Die Anwendungen von E-Business konzentrieren sich zunehmend auf Handelstransaktionen, um nicht nur Verkäufern, sondern auch Käufern Vorteile zu bringen. Alle Unternehmen können von den Instrumenten der E-Beschaffung profitieren.
Nach großen Wellen des elektronischen Handels Business-to-Consumer (B2C) und des Online-Handels ist die Anwendung des Internets, die seit einigen Monaten am häufigsten diskutiert wird, die E-Beschaffung, d. h. die integrierte Verwaltung der Beschaffung eines Unternehmens über das Internet, mit drei Hauptzielen:
- den Beschaffungsprozess mit den Lieferanten effizienter zu gestalten, indem bürokratische Zwischenschritte reduziert und Zahlungen ganz oder teilweise automatisiert werden.
- die günstigsten Angebote zu finden und Lieferanten auszuwählen, indem elektronische Kataloge auf den Webseiten der Lieferanten oder auf sogenannten E-Marktplätzen konsultiert werden.
- elektronische Ausschreibungen und Auktionen für Beschaffungen von hohem Wert zu organisieren.
In den meisten Organisationen werden Beschaffungsaktivitäten normalerweise per Telefon, Fax, Brief, E-Mail oder EDI verwaltet, mit einer Mischung aus manuellen und automatisierten Aktivitäten, die stark von den technologischen Möglichkeiten des Kunden und des Lieferanten abhängen. E-Beschaffungsanwendungen haben zum Ziel, die mit Beschaffungsprozessen verbundenen Aktivitäten zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im weitesten Sinne ist E-Beschaffung jede Aktivität, die mit Käufen verbunden ist und mit Hilfe des Internets durchgeführt wird, sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen: von der Nutzung von E-Mail zur Anforderung und zum Versand von Angeboten bis zur Nutzung von auf Produktsuche spezialisierten Suchmaschinen und zum Preisvergleich, bis hin zu elektronischen Auktionen zwischen Verbrauchern. Im engeren Sinne spricht man von Business-to-Business-E-Beschaffung, wenn eine Organisation den Beschaffungsprozess vollständig über das Internet mit reinen Informationssystemen organisiert, mit dem Ziel, den „passiven Zyklus” vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten: Das Interesse der Unternehmen an E-Beschaffung ergibt sich aus der Tatsache, dass Unternehmen zunächst den „aktiven Zyklus” (Verkauf, Produktion, Rechnungsstellung) mit traditionellen IT-Systemen und ERP automatisiert haben, dann erste Versuche mit elektronischem Handel unternommen haben, dann ihre Aufmerksamkeit auf den „Unterstützungszyklus” mit CRM-Anwendungen gerichtet haben, und schließlich den „passiven Zyklus” in den Fokus genommen haben, der folgendes umfasst:
- Beschaffung von Informationen, die zur Auswahl des zu erwerbenden Produkts oder der zu erwerbenden Dienstleistung erforderlich sind (Market Intelligence).
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Angebotsanforderungen.
- Unterstützung beim Vergleich von Angeboten und bei der Auswahl von Lieferant und Produkt.
- Erstellung der Bestellung.
- Genehmigung der Bestellung und damit verbundene interne Kontrollen (Vollmachten des Unternehmens, Budget, Standards und eventuell durch das Qualitätsmanagementsystem festgelegte Vorschriften).
- Versand der Bestellung an den Lieferanten.
- Rechnungsempfang, Zahlung, Verbuchung und Abschluss der Transaktion.
Derzeit haben nur wenige Unternehmen weltweit den passiven Zyklus vollständig automatisiert, während viele Beschaffungsabteilungen das Internet intensiv in der Phase der Market Intelligence (Informationssuche und Konsultation elektronischer Kataloge) nutzen.
Eine bessere Verwaltung der Beschaffung, die Verringerung der Fehlerquote in der Bestellverwaltungsphase, Einsparungen bei den erworbenen Vermögenswerten, die Möglichkeit, die Verwaltung der eigenen Lieferkette optimal zu planen, die Echtzeitverfolgung von Bestellungen durchzuführen, die Verkürzung der Verwaltungszeiten – dies sind die Hauptvorteile der E-Beschaffung, zu denen sich weitere Vorteile gesellen, wie die Verringerung des sogenannten „Maverick-Effekts” (Mitarbeiter, die sich den starren bürokratischen Verfahren entziehen möchten, führen einige Käufe direkt durch und beantragen später Kostenerstattung, durchschnittlich werden 30% der „indirekten” Artikel auf diese Weise erworben) und die Möglichkeit, eine große Menge an statistischen Daten automatisch zu erfassen (Lieferzeiten, Preisreduktionen, Einsparungen im Vergleich zu Angeboten anderer Lieferanten). Auch die Möglichkeit, ein Produkt mit Hilfe eines Konfiguratorprogramms oder eines Expertensystems zu gestalten, und der Online-Versand von Bestellungen stellt sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden einen großen Vorteil in Bezug auf Zeiten und Kosten dar.
Mit angemessenen Anpassungen an die IT-Systeme und die Geschäftsprozesse kann ein mittleres Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10% des Umsatzes erzielen.
Für multinationale Konzerne können die Einsparungen in der Größenordnung von Hunderten von Millionen liegen. Die Einsparungen betreffen vor allem indirekte Vermögenswerte wie Notebooks und Netzwerk-Hardware, Telefone, Software, diverses Büromaterial und Dienstleistungen, die nicht direkt die Produktionsabläufe betreffen, statt direkter Käufe (Rohstoffe und Halbfertigprodukte). Untersuchungen, die von großen Unternehmen durch Price Waterhouse Coopers und die Gartner Group durchgeführt wurden, zeigen, dass 75% der von Unternehmen gezahlten Rechnungen für Artikel unter 1.000 Dollar betreffen; die inneren Kosten (Overhead) zur Beschaffung eines Produkts im Wert von 5 Dollar entsprechen denen für Artikel im Wert von 5.000 Dollar; ein durchschnittlicher Einkauf mit traditionellen Prozessen umfasst durchschnittlich 22 Operationen, dauert etwa 15 Tage und hat innere Kosten zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Beschaffungslösung umfasst nur 12 Operationen, erfordert wenige Stunden und kostet zwischen 5 und 10 Dollar.
Neben den wirtschaftlichen und produktiven Vorteilen werden Beschaffungsprozesse stärker kontrollierbar und die Fehlerquote sinkt. Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Beschaffungssysteme eingeführt haben, berichten, dass sie ihre Investitionen in weniger als zwölf Monaten amortisiert haben.
In den USA wird E-Beschaffung von 25% der Unternehmen eingesetzt, und es wird geschätzt, dass dieser Prozentsatz 2001 40% erreichen wird.
Kleinere Unternehmen, die die Automatisierung des passiven Zyklus realisieren möchten, können sich an externe Strukturen wenden, die mehrere Unternehmen betreiben, die wie Beschaffungsgenossenschaften und Dienstleistungsunternehmen fungieren.
In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und fungiert als Outsourcer für die E-Beschaffung, mit einem Geschäftsmodell zwischen einem E-Beschaffungssystem und einem E-Marktplatz. Ein bedeutsames europäisches Beispiel ist das deutsche Unternehmen Unitec Gmbh, das auch in Italien präsent ist, das eines der ersten Experimente für vollständiges Outsourcing der Beschaffungsfunktion, Logistik und Lagerverwaltung von überwiegend industriellen Unternehmen darstellt.
