Титульна сторінка: Електронні закупівлі: продукти, послуги та рішення
Обкладинка історії електронних закупівель
Програми для електронного бізнесу завжди більше зосереджувалися на комерційних операціях, щоб допомогти не лише тим, хто продає, а й тим, хто купує. Усі компанії не можуть не скористатися однаковими перевагами інструментів електронних закупівель.
Після великої хвилі електронної комерції та онлайн-комерції «бізнес-споживач» (B2C) найбільше в Інтернеті говорили вже кілька місяців про електронні закупівлі, тобто інтегроване управління постачанням компанії через Інтернет із трьома основними цілями:
- зробити процес закупівлі з постачальниками більш ефективним, зменшивши проміжні бюрократичні кроки та частково або повністю автоматизувавши платежі.
- знаходьте найбільш зручні пропозиції та вибирайте постачальників, звертаючись до електронних каталогів, представлених на веб-сайтах самих постачальників або на так званому електронному ринку.
- організовувати електронні тендери та аукціони для поставок важливої вартості.
У більшості організацій закупівлями зазвичай керують за допомогою телефону, факсу, листів, електронної пошти або EDI з поєднанням ручних і автоматизованих дій, залежно від технологічних можливостей клієнта та постачальника. Програми для електронних закупівель спрямовані на підтримку, автоматизацію та раціоналізацію діяльності, пов’язаної з процесами закупівель. У широкому розумінні електронні закупівлі — це будь-яка діяльність, пов’язана із закупівлями, що здійснюється за допомогою Інтернету як для приватних споживачів, так і для компаній: від використання електронної пошти для запиту та надсилання пропозицій до використання пошукових систем, що спеціалізуються на пошуку продуктів і порівняння цін, досягнення електронних аукціонів між споживачами. Власне кажучи, ми говоримо про електронні закупівлі «бізнес-бізнес», коли організація інтегрує процес закупівель через Інтернет із комп’ютерними системами з метою повної автоматизації «пасивного циклу». Іншими словами, інтерес компаній до електронних закупівель залежить від того факту, що компанії спочатку автоматизували «активний цикл» (продажі, виробництво, виставлення рахунків) за допомогою традиційних ІТ-систем і ERP, потім спробували електронну комерцію, і, нарешті, звернули увагу на «цикл підтримки» з додатками CRM і, нарешті, зосередилися на «пасивному циклі», який включає:
- Шукайте корисну інформацію, щоб вибрати продукт або послугу для придбання (ринкова розвідка).
- Підтримка в підготовці запитів на пропозиції та специфікації.
- Підтримка в процесі порівняння пропозицій і вибору постачальника та товару.
- Створення замовлення.
- Затвердження наказу та пов’язаних із ним засобів внутрішнього контролю (повноваження компанії, бюджет, стандарти та обмеження, встановлені системою якості).
- Надсилання замовлення постачальнику.
- Отримання рахунку-фактури, оплата, оприлюднення та закриття транзакції.
Наразі лише кілька компаній у всьому світі повністю автоматизували пасивний цикл, тоді як багато закупівельних офісів широко використовують Інтернет на етапі Market Intelligence (пошук інформації та консультації в електронних каталогах).
Покращене управління поставками, зменшення кількості помилок, що виникають на етапі керування замовленнями, економія вартості придбаних товарів, можливість оптимального планування управління власним ланцюгом поставок, відстеження замовлень у режимі реального часу, скорочення часу на управління, є основними перевагами електронних закупівель, до яких додаються інші побічні переваги, такі як зменшення так званого «ефекту maverick» (залежно від чого, до ухилятися від жорстких бюрократичних процедур, переважно робити деякі закупівлі безпосередньо з вимогою відшкодування витрат, так що в середньому 30% «непрямих» товарів купується таким чином) і факт автоматичної наявності великої кількості статистичних даних (час доставки, зниження ціни, економія щодо пропозицій інших постачальників).
Крім того, можливість конфігурації продукту за допомогою програми-конфігуратора або експертної системи та надсилання замовлень онлайн є великою перевагою як для постачальника, так і для замовника з точки зору часу та витрат.
За умови своєчасної адаптації до комп’ютерної системи та бізнес-процедур компанія середнього розміру може досягти економії від 3 до 10% обороту.
Для транснаціональних компаній заощадження можуть сягати сотень мільярдів. Економія в основному відноситься до непрямих товарів, таких як ноутбуки та мережі, телефони, програмне забезпечення, канцтовари, послуги, які безпосередньо не впливають на виробничі цикли, а не прямі покупки (сировина та напівфабрикати).
Дослідження великих компаній, таких як Price Waterhouse Coopers і Gartner Group, показують, що 75% рахунків-фактур, сплачених компаніями, відповідають товарам, які коштують менше 1000 доларів США; Внутрішні витрати (накладні витрати) на придбання продукту вартістю 5 доларів США дорівнюють витратам на товари вартістю 5000 доларів США; Середня покупка з використанням традиційних процесів передбачає в середньому 22 операції, триває 15 днів і має внутрішні витрати від 35 до 80 доларів (іноді перевищує 300 доларів). Рішення для електронних закупівель передбачає лише 12 операцій, потребує кілька годин і коштує від 5 до 10 доларів.
На додаток до економічних і виробничих переваг процеси закупівлі стають більш керованими, а ймовірність помилок зменшується.
Багато американських і німецьких компаній, які впровадили системи електронних закупівель, стверджують, що відшкодували свої інвестиції менш ніж за дванадцять місяців.
У США електронні закупівлі використовують 25% компаній, і за оцінками, у 2001 році цей відсоток сягне 40%.
Менші компанії, які бажають автоматизувати пасивний цикл, можуть звернутися до зовнішніх структур, які керують кількома компаніями, діючи як закупівельні кооперативи та сервісні компанії.
У цьому випадку зовнішній оператор керує каталогом і має структуру аутсорсера електронних закупівель із проміжною бізнес-моделлю між системою електронних закупівель і електронним ринком.
Значним європейським прикладом є німецька Unitec Gmbh, також представлена в Італії, яка є одним із перших експериментів із повного аутсорсингу функцій закупівель, логістики та управління складом для компаній переважно промислового характеру.
