Історія з обкладинки Електронні закупівлі
Програми для електронного бізнесу завжди більше зосереджені на комерційних операціях, щоб допомогти не лише тим, хто продає, а й тим, хто купує. Усі компанії не можуть не скористатися однаковими перевагами інструментів електронних закупівель.
Після величезної хвилі електронної комерції та онлайн-комерції «бізнес-споживач» (B2C) найбільше в Інтернеті говорили протягом кількох місяців – це електронні закупівлі, тобто інтегроване керування постачанням компанії через Інтернет із трьома основними цілями:
- зробити процес закупівлі з постачальниками більш ефективним, зменшивши проміжні бюрократичні проходи та частково або повністю автоматизувавши платежі.
- знаходьте найзручніші пропозиції та вибирайте постачальників, переглядаючи електронні каталоги на веб-сайтах тих самих постачальників або на так званих електронних торгових майданчиках.
- організовувати електронні конкурси та аукціони цінних речей.
У більшості організацій закупівельною діяльністю зазвичай керують за допомогою телефону, факсу, листів, електронної пошти або EDI з набором ручних і автоматизованих дій, які значною мірою залежать від технологічних можливостей замовника та постачальника. Програми для електронних закупівель спрямовані на підтримку, автоматизацію та раціоналізацію діяльності, пов’язаної з процесами закупівель. Загалом, електронні закупівлі – це будь-яка діяльність, пов’язана із закупівлями, що здійснюються за допомогою Інтернету як приватними споживачами, так і компаніями: від використання електронної пошти для запитів і надсилання пропозицій до використання пошукових систем, що спеціалізуються на пошуку продуктів і порівнянні цін, досягаючи електронних аукціонів між споживачами. У строгому сенсі ми говоримо про електронні закупівлі між компаніями, коли організація інтегрує процес закупівель через Інтернет із комп’ютерними системами з метою повної автоматизації «пасивного циклу». Іншими словами, інтерес компаній до електронних закупівель залежить від того факту, що компанії раніше автоматизували «активний цикл» (продажі, виробництво, виставлення рахунків) за допомогою традиційних комп’ютеризованих систем і ERP і перших спроб електронної комерції, потім звернули увагу на «цикл підтримки» з додатками CRM і, нарешті, зосередилися на «пасивному циклі», який включає:
- Розташування корисної інформації для вибору продукту чи послуги для придбання (маркетингова розвідка).
- Підтримка підготовки запитів на ставки та звітів.
- Підтримка процесу порівняння пропозицій і вибору постачальників і продуктів.
- Створення замовлення.
- Затвердження наказу та відповідного внутрішнього контролю (повноваження компанії, бюджет, стандарти та можливі обмеження, встановлені системою якості).
- Надсилання замовлення постачальнику.
- Отримання рахунку-фактури, оплата, облік і закриття транзакції.
Наразі лише кілька компаній у всьому світі повністю автоматизували пасивний цикл, у той час як багато відділів закупівель широко використовують Інтернет на етапі аналізу ринку (дослідження інформації та консультації з електронними каталогами).
Покращене управління поставками, зменшення кількості помилок, що виникають на етапі керування замовленнями, економія вартості придбаних активів, можливість оптимального планування управління самим ланцюгом поставок, відстеження замовлень у режимі реального часу, скорочення часу на управління, є основними перевагами електронних закупівель, до яких додаються інші додаткові переваги, такі як зменшення так званого «ефекту maverick» (залежно, щоб уникнути жорстких бюрократичні процедури, вважає за краще безпосередньо здійснювати деякі закупівлі, вимагаючи відшкодування різних витрат, настільки, що в середньому 30% «непрямих» товарів купується таким чином) і той факт, що велика кількість статистичних даних автоматично доступна (час доставки, зниження ціни, економія по відношенню до пропозицій від інших постачальників).
Крім того, можливість конфігурації продукту за допомогою програми-конфігуратора або експертної системи та надсилання замовлень онлайн є великою перевагою для постачальника та замовника з точки зору часу та витрат.
При відповідній адаптації до ІТ-системи та бізнес-процедур компанія середнього розміру може досягти економії від 3 до 10% доходу.
Для транснаціональних компаній економія може досягати сотень мільярдів. Економіка стосується передусім непрямих активів, таких як портативні комп’ютери та мережі, телефони, програмне забезпечення, різноманітне канцелярське приладдя, послуги, які безпосередньо не впливають на виробничі цикли, а скоріше прямі закупівлі (сировина та напівфабрикати).
Дослідження, проведене в деяких великих компаніях Price Waterhouse Coopers і Gartner Group, показує, що 75% рахунків, оплачених компаніями, стосуються товарів вартістю менше 1000 доларів; внутрішні витрати (накладні витрати) на придбання продукту вартістю 5 доларів такі ж, як і у товарів вартістю 5000 доларів; середня покупка з традиційними процесами включає в середньому 22 операції, займає 15 днів і має внутрішні витрати від 35 до 80 доларів (іноді перевищує 300 доларів). Рішення для електронних закупівель передбачає лише 12 операцій, потребує кілька годин і коштує від 5 до 10 доларів.
На додаток до економічних і виробничих переваг процеси закупівлі стають більш керованими, а ймовірність помилок зменшується.
Багато американських і німецьких компаній, які запровадили системи електронних закупівель, стверджують, що амортизували свої інвестиції менш ніж за дванадцять місяців.
У США електронні закупівлі використовують 25% компаній, і за оцінками, у 2001 році цей відсоток сягне 40%.
Невеликі компанії, які бажають автоматизувати пасивний цикл, можуть звернутися до зовнішніх структур, якими керують кілька компаній із цією метою, функціонуючи як закупівельні кооперативи та сервісні компанії.
У цьому випадку зовнішній оператор керує каталогом і налаштовує себе як аутсорсера електронних закупівель із проміжною бізнес-моделлю між системою електронних закупівель і електронним ринком.
Значним європейським прикладом є німецька Unitec Gmbh, також представлена в Італії, яка є одним із перших експериментів із повного аутсорсингу функцій закупівель, логістики та управління складом для переважно промислових компаній.
