Article de couverture sur les achats électroniques
Les applications de commerce électronique sont toujours davantage axées sur les transactions commerciales, dans le but d'aider non seulement ceux qui vendent, mais aussi ceux qui acquièrent. Toutes les entreprises ne peuvent manquer de profiter des mêmes avantages des instruments d'approvisionnement électronique.
Après les grandes vagues d'e-commerce Business-to-Consumer (B2C) et de commerce en ligne, l'application Internet dont on parle le plus depuis quelques mois est l'e-procurement, c'est-à-dire la gestion intégrée des approvisionnements d'une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- rendre le processus d'achat auprès des fournisseurs plus efficace, en réduisant les passages bureaucratiques intermédiaires et en automatisant partiellement ou totalement les paiements.
- Trouvez les offres les plus avantageuses et sélectionnez les fournisseurs en consultant les catalogues électroniques sur les sites Web des mêmes fournisseurs ou sur des places de marché électroniques.
- organiser des concours électroniques et des enchères pour des fournitures de valeur.
Dans la plupart des organisations, les activités d'achat sont normalement gérées par téléphone, fax, lettres, e-mail ou EDI, avec un ensemble d'activités manuelles et automatisées, largement dépendantes des possibilités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d'approvisionnement électronique visent à soutenir, automatiser et rationaliser les activités liées aux processus d'achat. D'une manière générale, l'e-procurement désigne toute activité liée aux achats, effectués à l'aide d'Internet, que ce soit par des consommateurs privés ou des entreprises : depuis l'utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres jusqu'à l'utilisation de moteurs de recherche spécialisés dans la localisation de produits et la comparaison des prix, jusqu'aux enchères électroniques entre consommateurs. Au sens strict, on parle d'e-procurement Business-to-business lorsqu'une organisation intègre le processus d'achat via Internet avec des systèmes informatiques, dans le but d'automatiser complètement le « cycle passif ». En d'autres termes, l'intérêt des entreprises pour l'e-procurement dépend du fait qu'elles ont auparavant automatisé le « cycle actif » (vente, production, facturation) avec les systèmes informatisés traditionnels et les ERP et les premières tentatives de commerce électronique, puis se sont tournées vers le « cycle de support » avec les applications CRM, et enfin se sont concentrées sur le « cycle passif », qui comprend :
- Localisation des informations utiles pour choisir le produit ou le service à acheter (Market Intelligence).
- Aide à la préparation des demandes d'offres et des rapports.
- Supporter le processus de comparaison des offres et de sélection des fournisseurs et des produits.
- Création de commande.
- Approbation de la commande et contrôles internes relatifs (pouvoirs de l'entreprise, budget, normes et éventuelles restrictions établies par le système qualité).
- Envoi de la commande au fournisseur.
- Réception de la facture, paiement, comptabilité et clôture de la transaction.
Actuellement, seules quelques entreprises dans le monde ont complètement automatisé le cycle passif, tandis que de nombreux services d'achat utilisent largement Internet dans la phase de Market Intelligence (recherche d'informations et consultation de catalogues électroniques).
Une meilleure gestion des approvisionnements, la réduction du nombre d'erreurs qui se produisent dans la phase de gestion des commandes, les économies sur le coût des actifs acquis, la possibilité de planifier de manière optimale la gestion de la chaîne d'approvisionnement elle-même, le suivi des commandes en temps réel, la réduction des temps de gestion, sont les principaux avantages de l'approvisionnement électronique, auxquels s'ajoutent d'autres avantages collatéraux, tels que la réduction de ce que l'on appelle « l'effet non-conformiste » (dépendant, pour éviter des procédures bureaucratiques rigides, préfère effectuer directement certains achats en demandant le remboursement de divers dépenses, à tel point qu'en moyenne 30% des articles « indirects » sont ainsi achetés) et le fait qu'un grand nombre de données statistiques soient automatiquement disponibles (délais de livraison, réductions de prix, économies par rapport aux offres d'autres fournisseurs).
De plus, la possibilité de configurer un produit à l'aide d'un programme configurateur ou d'un système expert et d'envoyer des commandes en ligne constitue un grand avantage pour le fournisseur et le client en termes de temps et de coûts.
Avec des adaptations appropriées du système informatique et des procédures commerciales, une entreprise de taille moyenne peut réaliser des économies comprises entre 3 et 10 % de son chiffre d'affaires.
Pour les multinationales, les économies peuvent se chiffrer en centaines de milliards. L'économie concerne avant tout les actifs indirects, comme les ordinateurs portables et les réseaux, les téléphones, les logiciels, les fournitures de bureau diverses, les services qui n'affectent pas directement les cycles de production, mais plutôt les achats directs (matières premières et semi-finis).
Des recherches menées dans certaines grandes entreprises par Price Waterhouse Coopers et Gartner Group montrent que 75 % des factures payées par les entreprises concernent des articles coûtant moins de 1 000 dollars ; le coût interne (frais généraux) pour acquérir un produit à 5 dollars est le même que celui des articles à 5 000 dollars ; un achat moyen avec les processus traditionnels implique 22 opérations en moyenne, prend 15 jours et a un coût interne compris entre 35 et 80 dollars (dépassant parfois 300 dollars). Une solution d'e-procurement ne nécessite que 12 opérations, nécessite quelques heures et coûte entre 5 et 10 dollars.
En plus des avantages économiques et productifs, les processus d'achat deviennent plus contrôlables et le risque d'erreur diminue.
De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont mis en place des systèmes d'approvisionnement électronique affirment avoir amorti leurs investissements en moins de douze mois.
Aux États-Unis, les achats électroniques sont adoptés par 25 % des entreprises, et on estime qu'en 2001, ce pourcentage atteindra 40 %.
Les petites entreprises qui souhaitent automatiser le cycle passif peuvent se référer à des structures externes que plusieurs entreprises exploitent dans cet objectif, fonctionnant comme des coopératives d'achat et des sociétés de services.
Dans ce cas, l'opérateur externe gère le catalogue et se configure comme un sous-traitant de e-procurement, avec un modèle économique intermédiaire entre un système de e-procurement et une e-marketplace.
Un exemple européen significatif est celui de l'allemand Unitec Gmbh, également présent en Italie, qui constitue l'une des premières expériences d'externalisation complète des fonctions d'achats, de logistique et de gestion d'entrepôts pour des entreprises à prédominance industrielle.
