L'article de couverture E-Supply
Les applications de commerce électronique se concentrent de plus en plus sur les transactions commerciales, afin d'aider non seulement ceux qui vendent mais aussi ceux qui achètent. Toutes les entreprises ne peuvent que bénéficier des mêmes avantages des outils d'approvisionnement électronique.
Après les grandes vagues du commerce électronique Business-to-Consumer (B2C) et du commerce en ligne, l'application Internet dont on a le plus parlé ces derniers mois est l'e-procurement, ou la gestion intégrée des approvisionnements d'une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- rendre le processus d'achat auprès des fournisseurs plus efficace, en réduisant les étapes bureaucratiques intermédiaires et en automatisant partiellement ou totalement les paiements.
- Trouvez les offres les plus avantageuses et sélectionnez les fournisseurs en consultant les catalogues électroniques sur les sites Web des fournisseurs eux-mêmes ou sur les places de marché électroniques.
- organiser des appels d'offres et des enchères électroniques pour les fournitures de montants importants.
Dans la plupart des organisations, les activités d'achat sont normalement gérées par téléphone, fax, lettres, e-mail ou EDI, avec un mélange d'activités manuelles et automatisées, en fonction des capacités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d'approvisionnement électronique visent à soutenir, automatiser et rationaliser les activités liées aux processus d'achat. Au sens large, l'e-procurement désigne toute activité liée aux achats, réalisée à l'aide d'Internet tant par les consommateurs privés que par les entreprises : de l'utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres à l'utilisation de moteurs de recherche spécialisés dans la recherche de produits et la comparaison des prix, jusqu'aux enchères électroniques entre consommateurs. À proprement parler, on parle d'e-procurement Business-to-business lorsqu'une organisation automatise entièrement le processus d'achat via Internet avec des systèmes d'information dédiés, dans le but d'automatiser complètement le « cycle passif ». Autrement dit, l'intérêt pour l'e-procurement dépend du fait que les entreprises ont préalablement automatisé le « cycle de revenus » (ventes, production, facturation) avec les systèmes informatiques traditionnels et les ERP et ont expérimenté le e-commerce, puis se sont tournées vers le « cycle de support » avec les applications CRM, et enfin se sont concentrées sur le « cycle passif », qui comprend :
- Rechercher des informations utiles pour choisir le produit ou le service à acquérir (Market Intelligence).
- Assistance à la préparation des demandes d'offres et de cahiers des charges.
- Supporter le processus de comparaison des offres et de sélection du fournisseur et du produit.
- Création de la commande.
- Approbation de la commande et des contrôles internes associés (pouvoirs de l'entreprise, budget, normes et éventuelles contraintes établies par le système qualité).
- Envoi de la commande au fournisseur.
- Réception de la facture, paiement, comptabilité et clôture de la transaction.
Actuellement, seules quelques entreprises dans le monde ont complètement automatisé le cycle d'achat, tandis que de nombreuses centrales d'achat utilisent largement Internet dans la phase de Market Intelligence (recherche d'informations et consultation de catalogues électroniques).
Une meilleure gestion des approvisionnements, la réduction du nombre d'erreurs qui se produisent dans la phase de gestion des commandes, les économies sur le coût des marchandises achetées, la possibilité de planifier de manière optimale la gestion de sa chaîne d'approvisionnement, de suivre les commandes en temps réel et la réduction des temps de gestion, représentent les principaux avantages de l'approvisionnement électronique, auxquels s'ajoutent d'autres avantages collatéraux, tels que la réduction de ce que l'on appelle « l'effet non-conformiste » (les employés, pour éviter les procédures bureaucratiques rigides, préfèrent effectuer directement certains achats en demandant remboursement des dépenses, à tel point qu'en moyenne 30% des articles "indirects" sont ainsi acquis) et le fait de disposer automatiquement d'une grande quantité de données statistiques (délais de livraison, réductions de prix, économies par rapport aux offres d'autres fournisseurs).
Même la possibilité de configurer un produit à l'aide d'un logiciel de configuration ou d'un système expert et d'envoyer des commandes en ligne représente un grand avantage en termes de temps et de coûts tant pour le fournisseur que pour le client.
Avec des adaptations adéquates du système informatique et des procédures de l'entreprise, une entreprise moyenne peut réaliser des économies comprises entre 3 et 10 % de son chiffre d'affaires.
Pour les multinationales, les économies peuvent se chiffrer en centaines de milliards. Les économies concernent principalement les biens indirects, tels que les ordinateurs portables et réseaux, les téléphones, les logiciels, la papeterie diverses, les services qui n'affectent pas directement les cycles de production, plutôt que les achats directs (matières premières et produits semi-finis).
Des recherches menées par de grandes entreprises telles que Price Waterhouse Coopers et Gartner Group soulignent que 75 % des factures payées par les entreprises concernent des articles coûtant moins de 1 000 $ ; le coût interne (frais généraux) de l'acquisition d'un produit à 5 $ est le même que celui d'articles à 5 000 $ ; un achat moyen avec les processus traditionnels implique 22 opérations en moyenne, prend 15 jours et a un coût interne compris entre 35 et 80 dollars (dépassant parfois 300 dollars). Une solution d'approvisionnement électronique ne comporte que 12 étapes, prend quelques heures et coûte entre 5 $ et 10 $.
En plus des avantages économiques et de production, les processus d'achat deviennent plus contrôlables et le risque d'erreur diminue.
De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont introduit des systèmes d'approvisionnement électronique déclarent avoir été rentabilisées en moins de douze mois.
Aux États-Unis, les achats électroniques ont été adoptés par 25 % des entreprises, et on estime que ce pourcentage atteindra 40 % en 2001.
Les petites entreprises qui souhaitent automatiser le cycle d'achat peuvent se référer à des structures externes que plusieurs entreprises exploitent à cet effet, agissant en tant que coopératives d'achats et sociétés de services.
Dans ce cas, l'opérateur externe gère le catalogue et agit en tant qu'externalisateur d'e-approvisionnement, avec un modèle économique intermédiaire entre un système d'e-approvisionnement et une e-marketplace.
Un exemple européen significatif est la société allemande Unitec Gmbh, également présente en Italie, qui représente l'une des premières expériences d'externalisation complète des fonctions d'achat, de logistique et de gestion d'entrepôts pour des entreprises à prédominance industrielle.
