Lösungen und Initiativen; die Verfahren; die Störungen; ein skalierbarer Ansatz; usw.
Ein komplexes System wie die Logistik erfordert einen modularen Ansatz, der es ermöglicht, die Ziele kurzfristig zu erreichen – kann auch die Auslagerung Wunder wirken?
Die Tertiarisierung der Beschaffung kann, wenn richtig angewendet, zu Kostenersparnissen, Effizienzsteigerungen in den Betriebseinheiten und Zeiteinsparungen führen
Die Gewinnsteigerung und Kostenreduzierung, die Gewinnung von Marktanteilen und die Verteidigung gegen den Wettbewerb, die Spezialisierung auf ein einzelnes Feld und die Erkundung anderer Bereiche, die Verbesserung der Betriebseffizienz und die Reduzierung des zugewiesenen Personals, die Steigerung der Systemeffizienz und die Verringerung der Lagerbestände, schließlich die Erzielung der maximalen Rendite durch feste Strukturen und die Gewährleistung von Kostensicherheit – diese immer größer werdenden Anforderungen stellen sich der Unternehmensleitung.
Es ist offensichtlich, dass einige dieser Aktivitäten in gewisser Weise widersprüchlich sind und ein Entscheidungsparadoxon darstellen, bei dessen Auflösung es zu Kompromissen zwischen einigen kommt. Mit herkömmlichen Verfahrensweisen durchgeführt, erzeugen sie Zusatzkosten, ohne die primäre Notwendigkeit der Kostenreduzierung zu erfüllen – ein Versuch, den der Markt stark charakterisiert und der immer größere Wettbewerbsfähigkeit fordert.
Lösungen und Initiativen
Die bisher angewandten Lösungen waren vielfältig, und unter den erfolgreichsten sind zu nennen: die Zuweisung von Territorial- und Produktkompetenzen, die Bildung von Arbeitsgruppen, die Umgestaltung und Unterteilung von Bereichen in Kostenstellen, die Einrichtung von Profitcentern, die Dezentralisierung sowie die Konzentration von Aktivitäten. Die eingesetzten Mittel zur Erreichung dieser Ziele waren anfänglich das Insourcing, also die Überprüfung aller Verbesserungsmöglichkeiten der internen Strukturen, um die Effizienz zu erhöhen. Alle diese Aktivitäten haben, auch wenn sie nicht alle Erwartungen erfüllt haben, der Unternehmensleitung dennoch Indikatoren geliefert, um Dysfunktionen zu lokalisieren und Verbesserungsziele zu identifizieren. Es ist auch zu beobachten, dass die Unterteilung in unabhängige Betriebseinheiten einige innerbetriebliche Funktionen verdoppelt und die Komplexität der Kommunikation zwischen den Abteilungen erhöht hat.
Parallel zu diesen Insourcing-Initiativen setzte sich bereits in den siebziger Jahren innerhalb der Produktion zunehmend das Konzept der Tertiarisierung durch, nach anfänglichem Misstrauen. Die Erfolge waren beeindruckend und führten zu einer wachsenden Zahl von Unternehmen, die davon Gebrauch machten. Nachdem die anfänglichen Widerstände überwunden wurden, entstanden immer ausgefeiltere Formen des Outsourcings.
Vom Jahr 1970 bis heute hat sich in der großindustriellen Produktion viel verändert: In jenen Jahren wurden Produktionen an externe Lieferanten vergeben, die zuvor im eigenen Haus durchgeführt wurden. In den achtziger Jahren wurde das Just-in-Time-Verfahren für die Montagelinien eingeführt.
Ab 1990 errichteten Lieferanten ihre eigenen Anlagen unmittelbar in der Nähe des Kunden. Von 1995 an wurden Lieferanten Flächen innerhalb der Fabrik zugewiesen und ihre Produktion erfolgt direkt in die automatisierten Montagesysteme. Ab 2000 wird von Lieferanten erwartet, dass sie in der Lage sind, die Rolle eines aktiven Partners in der Definition und Entwicklung von Geschäftsstrategien zu übernehmen und zur Erreichung wirtschaftlicher Ziele beizutragen.
Von der Produktion zu…
Die erste Phase der Tertiarisierung umfasste daher die Produktion; dann folgte die Auslagerung einiger innerbetrieblicher Dienstleistungen wie: Instandhaltung, Materiallagerhaltung, Transporte, Betriebscatering, Fabrikreinigung, einige Schulungsdienstleistungen und Buchhaltung, die Verwaltung von Informationssystemen. Solche Tertiarisierungen werden heute jedoch als selbstverständlich angesehen, und ihre zunehmend verbreitete Anwendung, insbesondere in Unternehmen, die Ressourcen freisetzen möchten, veranlasst die Unternehmensleitung, die Möglichkeit einer ähnlichen Anwendung auch für die Beschaffungsverwaltung in Betracht zu ziehen.
Die Übertragung der Verwaltung der Beschaffung, insbesondere von nicht produktiven Materialien, auf einen externen Partner hat einerseits zum Ziel, die besten Ressourcen stärker auf strategische Aktivitäten konzentrieren zu können, und andererseits wirtschaftliche Vorteile zu erzielen, indem die Betriebskosten flexibilisiert werden. Bei der Übertragung der Verwaltung findet auch eine Dezentralisierung der meisten Routineaufgaben statt, was zur Motivationssteigerung der freigewordenen Mitarbeiter beiträgt und eine höhere Professionalität entwickelt, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens am Markt zu verbessern und davon zu profitieren, lukrativere Marktbereiche intensiver zu nutzen.
Die Verfahren
Der Beschaffungsprozess besteht aus einer Reihe von sequenziellen Aktivitäten oder Verfahren, die von der Entstehung der Bedarfsmitteilung und der Auftragserteilung bis zur Zahlung der erworbenen Waren reichen. Die Anzahl der Verfahren hat sich im Laufe der Zeit aufgrund der wachsenden Bestellmenge und der Tendenz zur Reduzierung des Lagerbestandes erhöht.
Die Anwendung des Outsourcing-Konzepts bei einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich der Pressen, insbesondere für Jahrbücher und Telefonlisten für den öffentlichen Nutzer, hat die Reduzierung des Beschaffungsvolumens ermöglicht und die Betriebskosten um das 15-Fache gegenüber früher gesunken.
Die Entwicklung jedes Verfahrens, das Teil des Prozesses ist, erzeugt ein Volumen an Dokumentation und Informationen, die die Mitarbeiter in deren Bearbeitung binden und ihnen wertvolle Zeit entziehen, die sie sonst für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen könnten, wie z.B. den Einkauf von Systemen und Rohstoffen, die Verwaltung von Vereinbarungen und die Überwachung.
Es ist zu beobachten, dass die Anzahl der erforderlichen Verfahren für die Durchführung der Beschaffung exponentiell mit der Größe der beteiligten innerbetrieblichen Strukturen im Prozess wächst. Gleichzeitig nehmen sowohl das Risiko von Verfahrensfehlern als auch das Informationschaos zu, wodurch der Effizenzgrad der Abteilungen dramatisch sinkt. Dies macht die Überwachung und Verwaltung sehr komplex, verzweigt und teuer. Solche Kosten übersteigen vielfach den Wert des Beschaffungsgegenstandes.
Die Störungen
Der notwendige Aufwand für die individuelle Verwaltung aller Verfahren des Beschaffungsprozesses ist quantifizierbar, solange die Verfahren linear sind, das heißt, solange im Prozessablauf keine Störungen auftreten – ein häufiges und unterschätztes Phänomen bei der Schätzung der Betriebskosten, das eine Reihe von Supportaktivitäten erzeugt, die nicht direkt dem Geschäftszweck dienen, aber zu einer administrativen Notwendigkeit werden. Verfahrensstörungen entstehen aus verschiedenen Quellen, sind sowohl intern als auch extern für den Betrieb und können zu Stillständen führen, wodurch im schlimmsten Fall die gesamte Aktivitätsfolge neu beginnen muss, was zu einer Wiederholung der gleichen administrativen Aktivitäten, der Erstellung zusätzlicher Dokumentation und zu enormen Kostensteigerungen für alle Abteilungen führt, durch die der Beschaffungsprozess läuft.
Die Einführung des administrativen Outsourcings zielt genau auf die drastische Reduzierung der Anzahl der innerbetrieblichen Verwaltungs- und Kontrollverfahren ab. Es ist eben die Verwaltung dieser letzten, die einen großen Teil der Ressourcen und Mittel absorbiert, die hochgradig für ganz andere Aufgaben charakterisiert sind, und es ist vor allem die Vereinfachung dieser Verwaltungen, die das enorme Potenzial für wirtschaftliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen aufzeigt. Bei einem italienischen Unternehmen, das zu den führenden der Welt in der Konstruktion von Transportfahrzeugen gehört und insbesondere in zwei deutschen Fabriken für die Konstruktion feuerfester Fahrzeuge tätig ist, wurde das Outsourcing für die Verwaltung der Beschaffung von Produktionsmaterialien von etwa 70 Lieferanten angewendet, deren jährliche Liefervolumen zwischen 50 und 95.000 Stück liegen. Diese Lösung ermöglichte es, die Anzahl der Lieferungen und damit der Rechnungen in 16 Monaten von 1.321 auf 85 zu reduzieren – entsprechend 99,93 % – und die Anzahl der Rechnungen von etwa 1.000 auf 40 zu reduzieren – entsprechend 99,96 %.
Bei der Überlegung, Outsourcing einzuführen, besteht immer die Angst, die Kontrolle über die Situation zu verlieren. Aber wenn erst einmal die Rollen, Kompetenzbereiche und Verantwortungen der beiden Partner klar definiert sind, kann man die wirtschaftliche Zweckmäßigkeit sichtbar machen: Diese kann nicht davon absehen, mit allen von dem Unternehmen getragenen Kosten für die interne Erbringung der Dienstleistungen verglichen zu werden, deren Auslagerung in Betracht gezogen wird.
Ein skalierbarer Ansatz
Aus diesem Grund hat Unitec ein Konzept entwickelt, das dieser Frage besondere Aufmerksamkeit widmet und eine modulare Anwendung vorschlägt, die bei jedem Schritt in Richtung Outsourcing eine unmittelbare wirtschaftliche Rentabilität ermöglicht, durch eine Reihe von Vorschlägen und Anwendungsmöglichkeiten, basierend auf einem an die Unternehmensgröße und Geschäftserfordernisse anpassbaren Modell, das vor allem leicht in bestehende Strukturen einführbar ist.
Die modulare teilweise oder vollständige Einführung des Outsourcings mit der Möglichkeit, im Team zu arbeiten und einen Koordinator auszubilden, ermöglicht es jederzeit, die Unterbrechung der Dienstleistungsbeziehung und eine neue unabhängige Verwaltung zu überdenken, wodurch die Entscheidung weniger schwierig wird, die von einem externen Partner getragen wird.
Das administrative Outsourcing der Beschaffung von nicht produktiven Materialien durch Unitec basiert auf Erfahrungen, die mit Unternehmen verschiedener europäischer Länder und verschiedener Industriebranchen gesammelt wurden, und die Unternehmensstruktur erstreckt sich auch auf Produktionsmaterialien, wodurch Wissen konsolidiert und diversifiziert wird – Faktoren, die eine wichtige Betriebs- und Zuverlässigkeitsgarantie darstellen.
Die von Unitec durchgeführten Outsourcing-Aktivitäten werden durch die Verwendung eines hauseigenen entwickelten und gepflegten Informationssystems unterstützt, mit einem internen Team von Programmierern, das integrierte Standardverfahren durchführt und die Datenübertragung zwischen Kunden und Lieferanten ermöglicht.
Das Know-how im Bereich der Informationsverwaltung, das durch Erfahrungen mit eigenen Kunden gewonnen wurde, ermöglicht es Unitec, ständig neue Computerlösungen und Datenübertragungen zu testen und dem Kunden anzubieten, um die Kommunikation zu verbessern und den Informationszugriff erheblich zu beschleunigen, wodurch Anfrage- und Antwortzeiten verkürzt werden. Dies alles unter Nutzung der Zusammenarbeit mit hochqualifiziertem und professionellem Personal.
Die Zusammenarbeit mit Unitec kann mit großer Flexibilität gestaltet werden, von der einzelnen Auftragserteilung bis zur Verwaltung aller Verfahren des Beschaffungsprozesses, der von der Entstehung des Bedarfs bis zur Lagerverwaltung und zur Bereitstellung von Computerlösungen für die Büroautomatisierung reicht.
Fazit
Die Einführung und Anwendung des administrativen Outsourcings und der Beschaffungsverwaltung haben der Unternehmensleitung ermöglicht, die am Anfang genannten Entscheidungsparadoxien endgültig zu lösen und flexible tatsächliche Kosten zu erzielen, wodurch auch die kostbare Ressource Zeit zurückgewonnen wird, die grundlegend ist, um sich verstärkt strategischen und primären Unternehmensaktivitäten widmen zu können.
Mit der Wiedergewinnung von Zeitressourcen in allen Bereichen des Betriebs nimmt unmittelbar der innerbetriebliche Effizienzngrad zu, was eine bessere Ressourcenvisibilität ermöglicht und eine positive Synergiespirale einleitet.
Das Verständnis für die Bedeutung dieses Ergebnisses hat gezeigt, dass, wenn sich alle Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren, das Unternehmen Wunder wirken kann.