Soluzioni e iniziative; le procedure; le interruzioni; un approccio scalabile; ecc.
Un sistema complesso come quello logistico richiede un approccio modulare che permetta di raggiungere gli obiettivi in breve termine: anche l'outsourcing può fare miracoli?
La terziarizzazione degli appalti, se applicata correttamente, può portare a risparmi sui costi, maggiore efficienza delle unità operative e risparmio di tempo
Aumentare i profitti e ridurre i costi, conquistare quote di mercato e difendersi dalla concorrenza, specializzarsi in un unico campo ed esplorare altre aree, migliorare l'efficienza operativa e ridurre il personale assegnato, aumentare l'efficienza del sistema e ridurre le scorte, ottenere infine il massimo rendimento attraverso strutture fisse e garantire la sicurezza dei costi: queste esigenze sempre crescenti si confrontano con la direzione aziendale.
È chiaro che alcune di queste attività sono in qualche modo contraddittorie e rappresentano un paradosso di scelta, la cui risoluzione implica compromessi tra alcuni. Realizzati con procedure tradizionali, generano costi aggiuntivi senza soddisfare l'esigenza primaria di riduzione dei costi, tentativo che caratterizza fortemente il mercato e richiede sempre maggiore competitività.
Soluzioni e iniziative
Le soluzioni utilizzate finora sono state diverse, e tra quelle di maggior successo ci sono: l'allocazione delle competenze territoriali e di prodotto, la formazione di gruppi di lavoro, la riorganizzazione e divisione delle aree in centri di costo, la costituzione di centri di profitto, il decentramento e la concentrazione delle attività. Il mezzo utilizzato per raggiungere questi obiettivi è stato inizialmente l’internalizzazione, ovvero la verifica di tutte le possibilità di miglioramento delle strutture interne al fine di aumentarne l’efficienza. Tutte queste attività, anche se non hanno soddisfatto tutte le aspettative, hanno comunque fornito al management indicatori per individuare disfunzioni e identificare obiettivi di miglioramento. Si osserva inoltre che la divisione in unità operative indipendenti ha duplicato alcune funzioni interne e aumentato la complessità della comunicazione tra i dipartimenti.
Parallelamente a queste iniziative di internalizzazione, il concetto di terziarizzazione si è affermato sempre più all'interno della produzione negli anni '70, dopo la diffidenza iniziale. I successi sono stati impressionanti e hanno portato un numero crescente di aziende ad approfittarne. Superate le resistenze iniziali, sono emerse forme di outsourcing sempre più sofisticate.
Dal 1970 ad oggi molte cose sono cambiate nella produzione industriale su larga scala: in quegli anni le produzioni che prima venivano svolte internamente venivano affidate a fornitori esterni. Negli anni '80 fu introdotto il processo just-in-time per le catene di montaggio.
Dal 1990 in poi, i fornitori hanno costruito le proprie strutture direttamente vicino al cliente. Dal 1995 in poi, ai fornitori veniva assegnato uno spazio all'interno dello stabilimento e la loro produzione veniva effettuata direttamente nei sistemi di assemblaggio automatizzati. Dal 2000 si prevede che i fornitori possano assumere il ruolo di partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e contribuire al raggiungimento degli obiettivi economici.
Dalla produzione a...
La prima fase di terziarizzazione ha coinvolto quindi la produzione; È poi seguita l'esternalizzazione di alcuni servizi interni quali: la manutenzione, lo stoccaggio dei materiali, i trasporti, la ristorazione aziendale, le pulizie degli stabilimenti, alcuni servizi di formazione e contabilità, la gestione dei sistemi informativi. Tuttavia, tali terziarizzazione sono ormai date per scontate, e la loro applicazione sempre più diffusa, soprattutto nelle aziende che vogliono liberare risorse, sta portando il management a considerare la possibilità di un'applicazione simile anche per la gestione degli approvvigionamenti.
Lo scopo di trasferire la gestione degli approvvigionamenti, soprattutto dei materiali non produttivi, ad un partner esterno è, da un lato, quello di poter concentrare maggiormente le migliori risorse su attività strategiche e, dall'altro, di ottenere vantaggi economici rendendo più flessibili i costi operativi. Con il trasferimento dell'amministrazione vengono decentralizzate anche la maggior parte dei compiti di routine, il che contribuisce ad aumentare la motivazione dei dipendenti liberati e sviluppa una maggiore professionalità al fine di migliorare la competitività dell'azienda sul mercato e beneficiare di un utilizzo più intensivo di aree di mercato più redditizie.
Le procedure
Il processo di approvvigionamento consiste in una serie di attività o procedure sequenziali che vanno dalla creazione dell'avviso di requisito e dall'effettuazione dell'ordine fino al pagamento della merce acquistata. Il numero di procedure è aumentato nel tempo a causa della crescente quantità di ordini e della tendenza a ridurre le scorte.
L'applicazione del concetto di outsourcing da parte di un leader mondiale nel settore delle macchine da stampa, in particolare per annuari ed elenchi telefonici per utenti pubblici, ha permesso di ridurre il volume degli acquisti e ridurre i costi di gestione di 15 volte rispetto a prima.
Lo sviluppo di ciascuna procedura che fa parte del processo crea un volume di documentazione e informazioni che vincola i dipendenti nell'elaborazione e sottrae tempo prezioso che potrebbero altrimenti utilizzare per le loro attività effettive, come l'acquisto di sistemi e materie prime, la gestione degli accordi e il monitoraggio.
Si può osservare che il numero di procedure necessarie per effettuare gli appalti cresce esponenzialmente con la dimensione delle strutture interne coinvolte nel processo. Allo stesso tempo, aumenta sia il rischio di errori procedurali che il caos informativo, il che riduce drasticamente l’efficienza dei dipartimenti. Ciò rende il monitoraggio e la gestione molto complessi, ramificati e costosi. Tali costi spesso superano il valore dell'articolo acquistato.
Le interruzioni
Lo sforzo richiesto per gestire individualmente tutte le procedure del processo di approvvigionamento è quantificabile a condizione che le procedure siano lineari, ovvero finché non vi siano interruzioni nel flusso del processo - un fenomeno comune e sottovalutato quando si stimano i costi operativi, che genera una serie di attività di supporto che non servono direttamente allo scopo aziendale ma diventano una necessità amministrativa. Le interruzioni procedurali derivano da varie fonti, sono sia interne che esterne all'operazione e possono portare a chiusure, richiedendo, nel peggiore dei casi, il riavvio dell'intera sequenza di attività, con conseguente ripetizione delle stesse attività amministrative, creazione di documentazione aggiuntiva ed enormi aumenti dei costi per tutti i dipartimenti attraverso i quali passa il processo di appalto.
L'introduzione dell'outsourcing amministrativo è finalizzata proprio a ridurre drasticamente il numero delle procedure amministrative e di controllo interne. È proprio la gestione di queste ultime che assorbe gran parte delle risorse e di mezzi altamente qualificati per compiti completamente diversi ed è soprattutto la semplificazione di queste amministrazioni a mostrarne l'enorme potenziale di risparmio economico e di incremento di efficienza. Un’azienda italiana, tra i leader mondiali nella progettazione di veicoli da trasporto, e in particolare attiva in due stabilimenti tedeschi per la progettazione di veicoli ignifughi, ha gestito in outsourcing l’approvvigionamento dei materiali di produzione da circa 70 fornitori, i cui volumi di consegna annuali vanno dalle 50 alle 95.000 unità. Questa soluzione ha permesso di ridurre in 16 mesi il numero di consegne e quindi di fatture da 1.321 a 85 - corrispondente al 99,93% - e di ridurre il numero di fatture da circa 1.000 a 40 - corrispondente al 99,96%.
Quando si considera l'outsourcing c'è sempre il timore di perdere il controllo della situazione. Ma una volta definiti chiaramente ruoli, ambiti di competenza e responsabilità dei due partner, si può rendere visibile l'opportunità economica: questa non può escludersi dal confronto con l'insieme dei costi sostenuti dall'azienda per la fornitura interna dei servizi di cui si prevede l'outsourcing.
Un approccio scalabile
Per questo motivo Unitec ha sviluppato un concept che presta particolare attenzione a questa questione e propone un'applicazione modulare che consente un'immediata redditività economica in ogni passo verso l'outsourcing, attraverso una serie di proposte e possibili applicazioni, basate su un modello adattabile alle dimensioni dell'azienda e alle esigenze aziendali, e soprattutto, facile da inserire nelle strutture esistenti.
L'implementazione modulare dell'outsourcing parziale o totale, con la possibilità di lavorare in team e formare un coordinatore, permette di riconsiderare in qualsiasi momento la rottura del rapporto di servizio e una nuova gestione indipendente, rendendo meno difficile la decisione, affidata a un partner esterno.
L'outsourcing amministrativo dell'approvvigionamento di materiali non produttivi da parte di Unitec si basa sull'esperienza maturata con aziende di diversi paesi europei e diversi settori industriali, e la struttura aziendale si estende anche ai materiali di produzione, consolidando e diversificando così le conoscenze, fattori che rappresentano un'importante garanzia di funzionamento e affidabilità.
Le attività di outsourcing svolte da Unitec sono supportate dall'utilizzo di un sistema informativo sviluppato e mantenuto internamente, con un team interno di programmatori che esegue procedure standard integrate e consente il trasferimento di dati tra clienti e fornitori.
Il know-how nel campo della gestione delle informazioni, maturato attraverso l'esperienza con i propri clienti, consente ad Unitec di testare e proporre costantemente al cliente nuove soluzioni informatiche e di trasferimento dati al fine di migliorare la comunicazione e accelerare notevolmente l'accesso alle informazioni, riducendo così i tempi di richiesta e risposta. Tutto questo avvalendosi della collaborazione di personale altamente qualificato e professionale.
La collaborazione con Unitec può essere progettata con grande flessibilità, dall'immissione dei singoli ordini alla gestione di tutte le procedure del processo di approvvigionamento, che spazia dalla creazione del fabbisogno alla gestione del magazzino e alla fornitura di soluzioni informatiche per l'office automation.
Conclusione
L'introduzione e l'applicazione dell'outsourcing amministrativo e della gestione degli approvvigionamenti hanno permesso al management aziendale di risolvere finalmente i paradossi decisionali menzionati all'inizio e di raggiungere costi effettivi flessibili, recuperando anche la preziosa risorsa tempo, fondamentale per poter dedicare più tempo alle attività aziendali primarie e strategiche.
Con il recupero delle risorse temporali in tutte le aree dell'azienda, il livello di efficienza interna aumenta immediatamente, il che consente una migliore visibilità delle risorse e avvia una spirale sinergica positiva.
Comprendere l'importanza di questo risultato ha dimostrato che quando tutti i dipendenti si concentrano sul core business, l'azienda può fare miracoli.