Die Titelgeschichte E-Supply
E-Business-Anwendungen konzentrieren sich zunehmend auf kommerzielle Transaktionen, um nicht nur denen zu helfen, die verkaufen, sondern auch denen, die kaufen. Alle Unternehmen können nur von den gleichen Vorteilen durch E-Procurement-Tools profitieren.
Nach den großen Wellen des Business-to-Consumer (B2C)-E-Commerce und Online-Handels ist die Internetanwendung, über die in den letzten Monaten am meisten gesprochen wurde, E-Procurement, also die integrierte Verwaltung der Lieferungen eines Unternehmens über das Internet, mit drei Hauptzielen:
- Machen Sie den Einkaufsprozess bei Lieferanten effizienter, reduzieren Sie bürokratische Zwischenschritte und automatisieren Sie Zahlungen teilweise oder vollständig.
- Finden Sie die günstigsten Angebote und wählen Sie Lieferanten aus, indem Sie die elektronischen Kataloge auf den Websites der Lieferanten selbst oder auf den sogenannten E-Marktplätzen konsultieren.
- organisieren Sie elektronische Ausschreibungen und Auktionen für Lieferungen großer Mengen.
In den meisten Organisationen werden Einkaufsaktivitäten normalerweise per Telefon, Fax, Brief, E-Mail oder EDI verwaltet, mit einer Mischung aus manuellen und automatisierten Aktivitäten, abhängig von den technologischen Fähigkeiten des Kunden und Lieferanten. E-Procurement-Anwendungen zielen darauf ab, Aktivitäten im Zusammenhang mit Einkaufsprozessen zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im weitesten Sinne ist E-Procurement jede Aktivität im Zusammenhang mit Käufen, die mit Hilfe des Internets sowohl von privaten Verbrauchern als auch von Unternehmen durchgeführt wird: von der Nutzung von E-Mail zum Anfordern und Versenden von Angeboten über die Nutzung von Suchmaschinen, die auf die Suche nach Produkten und den Preisvergleich spezialisiert sind, bis hin zu elektronischen Auktionen zwischen Verbrauchern. Streng genommen sprechen wir von Business-to-Business-E-Procurement, wenn eine Organisation den Einkaufsprozess über das Internet mit dedizierten Informationssystemen vollständig automatisiert, mit dem Ziel, den „passiven Zyklus“ vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten: Das Interesse an E-Procurement beruht auf der Tatsache, dass Unternehmen zuvor den „Umsatzzyklus“ (Verkauf, Produktion, Rechnungsstellung) mit traditionellen IT-Systemen und ERP automatisiert und mit E-Commerce experimentiert haben, sich dann mit CRM-Anwendungen dem „Support-Zyklus“ zugewandt haben und sich schließlich auf den „passiven Zyklus“ konzentriert haben, der Folgendes umfasst:
- Suchen Sie nach nützlichen Informationen, um das Produkt oder die Dienstleistung auszuwählen, die Sie erwerben möchten (Market Intelligence).
- Unterstützung bei der Erstellung von Angebotsanfragen und Spezifikationen.
- Unterstützen Sie den Prozess des Angebotsvergleichs und der Lieferanten- und Produktauswahl.
- Erstellung der Bestellung.
- Genehmigung der Bestellung und der damit verbundenen internen Kontrollen (Unternehmensbefugnisse, Budget, Standards und alle durch das Qualitätssystem festgelegten Einschränkungen).
- Bestellung an den Lieferanten senden.
- Rechnungseingang, Zahlung, Abrechnung und Abschluss der Transaktion.
Derzeit haben nur wenige Unternehmen weltweit den Einkaufszyklus vollständig automatisiert, während viele Einkaufsbüros in der Market-Intelligence-Phase (Suche nach Informationen und Konsultation elektronischer Kataloge) in großem Umfang auf das Internet zurückgreifen.
Eine bessere Verwaltung der Lieferungen, eine Verringerung der Anzahl von Fehlern, die in der Auftragsverwaltungsphase auftreten, Einsparungen bei den Kosten für gekaufte Waren, die Möglichkeit, die Verwaltung der eigenen Lieferkette optimal zu planen, Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen und die Verwaltungszeiten zu verkürzen, stellen die Hauptvorteile des E-Procurements dar, zu denen noch weitere Nebenvorteile hinzukommen, wie z Einkäufe, bei denen eine Erstattung beantragt wird, gehören zu den Ausgaben, so dass durchschnittlich 30 % der „indirekten“ Artikel auf diese Weise erworben werden) und die Tatsache, dass automatisch über eine große Menge an statistischen Daten verfügt (Lieferzeiten, Preisnachlässe, Einsparungen im Vergleich zu Angeboten anderer Lieferanten).
Schon die Möglichkeit, ein Produkt mit Hilfe einer Konfiguratorsoftware oder eines Expertensystems zu konfigurieren und Bestellungen online zu versenden, stellt sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden einen großen Zeit- und Kostenvorteil dar.
Durch entsprechende Anpassungen des IT-Systems und der Unternehmensabläufe kann ein durchschnittliches Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10 % des Umsatzes erzielen.
Für multinationale Unternehmen können die Einsparungen Hunderte von Milliarden betragen. Die Einsparungen betreffen hauptsächlich indirekte Güter wie Laptops und Netzwerke, Telefone, Software, verschiedene Schreibwaren, Dienstleistungen, die sich nicht direkt auf die Produktionszyklen auswirken, und nicht direkte Einkäufe (Rohstoffe und Halbfabrikate).
Von großen Unternehmen wie Price Waterhouse Coopers und Gartner Group durchgeführte Untersuchungen zeigen, dass 75 % der von Unternehmen bezahlten Rechnungen sich auf Artikel beziehen, die weniger als 1.000 US-Dollar kosten; Die internen Kosten (Overhead) für den Erwerb eines 5-Dollar-Produkts sind dieselben wie die für 5.000-Dollar-Artikel. Ein durchschnittlicher Kauf mit herkömmlichen Prozessen erfordert durchschnittlich 22 Vorgänge, dauert 15 Tage und verursacht interne Kosten zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Procurement-Lösung umfasst nur 12 Schritte, nimmt einige Stunden in Anspruch und kostet 5 bis 10 US-Dollar.
Zusätzlich zu den wirtschaftlichen und produktionstechnischen Vorteilen werden Einkaufsprozesse kontrollierbarer und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.
Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Procurement-Systeme eingeführt haben, berichten, dass sie sich in weniger als zwölf Monaten amortisiert haben.
In den USA haben 25 % der Unternehmen E-Procurement eingeführt, und es wird geschätzt, dass dieser Prozentsatz im Jahr 2001 40 % erreichen wird.
Kleinere Unternehmen, die den Einkaufszyklus automatisieren möchten, können auf externe Strukturen zurückgreifen, die mehrere Unternehmen zu diesem Zweck als Einkaufskooperationen und Dienstleistungsunternehmen betreiben.
In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und fungiert als E-Procurement-Outsourcer mit einem Zwischengeschäftsmodell zwischen einem E-Procurement-System und einem E-Marktplatz.
Ein bedeutendes europäisches Beispiel ist das deutsche Unternehmen Unitec Gmbh, das auch in Italien vertreten ist und eines der ersten Experimente zur vollständigen Auslagerung der Einkaufs-, Logistik- und Lagerverwaltungsfunktionen für vorwiegend Industrieunternehmen darstellt.
