Історія на обкладинці E-Supply
Програми для електронного бізнесу дедалі більше зосереджуються на комерційних операціях, щоб допомогти не лише тим, хто продає, а й тим, хто купує. Усі компанії можуть отримати однакові переваги від інструментів електронних закупівель.
Після великої хвилі електронної комерції та онлайн-торгівлі «бізнес-споживач» (B2C) останніми місяцями найбільше обговорювалося в Інтернеті застосування електронних закупівель або інтегроване управління постачанням компанії через Інтернет із трьома основними цілями:
- зробити процес закупівлі у постачальників ефективнішим, зменшивши проміжні бюрократичні кроки та частково або повністю автоматизувавши платежі.
- знайдіть найбільш зручні пропозиції та виберіть постачальників, звернувшись до електронних каталогів на веб-сайтах самих постачальників або на так званих електронних торгових площадках.
- організовувати електронні тендери та аукціони для поставок на значні суми.
У більшості організацій закупівлями зазвичай керують за допомогою телефону, факсу, листів, електронної пошти або електронного обміну даними, з поєднанням ручних і автоматизованих дій, залежно від технологічних можливостей замовника та постачальника. Програми для електронних закупівель спрямовані на підтримку, автоматизацію та раціоналізацію діяльності, пов’язаної з процесами закупівель. У широкому розумінні електронні закупівлі – це будь-яка діяльність, пов’язана із закупівлями, що здійснюються за допомогою Інтернету як приватними споживачами, так і компаніями: від використання електронної пошти для запитів і надсилання пропозицій до використання пошукових систем, що спеціалізуються на пошуку продуктів і порівняння цін, до електронних аукціонів між споживачами. Власне кажучи, ми говоримо про електронні закупівлі «бізнес-бізнес», коли організація повністю автоматизує процес закупівель через Інтернет за допомогою спеціальних інформаційних систем з метою повної автоматизації «пасивного циклу». Іншими словами, інтерес до електронних закупівель залежить від того факту, що компанії раніше автоматизували «цикл доходів» (продажі, виробництво, виставлення рахунків) за допомогою традиційних ІТ-систем і ERP і експериментували з електронною комерцією, потім звернули увагу на «цикл підтримки» з додатками CRM і, нарешті, зосередилися на «пасивному циклі», який включає:
- Шукайте корисну інформацію, щоб вибрати продукт або послугу для придбання (ринкова розвідка).
- Підтримка в підготовці запитів на пропозиції та специфікації.
- Підтримка процесу порівняння пропозицій і вибору постачальника та продукту.
- Створення замовлення.
- Затвердження наказу та пов’язаних із ним засобів внутрішнього контролю (повноваження компанії, бюджет, стандарти та будь-які обмеження, встановлені системою якості).
- Надсилання замовлення постачальнику.
- Отримання рахунку-фактури, оплата, облік і закриття транзакції.
Наразі лише кілька компаній у всьому світі повністю автоматизували цикл закупівлі, тоді як багато закупівельних офісів активно використовують Інтернет на етапі аналізу ринку (пошук інформації та перегляд електронних каталогів).
Покращене управління поставками, зменшення кількості помилок, що виникають на етапі керування замовленнями, економія вартості придбаних товарів, можливість оптимального планування управління власним ланцюгом поставок, відстеження замовлень у режимі реального часу та скорочення часу на управління є основними перевагами електронних закупівель, до яких додаються інші побічні переваги, такі як зменшення так званого «ефекту maverick» (співробітники, щоб уникнути жорсткі бюрократичні процедури, надають перевагу безпосередньому виконанню деяких закупівель із вимогою відшкодування серед витрат, настільки, що в середньому 30% «непрямих» товарів придбано таким чином) і факт автоматичної наявності великої кількості статистичних даних (час доставки, зниження ціни, економія порівняно з пропозиціями інших постачальників).
Навіть можливість конфігурації продукту за допомогою програмного забезпечення-конфігуратора або експертної системи та надсилання замовлень онлайн є великою перевагою з точки зору часу та витрат як для постачальника, так і для клієнта.
За умови адекватної адаптації до ІТ-системи та процедур компанії середня компанія може досягти економії від 3 до 10% обороту.
Для транснаціональних компаній заощадження можуть обчислюватися сотнями мільярдів. Економія в основному стосується непрямих закупівель (сировини та напівфабрикатів), а не прямих закупівель (сировини та напівфабрикатів), телефонів, програмного забезпечення, різноманітних канцелярських товарів, послуг, які безпосередньо не впливають на виробничі цикли. Дослідження, проведені такими великими компаніями, як Price Waterhouse Coopers і Gartner Group, підкреслюють, що 75% рахунків-фактур, сплачених компаніями, стосуються товарів вартістю менше 1000 доларів США; внутрішні витрати (накладні витрати) на придбання продукту вартістю 5 дол. США такі ж, як і вартістю 5000 дол. США; середня покупка з традиційними процесами передбачає в середньому 22 операції, займає 15 днів і має внутрішні витрати від 35 до 80 доларів (іноді перевищує 300 доларів). Рішення для електронних закупівель включає лише 12 кроків, займає кілька годин і коштує від 5 до 10 доларів США.
На додаток до економічних і виробничих переваг процеси закупівель стають більш контрольованими, а ймовірність помилок зменшується.
Багато американських і німецьких компаній, які запровадили системи електронних закупівель, повідомляють, що окупилися менш ніж за дванадцять місяців.
У США електронні закупівлі запровадили 25% компаній, і за оцінками, у 2001 році цей відсоток сягне 40%.
Невеликі компанії, які бажають автоматизувати цикл закупівель, можуть звернутися до зовнішніх структур, якими керують кілька компаній для цієї мети, діючи як закупівельні кооперативи та сервісні компанії.
У цьому випадку зовнішній оператор керує каталогом і діє як сторонній виконавець електронних закупівель із проміжною бізнес-моделлю між системою електронних закупівель і електронним ринком.
Значним європейським прикладом є німецька компанія Unitec Gmbh, також представлена в Італії, яка представляє один із перших експериментів із повного аутсорсингу функцій закупівель, логістики та управління складом для переважно промислових компаній.
