Les applications du commerce électronique se concentrent de plus en plus sur les transactions commerciales, au profit non seulement des vendeurs mais aussi des acheteurs. Toutes les entreprises peuvent bénéficier des outils d'approvisionnement électronique.
Après les grandes vagues de commerce électronique entreprise-consommateur (B2C) et de commerce en ligne, l'application d'Internet qui a été la plus discutée ces derniers mois est l'approvisionnement électronique, c'est-à-dire h. la gestion intégrée des achats d'une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- Rendre le processus d'approvisionnement auprès des fournisseurs plus efficace en réduisant les étapes intermédiaires bureaucratiques et en automatisant totalement ou partiellement les paiements.
- Trouvez les offres les moins chères et sélectionnez les fournisseurs en consultant les catalogues électroniques sur les sites Web des fournisseurs ou sur les places de marché électroniques.
- Organisez des appels d'offres et des enchères électroniques pour les achats de grande valeur.
Dans la plupart des organisations, les activités d'approvisionnement sont généralement gérées par téléphone, fax, lettre, e-mail ou EDI, avec un mélange d'activités manuelles et automatisées qui dépendent fortement des capacités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d'approvisionnement électronique visent à prendre en charge, automatiser et rationaliser les activités associées aux processus d'approvisionnement. Au sens le plus large, l'e-procurement désigne toute activité liée aux achats effectués via Internet, tant par les particuliers que par les entreprises : de l'utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres, à l'utilisation de moteurs de recherche spécialisés dans la recherche de produits et la comparaison de prix, jusqu'aux enchères électroniques entre consommateurs. Dans un sens plus étroit, on parle d'approvisionnement électronique interentreprises lorsqu'une organisation organise le processus d'approvisionnement entièrement sur Internet à l'aide de systèmes d'information purs, dans le but d'automatiser entièrement le « cycle passif ». En d'autres termes, l'intérêt des entreprises pour l'e-procurement vient du fait qu'elles ont d'abord automatisé le « cycle actif » (vente, production, facturation) avec les systèmes informatiques traditionnels et les ERP, puis ont fait leurs premiers essais de commerce électronique, puis se sont tournées vers le « cycle de support » avec les applications CRM, et enfin se sont concentrées sur le « cycle passif » qui comprend :
- Obtenir les informations nécessaires pour sélectionner le produit ou le service à acheter (intelligence de marché).
- Assistance à la préparation des appels d'offres.
- Assistance pour comparer les offres et sélectionner le fournisseur et le produit.
- Création de la commande.
- Approbation de la commande et des contrôles internes associés (autorités de l'entreprise, budget, normes et éventuelles réglementations établies par le système de gestion de la qualité).
- Expédier la commande au fournisseur.
- Réception de la facture, paiement, réservation et finalisation de la transaction.
Actuellement, peu d'entreprises dans le monde ont entièrement automatisé le cycle passif, alors que de nombreuses directions achats utilisent intensivement Internet dans la phase d'intelligence commerciale (recherche d'informations et consultation de catalogues électroniques).
Meilleure gestion des achats, réduction des erreurs dans la phase de gestion des commandes, économies sur les actifs acquis, possibilité de planifier de manière optimale la gestion de sa propre chaîne d'approvisionnement, suivi des commandes en temps réel, réduction des temps de gestion - tels sont les principaux avantages de l'e-procurement, auxquels s'ajoutent d'autres avantages tels que la réduction de ce que l'on appelle « l'effet non-conformiste » (les employés qui veulent échapper aux procédures bureaucratiques rigides effectuent certains achats directement et demandent un remboursement ultérieur, en moyenne 30 % des les articles « indirects » sont ainsi achetés) et la possibilité de collecter automatiquement de nombreuses données statistiques (délais de livraison, réductions de prix, économies par rapport aux offres d'autres fournisseurs). De plus, la possibilité de concevoir un produit à l'aide d'un programme configurateur ou d'un système expert et l'expédition des commandes en ligne représentent un grand avantage en termes de délais et de coûts tant pour le fournisseur que pour le client.
Avec des ajustements appropriés des systèmes informatiques et des processus commerciaux, une entreprise de taille moyenne peut réaliser des économies comprises entre 3 et 10 % de ses ventes.
Pour les sociétés multinationales, les économies peuvent se chiffrer en centaines de millions. Les économies concernent principalement les actifs indirects tels que les ordinateurs portables et le matériel réseau, les téléphones, les logiciels, diverses fournitures et services de bureau qui n'affectent pas directement les processus de production, plutôt que les achats directs (matières premières et produits semi-finis). Une étude menée par de grandes entreprises par Price Waterhouse Coopers et Gartner Group montre que 75 % des factures payées par les entreprises concernent des articles inférieurs à 1 000 $ ; les coûts internes (frais généraux) liés à l'achat d'un produit à 5 $ sont les mêmes que pour des articles à 5 000 $ ; un achat moyen selon les processus traditionnels implique en moyenne 22 opérations, prend environ 15 jours et a des coûts internes compris entre 35 $ et 80 $ (parfois plus de 300 $). Une solution d'e-procurement ne nécessite que 12 opérations, nécessite quelques heures et coûte entre 5 et 10 dollars.
En plus des avantages économiques et productifs, les processus d'approvisionnement deviennent plus contrôlables et le taux d'erreur diminue. De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont mis en œuvre des systèmes d'approvisionnement électronique déclarent avoir récupéré leurs investissements en moins de douze mois.
Aux États-Unis, les achats électroniques sont utilisés par 25 % des entreprises et on estime que ce pourcentage atteindra 40 % en 2001.
Les petites entreprises qui souhaitent réaliser l'automatisation du cycle passif peuvent se tourner vers des structures externes qui gèrent plusieurs entreprises, agissant comme des coopératives d'approvisionnement et des sociétés de services.
Dans ce cas, l'opérateur externe gère le catalogue et agit en tant qu'infogérant pour l'e-approvisionnement, avec un modèle économique entre un système d'e-approvisionnement et une e-marketplace. Un exemple européen significatif est la société allemande Unitec Gmbh, également présente en Italie, qui représente l'une des premières expériences d'externalisation complète de la fonction d'approvisionnement, de logistique et de gestion d'entrepôts d'entreprises à prédominance industrielle.
