрішніх структур з метою підвищення ефективності. Усі ці заходи, навіть якщо вони не повністю виправдовували очікування, все одно давали керівництву вказівки для виявлення дисфункцій і визначення цілей покращення, і варто зауважити, що поділ на незалежні оперативні підрозділи дублює деякі внутрішні функції, також ускладнюючи зв’язок між установами.
У той самий час, коли ці ініціативи щодо аутсорсингу, вже в сімдесятих роках, у виробництві все більше утверджувалася концепція аутсорсингу після початкового періоду недовіри. Успіхи були сенсаційними: збільшилася кількість компаній, які використовували його, і коли початкову недовіру було подолано, були створені все більш прогресивні форми аутсорсингу.
З 1970 року до сьогодні багато чого змінилося у сфері великомасштабного виробництва: у ті роки деякі виробництва були довірені зовнішнім постачальникам, які раніше виконувалися внутрішніми. У 1980-х роках на складальних лініях почали використовувати виробництво точно вчасно.
З 1990 року постачальники будують свої заводи в безпосередній близькості від клієнта. З 1995 року постачальникам було призначено приміщення на заводах, і їхня продукція перетікає безпосередньо в автоматичні системи складання. У 2000 році від постачальників вимагалося взяти на себе роль активного партнера у визначенні та розвитку стратегії компанії та сприяти досягненню економічних цілей.
Від виробництва до...
Тому перший етап аутсорсингу стосувався виробництва; згодом ми продовжили аутсорсинг деяких внутрішніх послуг, таких як: технічне обслуговування, зберігання матеріалів, транспорт, кейтеринг компанії, очищення систем, деякі послуги з навчання та бухгалтерського обліку, управління ІТ-системами. Такий аутсорсинг вважається сьогодні природним фактом, і його все більш широке застосування, особливо в компаніях, які бажають звільнити певні ресурси, спонукає керівництво оцінювати можливість вдатися до подібних моделей також для управління поставками.
Передача управління постачанням зовнішньому партнеру, особливо невиробничих матеріалів, має на меті, з одного боку, можливість зосередитися головним чином на стратегічній діяльності з найкращими ресурсами, а з іншого — отримати економічну вигоду, зробивши операційні витрати гнучкими. При передачі управління більшість рутинної роботи також децентралізується, що сприяє підвищенню мотивації ресурсів, які вивільняються. Крім того, підвищується професіоналізм на користь підвищення конкурентоспроможності компанії на ринку, сприяючи, серед іншого, більш інтенсивному використанню прибуткових сфер ринку (дійна корова).
Процедури
Процес закупівлі складається з ряду послідовних дій або процедур, які починаються від виникнення потреби та надсилання запиту до оплати придбаних товарів. Кількість процедур з часом зросла через зростання кількості необхідних замовлень і продовження збільшення кількості компонентів, зібраних у машинах, і тенденцію до зменшення вартості, що зберігається на складі.
Застосування концепції аутсорсингу в туринській компанії, яка є світовим лідером у секторі поліграфії, зокрема довідників і телефонних довідників для публічних користувачів, дозволило зменшити обсяг поставок із певним складом навіть з економічною вартістю в 15 разів нижчою за експлуатаційні витрати того самого замовлення.
Розробка кожної процедури, яка є частиною процесу, генерує обсяг документації та інформації, яка залучає адміністративний персонал до процедур навчання, крадучи дорогоцінний час, який замість цього можна використати для розвитку їхніх конкретних дій, таких як закупівля систем і сировини, управління угодами, обслуговування та контроль.
Слід зазначити, що кількість процедур, необхідних для здійснення закупівель, зростає експоненціально зі збільшенням розміру внутрішніх структур, залучених до процесу. Водночас зростає як ризик процедурних помилок, так і інформаційний хаос, різко знижуючи рівень ефективності залучених органів. Це робить нагляд і управління дуже складними, комплексними і дорожчими. Ці витрати все частіше значно перевищують вартість об'єкта постачання.
Втручання
Зобов’язання, необхідні для індивідуального адміністрування всіх процедур процесу закупівель, однак піддаються кількісному виміру, доки процедури є лінійними, тобто доки не відбувається втручання в потік процесу, що є дуже частим і недооціненим явищем при оцінці операційних витрат і яке породжує серію допоміжних заходів, які безпосередньо не переслідують цілі компанії, а стають адміністративною необхідністю. Процедурні перешкоди створюються з різних джерел, як внутрішніх, так і зовнішніх щодо заводу, і можуть означати зупинку, що в найгіршому випадку спричиняє перезапуск послідовності процесів, що призводить до повторення одних і тих самих адміністративних дій, виготовлення подальшої документації та величезного збільшення витрат для всіх офісів, через які проходить процедура закупівлі.
Запровадження адміністративного аутсорсингу спрямоване саме на те, щоб різко скоротити кількість процедур внутрішнього адміністрування та контролю. Саме управління останнім значною мірою поглинає ресурси та висококваліфіковані засоби для виконання багатьох інших типів завдань, і, перш за все, спрощення цього управління підкреслює величезний потенціал для економічного відновлення та ефективності. В італійській компанії, яка є однією з перших у світі з будівництва транспортних засобів, і зокрема на двох німецьких заводах з будівництва пожежних автомобілів, аутсорсинг був застосований для управління постачанням виробничих матеріалів приблизно від 70 постачальників, чиї річні обсяги поставок коливаються від 50 до 95 000 одиниць. Це рішення дозволило зменшити кількість поставок і, отже, накладних за 16 місяців діяльності з 1321 до 85, що дорівнює 99,93%, а також зменшити кількість рахунків-фактур приблизно з 1000 до 40, що дорівнює 99,96%.
Оцінюючи запровадження аутсорсингу, завжди існує побоювання втратити контроль над ситуацією, але коли ролі, сфери компетенції та обов’язки двох підрядників визначені, можна мати видимість економічної зручності: останній не може ігнорувати порівняння з усіма витратами, понесеними компанією при внутрішньому наданні послуг, якими забезпечується можливість управління в аутсорсингу. оцінено.
Пропозиція з можливістю масштабування
З цієї причини Unitec розробив концепцію, приділяючи особливу увагу цьому аспекту та пропонуючи модульну програму, яка забезпечує негайну економічну віддачу на кожному етапі, який здійснюється в напрямку аутсорсингу, через серію пропозицій і можливостей застосування на основі моделі, яка може бути адаптована до розміру та потреб компанії та, перш за все, легко введена в існуючі структури.
Модульне запровадження аутсорсингу, часткового чи повного, з можливістю роботи в змішаних командах і навчання в рамках фігури координатора, дозволяє розглянути можливість переривання відносин і незалежного управління в будь-який час, таким чином полегшуючи підтримку рішення за підтримки зовнішнього партнера.
Адміністративний аутсорсинг постачання невиробничих матеріалів, який надає Unitec, базується на досвіді, отриманому з компаніями з різних європейських країн і активними в різних галузях промисловості, і його корпоративна структура також поширюється на виробничі матеріали, таким чином консолідуючи та диверсифікуючи ноу-хау, фактори, які є важливою операційною гарантією та надійністю з часом.
Діяльність аутсорсингу, яку здійснює Unitec, підтримується використанням ІТ-системи, розробленої та підтримуваної внутрішньою командою програмістів, які гарантують дотримання операційних стандартів і дозволяють передавати дані клієнтам і постачальникам.
Крім того, ноу-хау в галузі управління інформацією, отримане під час роботи зі своїми клієнтами, дозволяє Unitec внутрішньо експериментувати з новими ІТ-рішеннями та передачею даних, щоб пропонувати клієнтам, щоб покращити зв’язок і надзвичайно прискорити доступ до інформації, скоротивши час запиту та відповіді. І все завдяки співпраці кваліфікованого та високопрофесійного персоналу.
Співпраця з Unitec може бути визначена з великою гнучкістю, починаючи від одноразової видачі замовлень і закінчуючи адмініструванням усіх процедур процесу закупівлі, який проходить від етапу виникнення потреби до управління складом і постачання ІТ-рішень для автоматизації офісу.
Висновок
Запровадження та застосування адміністративного аутсорсингу поставок дозволило керівництву остаточно вирішити парадокси прийняття рішень, про які ми згадували на початку, і отримати гнучкі операційні витрати, а також відновити дорогоцінний ресурс часу, що є фундаментальним елементом для більш ефективного присвячення себе стратегічній та основній діяльності компанії.
З відновленням часових просторів у всіх зонах заводу рівень внутрішньої ефективності миттєво підвищується, дозволяючи краще бачити ресурси та запускаючи позитивну спіраль синергії.
Усвідомлення важливості цього результату дало зрозуміти, що якщо всі співробітники зосереджуються на основному бізнесі, компанія може творити чудеса.