Page de couverture : Achats électroniques : produits, services et solutions
Historique de couverture des achats électroniques
Les applications de commerce électronique se sont toujours davantage concentrées sur les transactions commerciales, dans le but d'aider non seulement ceux qui vendent mais aussi ceux qui acquièrent. Toutes les entreprises ne peuvent manquer de profiter des mêmes avantages des instruments d'approvisionnement électronique.
Après les grandes vagues du commerce électronique Business-to-Consumer (B2C) et du commerce en ligne, l'application Internet dont on parle le plus depuis quelques mois est l'e-procurement, c'est-à-dire la gestion intégrée des approvisionnements d'une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- rendre le processus d'achat auprès des fournisseurs plus efficace, en réduisant les étapes bureaucratiques intermédiaires et en automatisant partiellement ou totalement les paiements.
- Trouvez les offres les plus avantageuses et sélectionnez les fournisseurs en consultant les catalogues électroniques présents sur les sites Web des fournisseurs eux-mêmes ou sur ce que l'on appelle l'e-marketplace.
- organiser des appels d'offres et des enchères électroniques pour les fournitures de valeur importante.
Dans la plupart des organisations, les activités d'achat sont généralement gérées par téléphone, fax, lettre, e-mail ou EDI, avec une combinaison d'activités manuelles et automatisées, en fonction des capacités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d'e-procurement visent à soutenir, automatiser et rationaliser les activités liées aux processus d'achat. Au sens large, l'e-procurement désigne toute activité liée aux achats, réalisée à l'aide d'Internet, tant pour les consommateurs privés que pour les entreprises : depuis l'utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres, jusqu'à l'utilisation de moteurs de recherche spécialisés dans la recherche de produits et la comparaison des prix, jusqu'aux enchères électroniques entre consommateurs. À proprement parler, on parle d'e-procurement Business-to-business lorsqu'une organisation intègre le processus d'achat sur Internet avec des systèmes informatiques, dans le but d'automatiser complètement le « cycle passif ». En d'autres termes, l'intérêt des entreprises pour l'e-procurement dépend du fait qu'elles ont d'abord automatisé le « cycle actif » (ventes, production, facturation) avec les systèmes informatiques traditionnels et les ERP, puis se sont essayées au commerce électronique, et ont finalement tourné leur attention vers le « cycle de support » avec les applications CRM, et enfin se sont concentrées sur le « cycle passif », qui comprend :
- Rechercher des informations utiles pour choisir le produit ou le service à acheter (Market Intelligence).
- Assistance à la préparation des demandes d'offre et de cahier des charges.
- Assistance dans le processus de comparaison des offres et de sélection du fournisseur et du produit.
- Création de la commande.
- Approbation de la commande et des contrôles internes associés (pouvoirs de l'entreprise, budget, normes et limites établies par le système qualité).
- Envoi de la commande au fournisseur.
- Réception de la facture, paiement, validation et clôture de la transaction.
Actuellement, seules quelques entreprises dans le monde ont complètement automatisé le cycle passif, tandis que de nombreuses centrales d'achat utilisent largement Internet dans la phase de Market Intelligence (recherche d'informations et consultation de catalogues électroniques).
Une meilleure gestion des approvisionnements, la réduction du nombre d'erreurs qui se produisent dans la phase de gestion des commandes, des économies sur le coût des marchandises achetées, la possibilité de planifier de manière optimale la gestion de sa propre chaîne d'approvisionnement, le suivi des commandes en temps réel, la réduction des temps de gestion, sont les principaux avantages de l'approvisionnement électronique, auxquels s'ajoutent d'autres avantages collatéraux, comme la réduction de ce que l'on appelle « l'effet non-conformiste » (en fonction de quoi, pour échapper aux procédures bureaucratiques rigides, on préfère effectuer certains achats demandant directement le remboursement des frais, de sorte qu'en moyenne 30% des articles "indirects" sont ainsi acquis) et le fait de disposer automatiquement d'une grande quantité de données statistiques (délais de livraison, réductions de prix, économies par rapport aux offres d'autres fournisseurs).
De plus, la possibilité de configurer un produit à l'aide d'un programme configurateur ou d'un système expert et d'envoyer des commandes en ligne constitue, tant pour le fournisseur que pour le client, un grand avantage en termes de temps et de coûts.
En adaptant en temps opportun le système informatique et les procédures commerciales, une entreprise de taille moyenne peut réaliser des économies entre 3 et 10 % de son chiffre d'affaires.
Pour les multinationales, les économies peuvent être de l’ordre de centaines de milliards. Les économies concernent principalement les biens indirects, tels que les ordinateurs portables et les réseaux, les téléphones, les logiciels, la papeterie, les services qui n'affectent pas directement les cycles de production, plutôt que les achats directs (matières premières et produits semi-finis).
Des recherches menées par de grandes entreprises telles que Price Waterhouse Coopers et Gartner Group montrent que 75 % des factures payées par les entreprises correspondent à des articles coûtant moins de 1 000 $ ; Le coût interne (frais généraux) pour acquérir un produit à 5 $ est égal à celui d’articles à 5 000 $ ; Un achat moyen avec les processus traditionnels implique 22 opérations en moyenne, dure 15 jours et a un coût interne compris entre 35 et 80 dollars (dépassant parfois 300 dollars). Une solution d'e-procurement implique seulement 12 opérations, nécessite quelques heures et coûte entre 5 et 10 dollars.
En plus des avantages économiques et productifs, les processus d'achat deviennent plus contrôlables et les risques d'erreur diminuent.
De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont mis en place des systèmes d'approvisionnement électronique affirment avoir récupéré leurs investissements en moins de douze mois.
Aux États-Unis, les achats électroniques sont adoptés par 25 % des entreprises, et on estime qu'en 2001, ce pourcentage atteindra 40 %.
Les petites entreprises qui souhaitent automatiser le cycle passif peuvent se référer à des structures externes qui gèrent plusieurs sociétés, agissant comme des coopératives d'achat et des sociétés de services.
Dans ce cas, l'opérateur externe gère le catalogue et est structuré comme un sous-traitant de e-procurement, avec un modèle économique intermédiaire entre un système de e-procurement et une e-marketplace.
Un exemple européen significatif est celui de l'allemand Unitec Gmbh, également présent en Italie, qui constitue l'une des premières expériences d'externalisation complète de la fonction achats, logistique et gestion d'entrepôts pour des entreprises à caractère largement industriel.
