Titre de la page : L’E-procurement : Produits, Services et Solutions
Contenu traduit :
Couverture E-Procurement
Les applications du commerce électronique sont toujours davantage axées sur les transactions commerciales elles-mêmes, afin d’aider non seulement ceux qui vendent mais aussi ceux qui achètent. Toutes les entreprises ne peuvent que tirer les mêmes avantages des outils d’e-procurement.
Après les grandes vagues du commerce électronique Business-to-Consumer (B2C) et du commerce en ligne, l’application Internet dont on parle le plus depuis quelques mois est l’e-procurement, c’est-à-dire la gestion intégrée des approvisionnements d’une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- rendre le processus d’achat auprès des fournisseurs plus efficace en réduisant les passages bureaucratiques intermédiaires et en automatisant partiellement ou totalement les paiements.
- trouver les offres les plus avantageuses et sélectionner les fournisseurs en consultant les catalogues électroniques présents sur les sites web des fournisseurs eux-mêmes ou sur les marchés électroniques dits e-marketplace.
- organiser des appels d’offres électroniques et des enchères pour les approvisionnements de valeur importante.
Dans la plupart des organisations, les activités relatives aux achats sont généralement gérées par téléphone, fax, courrier, email ou EDI, avec un ensemble d’activités manuelles et automatisées, largement dépendantes des possibilités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d’e-procurement ont pour objectif de soutenir, d’automatiser et de rationaliser les activités liées aux processus d’achat. Au sens large, l’e-procurement est toute activité liée aux achats, réalisée à l’aide d’Internet, aussi bien par les consommateurs privés que par les entreprises : de l’utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres à l’utilisation de moteurs de recherche spécialisés dans la recherche de produits et la comparaison des prix, jusqu’aux enchères électroniques entre consommateurs. Au sens strict, on parle d’e-procurement Business-to-business lorsqu’une organisation intègre l’ensemble du processus d’achat via Internet avec une infrastructure informatique appropriée, dans l’objectif d’automatiser complètement le « cycle passif ». En d’autres termes, l’intérêt des entreprises pour l’e-procurement repose sur le fait que les entreprises ont d’abord automatisé le « cycle actif » (vente, production, facturation) avec les systèmes informatiques traditionnels et les ERP, puis ont essayé le commerce électronique, avant de porter leur attention sur le « cycle de support » avec les applications CRM, et enfin se concentrer sur le « cycle passif », qui comprend :
- Recherche des informations utiles pour choisir le produit ou le service à acquérir (Intelligence de marché).
- Assistance à la préparation des demandes de devis et des appels d’offres.
- Assistance au processus de comparaison des offres et à la sélection du fournisseur et du produit.
- Création de la commande.
- Approbation de la commande et contrôles internes connexes (pouvoirs de l’entreprise, budget, normes et éventuelles restrictions établies par le système qualité).
- Envoi de la commande au fournisseur.
- Réception de la facture, paiement, comptabilisation et clôture de la transaction.
Actuellement, seules très peu d’entreprises à l’échelle mondiale ont automatisé le cycle passif de manière complète, tandis que de nombreux services achats font un large usage d’Internet dans la phase d’Intelligence de marché (recherche d’informations et consultation de catalogues électroniques).
Une meilleure gestion des approvisionnements, la réduction du nombre d’erreurs qui surviennent lors de la gestion des commandes, les économies sur le coût des actifs acquis, la possibilité de planifier de manière optimale la gestion de sa propre chaîne d’approvisionnement, d’effectuer le suivi des commandes en temps réel, la réduction des délais de gestion, constituent les principaux avantages de l’e-procurement, auxquels s’ajoutent d’autres avantages collatéraux, comme la réduction du soi-disant « effet maverick » (du fait que, pour échapper aux procédures bureaucratiques rigides, on préfère effectuer directement certains achats en demandant le remboursement en frais divers, si bien qu’en moyenne 30% des articles « indirects » sont acquis de cette manière) et le fait de disposer automatiquement d’une grande quantité de données statistiques (délais de livraison, réductions de prix, économies par rapport aux offres des autres fournisseurs).
La possibilité aussi de configurer un produit à l’aide d’un programme configurateur ou d’un système expert et l’envoi des commandes en ligne constitue un grand avantage tant pour le fournisseur que pour le client en termes de délais et de coûts.
Avec les adaptations appropriées du système informatique et des procédures commerciales, une entreprise de taille moyenne peut réaliser des économies entre 3 et 10% du chiffre d’affaires.
Pour les multinationales, les économies peuvent atteindre l’ordre des centaines de milliards. L’économie porte surtout sur les actifs indirects, tels que les ordinateurs portables et réseautage, les téléphones, les logiciels, les fournitures de bureau diverses, les services qui n’intéressent pas directement les cycles productifs, plutôt que sur les achats directs (matières premières et semi-finis).
Des études menées sur certaines grandes entreprises par Price Waterhouse Coopers et le Gartner Group montrent que 75% des factures payées par les entreprises concernent des articles coûtant moins de 1000 dollars ; le coût interne (frais généraux) pour acquérir un produit de 5 dollars est égal à celui des articles de 5000 dollars ; un achat moyen selon les processus traditionnels implique 22 opérations en moyenne, dure 15 jours et a un coût interne entre 35 et 80 dollars (dépassant parfois les 300 dollars). Une solution d’e-procurement implique seulement 12 opérations, demande peu d’heures et coûte de 5 à 10 dollars.
Au-delà des avantages économiques et productifs, les processus d’achat deviennent plus contrôlables et les possibilités d’erreur diminuent.
De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont introduit des systèmes d’e-procurement déclarent avoir amorti les investissements en moins de douze mois.
Aux États-Unis, l’e-procurement s’avère adopté par 25% des entreprises, et on estime qu’en 2001 ce pourcentage atteindra 40%.
Les entreprises de plus petite dimension qui souhaitent réaliser l’automatisation du cycle passif peuvent se référer à des structures externes que plusieurs entreprises opèrent à cet effet, agissant comme des coopératives d’achat et des sociétés de services.
Dans ce cas, l’opérateur externe gère le catalogue et se structure comme un prestataire externalisé d’e-procurement, selon un modèle commercial intermédiaire entre un système d’e-procurement et un e-marketplace.
Un exemple européen significatif est l’allemand Unitec Gmbh, présent aussi en Italie, qui constitue l’une des premières expériences d’externalisation complète de la fonction d’approvisionnement, de logistique et de gestion d’entrepôt pour des entreprises à caractère essentiellement industriel.
