Titelseite: E-Procurement: Produkte, Dienstleistungen und Lösungen
Titelgeschichte E-Procurement
E-Business-Anwendungen haben sich schon immer stärker auf kommerzielle Transaktionen konzentriert, mit dem Ziel, nicht nur denjenigen zu helfen, die verkaufen, sondern auch denen, die erwerben. Alle Unternehmen können die gleichen Vorteile der E-Procurement-Instrumente nutzen.
Nach den großen Wellen des Business-to-Consumer (B2C)-E-Commerce und des Online-Handels ist E-Procurement die Internetanwendung, über die seit einigen Monaten am meisten gesprochen wird, d. h. die integrierte Verwaltung der Lieferungen eines Unternehmens über das Internet mit drei Hauptzielen:
- Machen Sie den Einkaufsprozess mit Lieferanten effizienter, indem Sie bürokratische Zwischenschritte reduzieren und Zahlungen teilweise oder vollständig automatisieren.
- Finden Sie die günstigsten Angebote und wählen Sie Lieferanten aus, indem Sie elektronische Kataloge konsultieren, die auf den Websites der Lieferanten selbst oder im sogenannten E-Marktplatz verfügbar sind.
- organisieren Sie elektronische Ausschreibungen und Auktionen für Lieferungen von großem Wert.
In den meisten Unternehmen werden Einkaufsaktivitäten typischerweise per Telefon, Fax, Brief, E-Mail oder EDI verwaltet, mit einer Mischung aus manuellen und automatisierten Aktivitäten, abhängig von den technologischen Fähigkeiten des Kunden und Lieferanten. E-Procurement-Anwendungen zielen darauf ab, Aktivitäten im Zusammenhang mit Einkaufsprozessen zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im weitesten Sinne ist E-Procurement jede Aktivität im Zusammenhang mit Käufen, die mit Hilfe des Internets durchgeführt wird, sowohl für private Verbraucher als auch für Unternehmen: von der Nutzung von E-Mail zum Anfordern und Versenden von Angeboten über die Nutzung von Suchmaschinen, die auf die Suche nach Produkten und den Preisvergleich spezialisiert sind, bis hin zur Durchführung elektronischer Auktionen zwischen Verbrauchern. Streng genommen spricht man von Business-to-Business E-Procurement, wenn eine Organisation den Einkaufsprozess über das Internet mit Computersystemen integriert, mit dem Ziel, den „passiven Zyklus“ vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten: Das Interesse der Unternehmen an E-Procurement beruht auf der Tatsache, dass Unternehmen zunächst den „aktiven Zyklus“ (Verkauf, Produktion, Abrechnung) mit traditionellen IT-Systemen und ERP automatisiert haben, dann E-Commerce ausprobiert haben und sich schließlich mit CRM-Anwendungen dem „Support-Zyklus“ zugewandt haben und sich schließlich auf den „passiven Zyklus“ konzentriert haben, der Folgendes umfasst:
- Suchen Sie nach nützlichen Informationen, um das Produkt oder die Dienstleistung auszuwählen, die Sie kaufen möchten (Market Intelligence).
- Unterstützung bei der Erstellung von Angebotsanfragen und Spezifikationen.
- Unterstützung beim Angebotsvergleich und bei der Lieferanten- und Produktauswahl.
- Erstellung der Bestellung.
- Genehmigung der Bestellung und der damit verbundenen internen Kontrollen (Unternehmensbefugnisse, Budget, durch das Qualitätssystem festgelegte Standards und Einschränkungen).
- Bestellung an den Lieferanten senden.
- Rechnungseingang, Zahlung, Buchung und Abschluss der Transaktion.
Derzeit haben nur wenige Unternehmen weltweit den passiven Zyklus vollständig automatisiert, während viele Einkaufsbüros in der Market-Intelligence-Phase (Informationssuche und Konsultation elektronischer Kataloge) in großem Umfang das Internet nutzen.
Eine bessere Verwaltung der Lieferungen, eine Verringerung der Anzahl von Fehlern, die in der Auftragsverwaltungsphase auftreten, Einsparungen bei den Kosten für eingekaufte Waren, die Möglichkeit, die Verwaltung der eigenen Lieferkette optimal zu planen, Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen und die Verwaltungszeiten zu verkürzen, sind die Hauptvorteile des E-Procurements, zu denen noch weitere Nebenvorteile hinzukommen, wie z direkte Käufe mit Kostenerstattung, so dass durchschnittlich 30 % der „indirekten“ Artikel auf diese Weise erworben werden) und die Tatsache, dass automatisch über eine große Menge an statistischen Daten verfügt (Lieferzeiten, Preisnachlässe, Einsparungen gegenüber Angeboten anderer Lieferanten).
Auch die Möglichkeit, ein Produkt mithilfe eines Konfiguratorprogramms oder Expertensystems zu konfigurieren und Bestellungen online zu versenden, stellt sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden einen großen Zeit- und Kostenvorteil dar.
Durch rechtzeitige Anpassungen des EDV-Systems und der Geschäftsabläufe kann ein mittelständisches Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10 % des Umsatzes erzielen.
Für multinationale Unternehmen können die Einsparungen in der Größenordnung von Hunderten von Milliarden liegen. Einsparungen beziehen sich hauptsächlich auf indirekte Güter wie Laptops und Netzwerke, Telefone, Software, Schreibwaren und Dienstleistungen, die sich nicht direkt auf die Produktionszyklen auswirken, und nicht auf direkte Einkäufe (Rohstoffe und Halbfabrikate).
Untersuchungen großer Unternehmen wie Price Waterhouse Coopers und Gartner Group zeigen, dass 75 % der von Unternehmen bezahlten Rechnungen sich auf Artikel beziehen, die weniger als 1.000 US-Dollar kosten; Die internen Kosten (Overhead) für den Erwerb eines 5-Dollar-Produkts entsprechen denen von 5.000-Dollar-Artikeln; Ein durchschnittlicher Kauf mit herkömmlichen Prozessen umfasst durchschnittlich 22 Vorgänge, dauert 15 Tage und verursacht interne Kosten zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Procurement-Lösung umfasst nur 12 Vorgänge, benötigt wenige Stunden und kostet zwischen 5 und 10 Dollar.
Zusätzlich zu den wirtschaftlichen und produktiven Vorteilen werden Einkaufsprozesse kontrollierbarer und die Fehlermöglichkeiten sinken.
Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Procurement-Systeme eingeführt haben, geben an, ihre Investitionen in weniger als zwölf Monaten amortisiert zu haben.
In den USA nutzen 25 % der Unternehmen E-Procurement, und es wird geschätzt, dass dieser Prozentsatz im Jahr 2001 40 % erreichen wird.
Kleinere Unternehmen, die den passiven Kreislauf automatisieren möchten, können auf externe Strukturen zurückgreifen, die mehrere Unternehmen betreiben und als Einkaufsgenossenschaften und Dienstleistungsunternehmen fungieren.
In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und ist als E-Procurement-Outsourcer strukturiert, mit einem Zwischengeschäftsmodell zwischen einem E-Procurement-System und einem E-Marktplatz.
Ein bedeutendes europäisches Beispiel ist die deutsche Unitec GmbH, die auch in Italien vertreten ist und eines der ersten Experimente zur vollständigen Auslagerung der Einkaufs-, Logistik- und Lagerverwaltungsfunktion für Unternehmen mit überwiegend industriellem Charakter darstellt.
