Seitentitel: E-Procurement: Produkte, Dienstleistungen und Lösungen
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E-Procurement-Abdeckung
E-Commerce-Anwendungen konzentrieren sich zunehmend auf die Geschäftstransaktionen selbst und helfen nicht nur denen, die verkaufen, sondern auch denen, die kaufen. Alle Unternehmen können nur von den gleichen Vorteilen der E-Procurement-Tools profitieren.
Nach den großen Wellen des Business-to-Consumer (B2C)-E-Commerce und des Online-Handels ist die Internetanwendung, über die in den letzten Monaten am meisten gesprochen wurde, E-Procurement, also die integrierte Verwaltung der Lieferungen eines Unternehmens über das Internet, mit drei Hauptzielen:
- Machen Sie den Einkaufsprozess bei Lieferanten effizienter, indem Sie bürokratische Zwischenschritte reduzieren und Zahlungen teilweise oder vollständig automatisieren.
- Finden Sie die günstigsten Angebote und wählen Sie Lieferanten aus, indem Sie die elektronischen Kataloge auf den Websites der Lieferanten selbst oder auf elektronischen Märkten, sogenannten E-Marktplätzen, konsultieren.
- organisieren Sie elektronische Ausschreibungen und Auktionen für hochwertige Lieferungen.
In den meisten Unternehmen werden Einkaufsaktivitäten typischerweise per Telefon, Fax, Post, E-Mail oder EDI verwaltet, mit einer Mischung aus manuellen und automatisierten Aktivitäten, die weitgehend von den technologischen Fähigkeiten des Kunden und Lieferanten abhängen. E-Procurement-Anwendungen zielen darauf ab, Aktivitäten im Zusammenhang mit Einkaufsprozessen zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im weitesten Sinne ist E-Procurement jede Aktivität im Zusammenhang mit Käufen, die über das Internet sowohl von privaten Verbrauchern als auch von Unternehmen durchgeführt wird: von der Nutzung von E-Mail zum Anfordern und Versenden von Angeboten über die Nutzung von Suchmaschinen, die auf Produktrecherche und Preisvergleiche spezialisiert sind, bis hin zu elektronischen Auktionen zwischen Verbrauchern. Streng genommen spricht man von Business-to-Business E-Procurement, wenn eine Organisation den gesamten Einkaufsprozess über das Internet mit einer entsprechenden IT-Infrastruktur integriert, mit dem Ziel, den „passiven Zyklus“ vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten, das geschäftliche Interesse an E-Procurement basiert auf der Tatsache, dass Unternehmen zunächst den „aktiven Zyklus“ (Verkauf, Produktion, Rechnungsstellung) mit herkömmlichen IT-Systemen und ERPs automatisierten, dann E-Commerce ausprobierten, bevor sie sich mit CRM-Anwendungen dem „Support-Zyklus“ zuwandten und sich schließlich auf den „passiven Zyklus“ konzentrierten, der Folgendes umfasst:
- Suchen Sie nach nützlichen Informationen, um das Produkt oder die Dienstleistung auszuwählen, die Sie erwerben möchten (Market Intelligence).
- Unterstützung bei der Erstellung von Angebotsanfragen und Ausschreibungen.
- Unterstützung beim Angebotsvergleich und bei der Lieferanten- und Produktauswahl.
- Bestellung erstellen.
- Auftragsgenehmigung und damit verbundene interne Kontrollen (Unternehmensbefugnisse, Budget, Standards und mögliche durch das Qualitätssystem festgelegte Einschränkungen).
- Bestellung an den Lieferanten senden.
- Erhalt der Rechnung, Zahlung, Abrechnung und Abschluss der Transaktion.
Derzeit haben nur sehr wenige Unternehmen weltweit den passiven Zyklus vollständig automatisiert, während viele Einkaufsabteilungen in der Market-Intelligence-Phase (Informationssuche und Konsultation elektronischer Kataloge) in großem Umfang auf das Internet zurückgreifen.
Eine bessere Beschaffungsverwaltung, eine geringere Anzahl von Fehlern bei der Auftragsverwaltung, Einsparungen bei den Kosten für erworbene Vermögenswerte, die Möglichkeit, die Verwaltung der eigenen Lieferkette optimal zu planen, Aufträge in Echtzeit zu verfolgen und die Verwaltungszeiten zu verkürzen, sind die Hauptvorteile des E-Procurements, zu denen noch weitere Nebenvorteile hinzukommen, wie z für verschiedene Kosten, so dass durchschnittlich 30 % der „indirekten“ Artikel auf diese Weise erworben werden) und die Tatsache, dass automatisch über eine große Menge an statistischen Daten verfügt (Lieferzeiten, Preisnachlässe, Einsparungen im Vergleich zu Angeboten anderer Lieferanten).
Die Möglichkeit, ein Produkt auch über ein Konfiguratorprogramm oder ein Expertensystem zu konfigurieren und Bestellungen online zu versenden, stellt sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden einen großen Termin- und Kostenvorteil dar.
Mit entsprechenden Anpassungen des IT-Systems und der Geschäftsabläufe kann ein mittelständisches Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10 % des Umsatzes erzielen.
Für multinationale Unternehmen können sich die Einsparungen auf Hunderte Milliarden belaufen. Die Wirtschaft konzentriert sich hauptsächlich auf indirekte Vermögenswerte wie Laptops und Netzwerke, Telefone, Software, verschiedene Büromaterialien und Dienstleistungen, die nicht direkt Produktionszyklen betreffen, und nicht auf direkte Einkäufe (Rohstoffe und Halbfabrikate).
Studien einiger großer Unternehmen von Price Waterhouse Coopers und der Gartner Group zeigen, dass 75 % der von Unternehmen bezahlten Rechnungen für Artikel gelten, die weniger als 1.000 US-Dollar kosten; Die internen Kosten (Overhead) für den Erwerb eines 5-Dollar-Produkts entsprechen denen von 5.000-Dollar-Artikeln. Ein durchschnittlicher Kauf mit herkömmlichen Verfahren erfordert durchschnittlich 22 Vorgänge, dauert 15 Tage und verursacht interne Kosten zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Procurement-Lösung erfordert nur 12 Vorgänge, benötigt wenige Stunden und kostet 5 bis 10 US-Dollar.
Über die wirtschaftlichen und produktiven Vorteile hinaus werden Einkaufsprozesse kontrollierbarer und die Fehlermöglichkeiten sinken.
Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Procurement-Systeme eingeführt haben, berichten, dass sich ihre Investitionen in weniger als zwölf Monaten amortisiert haben.
In den Vereinigten Staaten nutzen 25 % der Unternehmen E-Procurement, und es wird geschätzt, dass dieser Prozentsatz im Jahr 2001 40 % erreichen wird.
Kleinere Unternehmen, die eine Automatisierung des passiven Kreislaufs erreichen möchten, können auf externe Strukturen zurückgreifen, die mehrere Unternehmen zu diesem Zweck als Einkaufsgenossenschaften und Dienstleistungsunternehmen betreiben.
In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und strukturiert sich als ausgelagerter E-Procurement-Anbieter nach einem Zwischengeschäftsmodell zwischen einem E-Procurement-System und einem E-Marktplatz.
Ein bedeutendes europäisches Beispiel ist die deutsche Unitec GmbH, die auch in Italien vertreten ist und eine der ersten Erfahrungen mit der vollständigen Auslagerung der Versorgungs-, Logistik- und Lagerverwaltungsfunktionen für Unternehmen mit überwiegend industriellem Charakter darstellt.
