Titelgeschichte E-Procurement
E-Business-Anwendungen sind immer stärker auf kommerzielle Transaktionen ausgerichtet, mit dem Ziel, nicht nur denjenigen zu helfen, die verkaufen, sondern auch denen, die erwerben. Alle Unternehmen können die gleichen Vorteile der E-Procurement-Instrumente nutzen.
Nach den großen Wellen des Business-to-Consumer (B2C)-E-Commerce und des Online-Handels ist die Internetanwendung, über die seit einigen Monaten am meisten gesprochen wird, E-Procurement, also die integrierte Verwaltung der Lieferungen eines Unternehmens über das Internet, mit drei Hauptzielen:
- Machen Sie den Einkaufsprozess mit Lieferanten effizienter, reduzieren Sie bürokratische Zwischenwege und automatisieren Sie Zahlungen teilweise oder vollständig.
- Finden Sie die günstigsten Angebote und wählen Sie Lieferanten aus, indem Sie elektronische Kataloge auf den Websites derselben Lieferanten oder auf sogenannten E-Marktplätzen konsultieren.
- organisieren Sie elektronische Wettbewerbe und Auktionen für wertvolle Vorräte.
In den meisten Organisationen werden Einkaufsaktivitäten normalerweise per Telefon, Fax, Brief, E-Mail oder EDI verwaltet, mit einer Reihe manueller und automatisierter Aktivitäten, die weitgehend von den technologischen Möglichkeiten des Kunden und des Lieferanten abhängen. E-Procurement-Anwendungen zielen darauf ab, Aktivitäten im Zusammenhang mit Einkaufsprozessen zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im Allgemeinen ist E-Procurement jede Aktivität im Zusammenhang mit Käufen, die über das Internet durchgeführt werden, sei es durch private Verbraucher oder Unternehmen: von der Nutzung von E-Mail zum Anfordern und Versenden von Angeboten über die Nutzung von Suchmaschinen, die auf die Suche nach Produkten und den Preisvergleich spezialisiert sind, bis hin zur Durchführung elektronischer Auktionen zwischen Verbrauchern. Im engeren Sinne sprechen wir von Business-to-Business-E-Procurement, wenn eine Organisation den Einkaufsprozess über das Internet mit Computersystemen integriert, mit dem Ziel, den „passiven Zyklus“ vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten: Das Interesse der Unternehmen an E-Procurement beruht auf der Tatsache, dass Unternehmen zuvor den „aktiven Zyklus“ (Verkauf, Produktion, Rechnungsstellung) mit traditionellen Computersystemen und ERP und ersten Versuchen im E-Commerce automatisiert haben, sich dann mit CRM-Anwendungen dem „Support-Zyklus“ zugewandt haben und sich schließlich auf den „passiven Zyklus“ konzentriert haben, der Folgendes umfasst:
- Ort nützlicher Informationen zur Auswahl des zu kaufenden Produkts oder der zu kaufenden Dienstleistung (Market Intelligence).
- Unterstützung bei der Erstellung von Angebotsanfragen und Berichten.
- Unterstützen Sie den Prozess des Angebotsvergleichs und der Auswahl von Lieferanten und Produkten.
- Auftragserstellung.
- Genehmigung der Bestellung und der entsprechenden internen Kontrollen (Unternehmensbefugnisse, Budget, Standards und mögliche durch das Qualitätssystem festgelegte Einschränkungen).
- Bestellung an den Lieferanten senden.
- Rechnungseingang, Zahlung, Abrechnung und Abschluss der Transaktion.
Derzeit haben nur wenige Unternehmen weltweit den passiven Zyklus vollständig automatisiert, während viele Einkaufsabteilungen in der Market-Intelligence-Phase (Recherche von Informationen und Konsultation elektronischer Kataloge) umfassend auf das Internet zurückgreifen.
Eine bessere Verwaltung der Lieferungen, eine Verringerung der Anzahl von Fehlern, die in der Auftragsverwaltungsphase auftreten, Einsparungen bei den Kosten für erworbene Vermögenswerte, die Möglichkeit, die Verwaltung der Lieferkette selbst optimal zu planen, Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen und die Verwaltungszeiten zu verkürzen, sind die Hauptvorteile des E-Procurements, zu denen noch weitere Nebenvorteile hinzukommen, wie z verschiedene Ausgaben, so dass durchschnittlich 30 % der „indirekten“ Artikel auf diese Weise gekauft werden) und die Tatsache, dass eine große Menge statistischer Daten automatisch verfügbar ist (Lieferzeiten, Preisnachlässe, Einsparungen im Vergleich zu Angeboten anderer Lieferanten).
Auch die Möglichkeit, ein Produkt mit Hilfe eines Konfiguratorprogramms oder Expertensystems zu konfigurieren und Bestellungen online zu versenden, stellt einen großen Zeit- und Kostenvorteil für den Anbieter und den Kunden dar.
Mit entsprechenden Anpassungen des IT-Systems und der Geschäftsabläufe kann ein mittelständisches Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10 % des Umsatzes erzielen.
Für multinationale Unternehmen können Einsparungen in Hunderten von Milliarden liegen. Die Wirtschaft betrifft vor allem indirekte Vermögenswerte wie tragbare Computer und Netzwerke, Telefone, Software, verschiedene Büromaterialien und Dienstleistungen, die sich nicht direkt auf die Produktionszyklen auswirken, sondern auf direkte Einkäufe (Rohstoffe und Halbfabrikate).
Untersuchungen, die von Price Waterhouse Coopers und der Gartner Group in einigen großen Unternehmen durchgeführt wurden, zeigen, dass sich 75 % der von Unternehmen bezahlten Rechnungen auf Artikel beziehen, die weniger als 1000 Dollar kosten; Die internen Kosten (Overhead) für den Erwerb eines 5-Dollar-Produkts sind die gleichen wie bei 5000-Dollar-Artikeln. Ein durchschnittlicher Kauf mit herkömmlichen Prozessen erfordert durchschnittlich 22 Vorgänge, dauert 15 Tage und verursacht interne Kosten zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Procurement-Lösung erfordert nur 12 Vorgänge, erfordert ein paar Stunden und kostet 5 bis 10 Dollar.
Zusätzlich zu den wirtschaftlichen und produktiven Vorteilen werden Einkaufsprozesse kontrollierbarer und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.
Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Procurement-Systeme eingeführt haben, geben an, ihre Investitionen in weniger als zwölf Monaten amortisiert zu haben.
In den USA nutzen 25 % der Unternehmen E-Procurement, und es wird geschätzt, dass dieser Prozentsatz im Jahr 2001 40 % erreichen wird.
Kleinere Unternehmen, die den passiven Kreislauf automatisieren möchten, können auf externe Strukturen zurückgreifen, die mehrere Unternehmen mit diesem Ziel betreiben und als Einkaufsgenossenschaften und Dienstleistungsunternehmen fungieren.
In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und konfiguriert sich als E-Procurement-Outsourcer mit einem Zwischengeschäftsmodell zwischen einem E-Procurement-System und einem E-Marktplatz.
Ein bedeutendes europäisches Beispiel ist die deutsche Unitec GmbH, die auch in Italien vertreten ist und eines der ersten Experimente zur vollständigen Auslagerung der Einkaufs-, Logistik- und Lagerverwaltungsfunktionen für vorwiegend Industrieunternehmen darstellt.
