Lösungen und Initiativen; die Verfahren; Störungen; ein skalierbarer Vorschlag; usw.
Ein komplexes System wie die Logistik erfordert einen modularen Ansatz, der eine kurzfristige Zielerreichung ermöglicht. Bringt Outsourcing auch Wunder?
Das Outsourcing von Lieferungen kann bei richtiger Anwendung zu Kosteneinsparungen, Einheiteneffizienz und Zeiteinsparungen führen
Gewinne steigern und Kosten senken, Marktanteile gewinnen und sich gegen die Konkurrenz verteidigen, sich nur auf ein bestimmtes Gebiet spezialisieren und andere erkunden, die Effizienz von Einheiten verbessern und zugewiesenes Personal reduzieren, die Effizienz von Systemen steigern und Lagervorräte reduzieren, schließlich aus festen Strukturen die maximale Leistung herausholen und den Kosten Flexibilität verleihen: Dies sind zunehmend Ziele, die von der Unternehmensführung gefordert werden.
Es ist offensichtlich, dass einige dieser Aktivitäten im Widerspruch zueinander stehen und ein Entscheidungsparadoxon darstellen, das in seiner Prioritätensetzung vorsieht, einigen gegenüber anderen Respekt zu zollen. Da sie mit herkömmlichen Verfahrensmethoden durchgeführt werden, verursachen sie zusätzliche Kosten, ohne das primäre Bedürfnis zu befriedigen, die von ihnen verursachten Kosten zu senken, ein Versuch, der stark vom Markt geprägt ist und eine immer größere Wettbewerbsfähigkeit erfordert.
Lösungen und Initiativen
Die bisherigen Lösungen sind zahlreich und zu den besten Ergebnissen zählen die Zuordnung von Gebiets- und Produktkompetenzen, die Bildung von Arbeitsgruppen, die Umwandlung und Aufteilung von Bereichen in Kostenstellen, die Einrichtung des Profitcenters, die Dezentralisierung sowie die Konzentration von Aktivitäten. Als Mittel zur Erreichung dieser Ziele kam zunächst Insourcing zum Einsatz, das heißt alle Möglichkeiten zur Verbesserung interner Strukturen wurden ausgelotet, um die Effizienz zu steigern. Obwohl all diese Aktivitäten nicht immer den Erwartungen vollständig entsprachen, lieferten sie dem Management Anhaltspunkte zur Lokalisierung von Funktionsstörungen und zur Identifizierung von Verbesserungszielen. Bemerkenswert ist auch, dass die Unterteilung in unabhängige operative Einheiten zu Duplikaten einiger interner Funktionen geführt hat, was ebenfalls die Komplexität der Kommunikation zwischen den Agenturen erhöht hat.
Gleichzeitig mit diesen Insourcing-Initiativen hat sich in der Produktion bereits in den 70er Jahren nach anfänglichem Misstrauen zunehmend das Konzept des Outsourcings durchgesetzt. Die Erfolge waren durchschlagend, die Zahl der Unternehmen, die es nutzten, stieg und nachdem das anfängliche Misstrauen überwunden war, wurden immer fortschrittlichere Formen des Outsourcings umgesetzt.
Von 1970 bis heute hat sich im Bereich der Großproduktion einiges verändert: In diesen Jahren wurden einige Produktionen externen Lieferanten anvertraut, die zuvor intern durchgeführt wurden. In den 80er-Jahren wurde Just-in-Time für Fließbänder eingeführt.
Ab 1990 bauten Zulieferer eigene Werke in der Nähe des Kunden. Ab 1995 werden den Zulieferern eigene Flächen innerhalb der Werke zugewiesen und ihre Produktion direkt in die automatischen Montageanlagen integriert. Im Jahr 2000 wird von Lieferanten gefordert, dass sie in der Lage sind, bei der Definition und Entwicklung von Geschäftsstrategien die Rolle eines aktiven Partners einzunehmen und zur Erreichung wirtschaftlicher Ziele beizutragen.
Von der Produktion bis...
Die erste Phase des Outsourcings betraf daher die Produktion; Anschließend vertrauten wir einige interne Dienstleistungen Dritten an, beispielsweise Wartung, Lagerung von Materialien, Transport, Betriebsverpflegung, Betriebsreinigung, einige Schulungs- und Buchhaltungsdienste sowie die Verwaltung von Computersystemen. Heutzutage wird ein solches Outsourcing jedoch als selbstverständlich angesehen und seine zunehmende Verbreitung, insbesondere in Unternehmen, die bestimmte Ressourcen freisetzen möchten, veranlasst das Management, die Möglichkeit in Betracht zu ziehen, auch für das Beschaffungsmanagement auf ähnliche Modelle zurückzugreifen.
Die Übertragung des Beschaffungsmanagements, insbesondere von nichtproduktiven Materialien, an einen externen Partner hat einerseits das Ziel, die besten Ressourcen hauptsächlich auf strategische Aktivitäten konzentrieren zu können und andererseits wirtschaftliche Vorteile zu erzielen und die Betriebskosten flexibel zu gestalten. Mit der Übertragung des Managements kommt es auch zu einer Dezentralisierung der meisten Routinearbeiten, was dazu beiträgt, die Motivation der freigesetzten Ressourcen zu erhöhen, und gleichzeitig wird eine größere Professionalität entwickelt, um die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen auf dem Markt zu steigern, was unter anderem dazu beiträgt, stärker von den lukrativen Bereichen des Marktes zu profitieren (Cash Cow).
Die Verfahren
Der Lieferprozess besteht aus einer Reihe aufeinanderfolgender Aktivitäten oder Verfahren von der Entstehung des Bedarfs und der Ausgabe der Nachfrage bis zur Bezahlung der gekauften Waren. Die Anzahl der Verfahren hat im Laufe der Zeit zugenommen, da die Anzahl der erforderlichen Bestellungen zunimmt und der Anteil der Herkunft der in den Maschinen montierten Komponenten zunimmt und der Wert im Lager tendenziell abnimmt.
Die Anwendung des Outsourcing-Konzepts bei einem Turiner Unternehmen, das weltweit führend auf dem Gebiet der Druckmaschinen ist, insbesondere von Jahrbüchern und Telefonlisten für den öffentlichen Nutzer, hat es ermöglicht, das Volumen der Lieferungen zu reduzieren, wobei eine bestimmte Lagerung auch einen wirtschaftlichen Wert von weniger als dem 15-fachen der Betriebskosten derselben Bestellung hat.
Die Entwicklung jedes Verfahrens, das Teil des Prozesses ist, erzeugt eine Menge an Dokumentation und Informationen, die die Schulung der Mitarbeiter beeinträchtigen und ihnen wertvolle nutzbare Zeit rauben, die sie stattdessen für die Entwicklung ihrer spezifischen Aktivitäten wie den Kauf von Systemen und Rohstoffen, die Verwaltung von Vereinbarungen, Wartung und Kontrolle verwenden könnten.
Es ist zu beachten, dass die Anzahl der für die Ausführung der Lieferung erforderlichen Vorgänge exponentiell mit der Vergrößerung der Dimensionen der am Prozess beteiligten internen Strukturen zunimmt. Gleichzeitig steigt das Risiko von Verfahrensfehlern und Informationschaos, wodurch die Effizienz der beteiligten Behörden drastisch sinkt. Dies macht Überwachung und Management sehr komplex, gegliedert und kostspieliger. Diese Kosten übersteigen immer häufiger den Wert des Liefergegenstandes bei weitem.
Interferenzen
Der Aufwand, der für die einheitliche Verwaltung aller Abläufe des Versorgungsprozesses erforderlich ist, ist jedoch quantifizierbar, solange die Abläufe linear sind, d. Verfahrensstörungen werden von verschiedenen Quellen innerhalb und außerhalb des Werks verursacht und können einen Stillstand bedeuten, der in den schlimmsten Fällen dazu führt, dass die Abfolge der Prozessaktivitäten neu gestartet werden muss, mit den Folgen einer Wiederholung der gleichen Verwaltungsaktivitäten, der Erstellung zusätzlicher Dokumentation und einem enormen Kostenanstieg für alle Büros, die das Lieferverfahren durchläuft.
Die Einführung des Verwaltungs-Outsourcings endet genau mit der drastischen Reduzierung der Anzahl interner Verwaltungs- und Kontrollverfahren. Gerade deren Verwaltung verschlingt einen großen Teil der hochgradig charakterisierten Ressourcen und Mittel zur Erfüllung vieler anderer Arten von Aufgaben, und es ist vor allem die Vereinfachung dieser Verwaltung, die die enormen Vorteile der wirtschaftlichen Erholung und Effizienz hervorhebt. In einem italienischen Unternehmen, das weltweit zu den ersten im Bau von Transportfahrzeugen gehört, und insbesondere in zwei deutschen Werken für den Bau von Spezialtransportfahrzeugen wurde Outsourcing für die Verwaltung der Lieferungen von Produktionsmaterialien von rund 70 Lieferanten eingesetzt, deren jährliche Liefermengen zwischen 50 und 95.000 Einheiten liegen. Eine solche Lösung hat es ermöglicht, die Anzahl der Lieferungen und damit Prozesse in 16 Monaten Aktivität von 1.321 auf 85, was 99,93 % entspricht, und die Anzahl der Rechnungen von etwa 1.000 auf 40, was 99,96 % entspricht, zu reduzieren.
Bei der Abschätzung der Einführung von Outsourcing besteht immer die Befürchtung, die Kontrolle über die Situation zu verlieren, aber in dem Moment, in dem die Rollen definiert werden, die Befugnisse und Verantwortlichkeiten der beiden Auftragnehmer verteilt werden, ist es möglich, die wirtschaftliche Zweckmäßigkeit sichtbar zu machen: Letztere können nicht ohne einen Vergleich mit allen Kosten auskommen, die das Unternehmen trägt, wenn es intern die Dienstleistungen erbringt, deren Möglichkeiten zur Verwaltung im Outsourcing geschätzt werden.
Ein skalierbarer Vorschlag
Aus diesem Grund hat Unitec genau ein Konzept entwickelt, das diesem Aspekt besondere Aufmerksamkeit widmet und eine modulare Anwendung vorschlägt, die durch eine Reihe von Vorschlägen und Anwendungsmöglichkeiten eine sofortige wirtschaftliche Rendite bei jedem Schritt in Richtung Outsourcing ermöglicht, basierend auf einem Modell, das an die Geschäftsdimensionen und -bedürfnisse angepasst und vor allem einfach in bereits bestehende Strukturen integriert werden kann.
Die Modularität des Outsourcings, der teilweisen oder vollständigen Einführung, mit der Möglichkeit der Arbeit in assoziierten Teams und der Schulung innerhalb der Rolle des Koordinators, ermöglicht es, jederzeit die Hypothese einer Unterbrechung des Leistungsverhältnisses und einer neuen und unabhängigen Führung in Betracht zu ziehen, wodurch die Entscheidung weniger schwierig für einen externen Partner getroffen werden muss.
Das administrative Outsourcing von Lieferungen nichtproduktiver Materialien durch Unitec basiert auf der gesammelten Erfahrung mit Unternehmen aus mehreren europäischen Ländern, die in verschiedenen Industriebereichen tätig sind. Die Unternehmensstruktur selbst erstreckt sich auch genau auf Produktionsmaterialien und konsolidiert und diversifiziert das Know-how, Faktoren, die eine wichtige Betriebsgarantie und Zuverlässigkeit im Laufe der Zeit darstellen.
Die von Unitec durchgeführten Outsourcing-Aktivitäten werden durch den Einsatz eines intern entwickelten und gewarteten Computersystems mit einem internen Team von Programmierern unterstützt, das Standardabläufe anpasst und die Übertragung von Kommunikationsdaten mit Kunden und Lieferanten ermöglicht.
Das Know-how auch im Bereich Informationsmanagement, das im Laufe der gesammelten Erfahrungen mit seinen eigenen Kunden erworben wurde, ermöglicht es Unitec, intern immer wieder mit neuen IT-Lösungen und Datenübertragungen zu experimentieren, um sie dem Kunden vorzuschlagen, mit dem Ziel, die Kommunikation zu verbessern, den Zugriff auf Informationen erheblich zu beschleunigen und die Frage- und Antwortzeiten zu verkürzen. Und das alles unter Nutzung der Zusammenarbeit von qualifiziertem und hochprofessionellem Personal.
Die Zusammenarbeit mit Unitec kann mit großer Flexibilität gestaltet werden und reicht von der einzelnen Auftragserteilung bis zur Verwaltung aller Abläufe des Lieferprozesses, der von der Phase der Bedarfserstellung über die Lagerverwaltung bis hin zur Bereitstellung von IT-Lösungen für die Büroautomatisierung reicht.
Schlussfolgerung
Die Einführung und Anwendung von Verwaltungs- und Versorgungs-Outsourcing hat es dem Management ermöglicht, die eingangs erwähnten Entscheidungsparadoxe endgültig zu lösen und wirklich flexible Kosten zu erzielen und gleichzeitig die kostbare Zeitressource zurückzugewinnen, die von grundlegender Bedeutung ist, um sich immer effektiver den strategischen und primären Aktivitäten des Unternehmens zu widmen.
Durch die Rückgewinnung von Zeiträumen in allen Bereichen des Werks steigt sofort der Grad der internen Effizienz, was eine bessere Sichtbarkeit der Ressourcen ermöglicht und eine positive Synergiespirale in Gang setzt.
Das Wissen um die Bedeutung dieses Ergebnisses hat uns verständlich gemacht, dass das Unternehmen Wunder vollbringen kann, wenn sich alle Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren.