Програми електронного бізнесу дедалі більше зосереджуються на комерційних операціях, щоб принести користь не лише продавцям, а й покупцям. Усі компанії можуть скористатися інструментами електронних закупівель.
Після великих хвиль електронної комерції та онлайн-комерції «бізнес-споживач» (B2C) застосування Інтернету, яке найбільше обговорювалося в останні місяці, – це електронні закупівлі, тобто h. інтегроване управління закупівлями компанії через Інтернет із трьома основними цілями:
- Зробіть процес закупівель із постачальниками більш ефективним, зменшивши бюрократичні проміжні етапи та повністю або частково автоматизувавши платежі.
- знаходьте найдешевші пропозиції та вибирайте постачальників, переглядаючи електронні каталоги на веб-сайтах постачальників або на так званих електронних торгових майданчиках.
- Організуйте електронні тендери та аукціони для закупівель високої вартості.
У більшості організацій закупівлями зазвичай керують телефоном, факсом, листами, електронною поштою або електронним обміном даними, з поєднанням ручних і автоматизованих дій, які значною мірою залежать від технологічних можливостей замовника та постачальника. Програми для електронних закупівель спрямовані на підтримку, автоматизацію та оптимізацію діяльності, пов’язаної з процесами закупівель. У найширшому розумінні електронні закупівлі — це будь-яка діяльність, пов’язана із закупівлями, які здійснюються за допомогою Інтернету як окремими особами, так і компаніями: від використання електронної пошти для запитів і надсилання пропозицій до використання пошукових систем, що спеціалізуються на пошуку продуктів і порівняння цін, до електронних аукціонів між споживачами. У більш вузькому розумінні, електронні закупівлі між компаніями — це коли організація організовує процес закупівель повністю через Інтернет, використовуючи чисті інформаційні системи, з метою повної автоматизації «пасивного циклу». Іншими словами, інтерес компаній до електронних закупівель виникає через той факт, що компанії спочатку автоматизували «активний цикл» (продажі, виробництво, виставлення рахунків) за допомогою традиційних ІТ-систем і ERP, потім зробили свої перші спроби електронної комерції, потім звернули увагу на «цикл підтримки» з додатками CRM і, нарешті, зосередилися на «пасивному циклі», який включає:
- Отримання інформації, необхідної для вибору продукту чи послуги для придбання (розвідка ринку).
- Допомога в підготовці запиту пропозицій.
- Підтримка в порівнянні пропозицій і виборі постачальника та продукту.
- Створення замовлення.
- Затвердження наказу та пов’язаних із ним засобів внутрішнього контролю (повноваження компанії, бюджет, стандарти та будь-які правила, встановлені системою управління якістю).
- Відправлення замовлення постачальнику.
- Отримання рахунку-фактури, оплата, бронювання та завершення транзакції.
Наразі небагато компаній у світі повністю автоматизували пасивний цикл, тоді як багато відділів закупівель інтенсивно використовують Інтернет на етапі аналізу ринку (пошук інформації та консультації в електронних каталогах).
Покращене управління закупівлями, зменшення помилок на етапі керування замовленнями, економія придбаних активів, можливість оптимального планування управління власним ланцюгом поставок, відстеження замовлень у режимі реального часу, скорочення часу на управління – ось основні переваги електронних закупівель, до яких додаються інші переваги, такі як зменшення так званого «ефекту дивізіона» (співробітники, які хочуть уникнути жорстких бюрократичні процедури роблять деякі закупівлі напряму та застосовують пізнішу компенсацію, у середньому 30% «непрямих» товарів купуються таким чином) і можливість автоматичного збору великої кількості статистичних даних (час доставки, зниження ціни, економія порівняно з пропозиціями інших постачальників). Крім того, можливість розробки продукту за допомогою програми-конфігуратора або експертної системи та онлайн-доставка замовлень є великою перевагою з точки зору часу та витрат як для постачальника, так і для клієнта.
З відповідним коригуванням ІТ-систем і бізнес-процесів компанія середнього розміру може досягти економії від 3 до 10% продажів.
Для транснаціональних корпорацій економія може досягати сотень мільйонів. Економія в основному стосується не прямих закупівель (сировини та напівфабрикатів), а не прямих закупівель, таких як ноутбуки та мережеве обладнання, телефони, програмне забезпечення, різні канцелярські товари та послуги, які безпосередньо не впливають на виробничі процеси. Дослідження, проведене великими компаніями Price Waterhouse Coopers і Gartner Group, показує, що 75% рахунків-фактур, сплачених компаніями, стосуються товарів вартістю менше 1000 доларів США; внутрішні витрати (накладні витрати) на придбання продукту вартістю 5 доларів США такі ж, як і вартістю 5000 доларів США; середня покупка з використанням традиційних процесів передбачає в середньому 22 операції, займає близько 15 днів і має внутрішні витрати від 35 до 80 доларів (іноді понад 300 доларів). Рішення для електронних закупівель включає лише 12 операцій, вимагає кількох годин і коштує від 5 до 10 доларів.
На додаток до економічних і виробничих переваг процеси закупівель стають більш контрольованими, а рівень помилок зменшується. Багато американських і німецьких компаній, які впровадили системи електронних закупівель, повідомляють, що окупили свої інвестиції менш ніж за дванадцять місяців.
У США електронні закупівлі використовують 25% компаній, і за оцінками, цей відсоток сягне 40% у 2001 році.
Невеликі компанії, які хочуть реалізувати автоматизацію пасивного циклу, можуть звернутися до зовнішніх структур, які керують декількома компаніями, діючи як закупівельні кооперативи та сервісні компанії.
У цьому випадку зовнішній оператор керує каталогом і діє як аутсорсер для електронних закупівель із бізнес-моделлю між системою електронних закупівель і електронним ринком. Значним європейським прикладом є німецька компанія Unitec Gmbh, також представлена в Італії, яка представляє один із перших експериментів із повного аутсорсингу функції закупівель, логістики та управління складами переважно промислових компаній.
