Lösungen und Initiativen; die Verfahren; Interferenz; ein skalierbares Angebot; usw.
Ein komplexes System wie die Logistik erfordert einen modularen Ansatz, der eine kurzfristige Zielerreichung ermöglicht, und kann Outsourcing auch Wunder bewirken?
Das Outsourcing der Beschaffung kann bei richtiger Anwendung zu Kosteneinsparungen, Prozesseffizienz und Zeiteinsparungen führen
Um Gewinne zu steigern und Kosten zu senken, Marktanteile zu gewinnen und sich gegen die Konkurrenz zu verteidigen, sich auf die eigene Branche zu spezialisieren und andere zu erkunden, die Effizienz von Prozessen zu verbessern und zugewiesenes Personal zu reduzieren, die Effizienz von Systemen zu steigern und Lagerbestände zu reduzieren, schließlich den maximalen Ertrag aus festen Strukturen zu erzielen und den Kosten Flexibilität zu verleihen: Das sind die Ziele, die zunehmend von der Unternehmensführung gefordert werden.
Es ist offensichtlich, dass einige dieser Aktivitäten miteinander in Konflikt stehen und ein Entscheidungsparadoxon darstellen, dessen Lösung in der Reihenfolge der Priorität die Berücksichtigung sekundärer Ziele erfordert. Sie werden nach der konventionellen Verfahrensmethodik hergestellt und stellen eine Quelle zusätzlicher Kosten dar, ohne das primäre Bedürfnis nach Kostensenkung zu befriedigen, das sie erzeugt, ein Versuch, der stark vom Markt geprägt ist und eine immer größere Wettbewerbsfähigkeit erfordert.
Lösungen und Initiativen
Bisher wurden viele Lösungen umgesetzt, und unter den Lösungen, die zu den besten Ergebnissen geführt haben, ist es nützlich, die Zuweisung von Gebiets- und Produktkompetenzen, die Bildung von Arbeitsgruppen, die Umwandlung und Aufteilung von Bereichen in Kostenstellen, die Einrichtung des Profitcenters, die Dezentralisierung sowie die Konzentration von Aktivitäten zu erwähnen. Um diese Ziele zu erreichen, wurde zunächst Insourcing eingesetzt, d. h. alle Möglichkeiten zur Verbesserung interner Strukturen wurden ausgelotet, um die Effizienz zu steigern. Alle diese Aktivitäten lieferten dem Management, auch wenn sie nicht ganz den Erwartungen entsprachen, Hinweise zur Lokalisierung von Funktionsstörungen und zur Identifizierung von Verbesserungszielen. Es ist zu beachten, dass durch die Aufteilung in unabhängige operative Einheiten einige interne Funktionen dupliziert wurden, was auch die Komplexität der Kommunikation zwischen den Agenturen erhöht hat.
Parallel zu diesen Insourcing-Initiativen etablierte sich bereits in den 70er Jahren in der Produktion nach einer anfänglichen Phase des Misstrauens zunehmend das Konzept des Outsourcings. Die Erfolge waren sensationell, die Zahl der Unternehmen, die es nutzten, stieg und nachdem das anfängliche Misstrauen überwunden war, entstanden immer fortschrittlichere Formen des Outsourcings.
Von 1970 bis heute hat sich im Bereich der Großserienfertigung einiges verändert: In diesen Jahren wurden einige Produktionen externen Lieferanten anvertraut, die zuvor intern durchgeführt wurden. Die Einführung der Just-in-Time-Produktion für Fließbänder erfolgte in den 1980er Jahren.
Seit 1990 bauen Zulieferer ihre Anlagen in unmittelbarer Nähe des Kunden. Seit 1995 werden den Lieferanten Stellplätze innerhalb der Werke zugewiesen und ihre Produktion fließt direkt in die automatischen Montageanlagen. Im Jahr 2000 wurde von Lieferanten gefordert, dass sie bei der Definition und Entwicklung von Unternehmensstrategien die Rolle eines aktiven Partners übernehmen und zur Erreichung wirtschaftlicher Ziele beitragen können.
Von der Produktion bis...
Die erste Phase des Outsourcings betraf daher die Produktion; Anschließend haben wir mit der Auslagerung einiger interner Dienstleistungen begonnen, wie z. B. Wartung, Lagerung von Materialien, Transport, Betriebsverpflegung, Reinigung von Systemen, einige Schulungs- und Buchhaltungsdienste sowie Verwaltung von IT-Systemen. Ein solches Outsourcing wird heute als eine natürliche Tatsache betrachtet und seine zunehmend verbreitete Anwendung, insbesondere in Unternehmen, die bestimmte Ressourcen freisetzen möchten, veranlasst das Management, die Möglichkeit zu prüfen, auf ähnliche Modelle auch für die Verwaltung von Lieferungen zurückzugreifen.
Die Übertragung des Beschaffungsmanagements an einen externen Partner, insbesondere von nichtproduktiven Materialien, hat zum einen das Ziel, sich hauptsächlich auf strategische Aktivitäten mit den besten Ressourcen konzentrieren zu können, und zum anderen, wirtschaftliche Vorteile zu erzielen und die Betriebskosten flexibel zu gestalten. Bei der Führungsübergabe wird zudem ein Großteil der Routinearbeiten dezentralisiert, was zur Steigerung der Motivation der frei werdenden Ressourcen beiträgt. Darüber hinaus wird eine größere Professionalität entwickelt, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt zu steigern und unter anderem dazu beizutragen, die profitablen Marktbereiche intensiver zu nutzen (Cash Cow).
Die Verfahren
Der Beschaffungsprozess besteht aus einer Reihe aufeinanderfolgender Aktivitäten oder Verfahren, die von der Entstehung des Bedarfs über die Ausstellung der Anfrage bis zur Bezahlung der gekauften Waren reichen. Die Anzahl der Vorgänge hat im Laufe der Zeit zugenommen, da die Anzahl der erforderlichen Bestellungen zunimmt und die Vervielfachung der in Maschinen montierten Komponenten sowie die Tendenz zur Verringerung des im Lager gehaltenen Wertes anhalten.
Die Anwendung des Outsourcing-Konzepts bei einem Turiner Unternehmen, das weltweit führend im Drucksektor ist, insbesondere bei Verzeichnissen und Telefonverzeichnissen für öffentliche Benutzer, hat es ermöglicht, das Liefervolumen eines bestimmten Lagers zu reduzieren, selbst wenn der wirtschaftliche Wert 15-mal niedriger ist als die Betriebskosten derselben Bestellung.
Die Entwicklung jedes Verfahrens, das Teil des Prozesses ist, erzeugt eine Menge Dokumentation und Informationen, die das Verwaltungspersonal in die Schulungsverfahren einbeziehen und wertvolle Zeit stehlen, die stattdessen für die Entwicklung ihrer spezifischen Aktivitäten wie den Kauf von Systemen und Rohstoffen, die Verwaltung von Verträgen, Wartung und Kontrolle verwendet werden könnte.
Es ist zu beachten, dass die Anzahl der für die Durchführung der Beschaffung erforderlichen Verfahren exponentiell mit der Vergrößerung der am Prozess beteiligten internen Strukturen zunimmt. Gleichzeitig steigt sowohl das Risiko von Verfahrensfehlern als auch von Informationschaos, wodurch die Effizienz der beteiligten Behörden drastisch sinkt. Dies macht Überwachung und Management sehr aufwändig, aufwändig und teurer. Diese Kosten übersteigen den Wert des Liefergegenstandes immer häufiger deutlich.
Interferenzen
Der Aufwand, der für die individuelle Verwaltung aller Abläufe des Beschaffungsprozesses erforderlich ist, ist jedoch quantifizierbar, solange die Abläufe linear sind, d. Verfahrensstörungen entstehen aus verschiedenen Quellen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Werks, und können einen Stillstand bedeuten, der im schlimmsten Fall dazu führt, dass die Abfolge der Prozessaktivitäten neu gestartet werden muss, mit den Folgen einer Wiederholung der gleichen Verwaltungsaktivitäten, der Erstellung weiterer Dokumentation und einem enormen Kostenanstieg für alle Büros, die das Vergabeverfahren durchläuft.
Die Einführung des Verwaltungs-Outsourcings zielt genau darauf ab, die Zahl der internen Verwaltungs- und Kontrollvorgänge drastisch zu reduzieren. Gerade die Verwaltung dieser Verwaltung beansprucht in hohem Maße Ressourcen und hochqualifizierte Mittel, um viele andere Arten von Aufgaben zu erfüllen, und vor allem die Vereinfachung dieser Verwaltung verdeutlicht das enorme Potenzial für wirtschaftliche Erholung und Effizienz. Bei einem italienischen Unternehmen, das weltweit zu den ersten im Bau von Transportfahrzeugen gehört, und insbesondere in zwei deutschen Werken für den Bau von Feuerwehrfahrzeugen wurde Outsourcing für die Verwaltung der Versorgung mit Produktionsmaterialien von rund 70 Lieferanten angewendet, deren jährliche Liefermengen zwischen 50 und 95.000 Einheiten liegen. Diese Lösung ermöglichte es, die Anzahl der Lieferungen und damit der Lieferscheine in 16 Monaten Aktivität von 1.321 auf 85, was 99,93 % entspricht, und die Anzahl der Rechnungen von etwa 1.000 auf 40, was 99,96 % entspricht, zu reduzieren.
Bei der Bewertung der Einführung von Outsourcing besteht immer die Angst, die Kontrolle über die Situation zu verlieren, aber wenn die Rollen, Kompetenzbereiche und Verantwortlichkeiten der beiden Auftragnehmer definiert sind, ist es möglich, den wirtschaftlichen Nutzen sichtbar zu machen: Letzterer kann einen Vergleich mit allen Kosten, die dem Unternehmen bei der internen Bereitstellung der Dienstleistungen entstehen, deren Verwaltung im Outsourcing bewertet wird, nicht außer Acht lassen.
Ein skalierbarer Vorschlag
Aus diesem Grund hat Unitec ein Konzept entwickelt, das diesem Aspekt besondere Aufmerksamkeit widmet und eine modulare Anwendung vorschlägt, die in jeder Phase, die in Richtung Outsourcing durchgeführt wird, durch eine Reihe von Vorschlägen und Anwendungsmöglichkeiten einen sofortigen wirtschaftlichen Nutzen ermöglicht, auf der Grundlage eines Modells, das an die Größe und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und vor allem einfach in bestehende Strukturen integriert werden kann.
Die modulare Einführung des teilweisen oder vollständigen Outsourcings mit der Möglichkeit, in gemischten Teams zu arbeiten und die Schulung innerhalb der Rolle des Koordinators durchzuführen, ermöglicht es, die Möglichkeit einer Unterbrechung der Beziehung und einer unabhängigen Verwaltung jederzeit in Betracht zu ziehen, wodurch die Entscheidung weniger schwierig zu unterstützen ist, wenn sie von einem externen Partner unterstützt wird.
Das administrative Outsourcing der Lieferung von nichtproduktiven Materialien durch Unitec basiert auf der Erfahrung, die Unitec mit Unternehmen aus verschiedenen europäischen Ländern gesammelt hat, die in verschiedenen Industriezweigen tätig sind. Die Unternehmensstruktur erstreckt sich auch auf Produktionsmaterialien und konsolidiert und diversifiziert so das Know-how, Faktoren, die eine wichtige Betriebsgarantie und Zuverlässigkeit im Laufe der Zeit darstellen.
Die von Unitec durchgeführten Outsourcing-Aktivitäten werden durch den Einsatz eines intern entwickelten und gepflegten IT-Systems mit einem internen Team von Programmierern unterstützt, das die Einhaltung betrieblicher Standards gewährleistet und die Übermittlung von Daten an Kunden und Lieferanten ermöglicht.
Darüber hinaus ermöglicht das durch die Erfahrungen mit seinen Kunden erworbene Know-how im Bereich Informationsmanagement Unitec, intern mit neuen IT-Lösungen und Datenübertragungen zu experimentieren, die sie dem Kunden vorschlagen kann, um die Kommunikation zu verbessern, den Zugriff auf Informationen enorm zu beschleunigen und die Anfrage- und Antwortzeiten zu verkürzen. Alles in Zusammenarbeit mit qualifiziertem und hochprofessionellem Personal.
Die Zusammenarbeit mit Unitec kann sehr flexibel gestaltet werden und reicht von der einzelnen Auftragserteilung bis hin zur Verwaltung aller Abläufe des Beschaffungsprozesses, der von der Phase der Bedarfsentstehung bis zur Verwaltung des Lagers und der Bereitstellung von IT-Lösungen für die Büroautomatisierung reicht.
Schlussfolgerung
Die Einführung und Anwendung der administrativen Auslagerung von Lieferungen hat es dem Management ermöglicht, die eingangs erwähnten Entscheidungsparadoxe endgültig zu lösen und flexible Betriebskosten zu erzielen und gleichzeitig die kostbare Ressource Zeit zurückzugewinnen, ein grundlegendes Element, um sich effektiver den strategischen und primären Aktivitäten des Unternehmens zu widmen.
Durch die Rückgewinnung von Zeiträumen in allen Bereichen des Werks steigt sofort die interne Effizienz, was eine bessere Sichtbarkeit der Ressourcen ermöglicht und eine positive Synergiespirale in Gang setzt.
Das Bewusstsein für die Bedeutung dieses Ergebnisses machte deutlich, dass das Unternehmen Wunder bewirken kann, wenn sich alle Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren.