Soluzioni e iniziative; le procedure; interferenze; una proposta scalabile; ecc.
Un sistema complesso come la logistica richiede un approccio modulare che permetta il raggiungimento degli obiettivi in breve termine, anche l'outsourcing fa miracoli?
L'esternalizzazione delle forniture, se applicata molto bene, può produrre risparmi di costi, efficienza unitaria e risparmio di tempo
Aumentare i profitti e ridurre i costi, acquisire quote di mercato e difendere dalla concorrenza, specializzarsi solo in un campo ed esplorarne altri, migliorare l'efficienza delle unità e ridurre il personale addetto, aumentare l'efficienza dei sistemi e ridurre le scorte di magazzino, infine ottenere il massimo rendimento dalle strutture fisse e dare flessibilità ai costi: sono sempre più obiettivi che la gestione aziendale richiede.
È ovvio che alcune di queste attività sono antagoniste tra loro e rappresentano un paradosso decisionale che nella risoluzione delle priorità prevede il rispetto di alcune rispetto ad altre. Realizzati utilizzando la metodologia procedurale convenzionale, sono fonte di costi aggiuntivi senza soddisfare l'esigenza primaria di riduzione dei costi che generano, tentativo che il mercato caratterizza fortemente e impone una competitività sempre maggiore.
Soluzioni e iniziative
Le soluzioni adottate finora sono state molteplici e tra quelle che hanno dato i migliori risultati ci sono l'assegnazione di competenze territoriali e di prodotto, la formazione di gruppi di lavoro, la trasformazione e divisione delle aree in centri di costo, l'istituzione del centro di profitto, il decentramento nonché la concentrazione delle attività. Lo strumento utilizzato per raggiungere questi obiettivi è stato inizialmente l'internalizzazione, ovvero sono state sondate tutte le opportunità di miglioramento delle strutture interne per aumentare l'efficienza. Tutte queste attività, pur non avendo sempre pienamente soddisfatto le aspettative, hanno fornito indicazioni al management per individuare disfunzioni e individuare obiettivi di miglioramento, inoltre è da notare che la suddivisione in unità operative indipendenti ha duplicato alcune funzioni interne, aumentando anche la complessità della comunicazione tra gli enti.
Contemporaneamente a queste iniziative di internalizzazione, già negli anni Settanta, all'interno della produzione, si è sempre più affermato il concetto di outsourcing, dopo un'iniziale diffidenza. I successi sono stati clamorosi, aumentando il numero delle aziende che ne hanno fatto uso e, superata la diffidenza iniziale, si sono implementate forme di outsourcing sempre più avanzate.
Dal 1970 ad oggi molte cose sono cambiate nel campo della grande produzione: in quegli anni venivano affidate a fornitori esterni alcune produzioni che prima venivano effettuate internamente. Negli anni Ottanta si ebbe l'adozione del just in time per le catene di montaggio.
A partire dal 1990, i fornitori hanno costruito i propri stabilimenti nelle vicinanze del cliente. Dal 1995 in poi ai fornitori vengono assegnati spazi all'interno degli stabilimenti e la loro produzione è direttamente integrata nei sistemi automatici di assemblaggio. Nel 2000 i fornitori dovranno essere in grado di assumere il ruolo di partner attivo nella definizione e sviluppo delle strategie aziendali e contribuire al raggiungimento degli obiettivi economici.
Dalla produzione a...
La prima fase di delocalizzazione ha riguardato quindi la produzione; Successivamente abbiamo provveduto ad affidare a terzi alcuni servizi interni quali: manutenzione, deposito materiali, trasporti, ristorazione aziendale, pulizia impianti, alcuni servizi formativi e contabili, gestione dei sistemi informatici. Tale outsourcing è visto oggi però come un fatto naturale e la sua applicazione sempre più diffusa, soprattutto nelle aziende che desiderano liberare risorse specifiche, induce il management a considerare l'opportunità di ricorrere a modelli simili anche per la gestione delle forniture.
Il trasferimento ad un partner esterno della gestione degli approvvigionamenti, soprattutto di materiali non produttivi, ha da un lato l'obiettivo di poter concentrare maggiormente le migliori risorse su attività strategiche e dall'altro ottenere benefici economici, rendendo flessibili i costi operativi. Nel trasferimento della gestione avviene anche il decentramento di gran parte del lavoro di routine, che contribuisce ad aumentare la motivazione delle risorse che si liberano, e allo stesso tempo si sviluppa una maggiore professionalità a beneficio dell'aumento della competitività aziendale sul mercato, contribuendo tra l'altro a beneficiare più intensamente delle aree remunerative del mercato (cash cow).
Le procedure
Il processo di fornitura è costituito da una serie di attività o procedure sequenziali dalla nascita della necessità e dall'emissione della domanda, fino al pagamento dei beni acquistati. Il numero di procedure è aumentato nel tempo a causa della crescita degli ordini necessari e della conseguenza della proporzione di origine dei componenti assemblati nei macchinari e della tendenza a ridurre il valore immobilizzato in magazzino.
L'applicazione del concetto di outsourcing, in un'azienda torinese leader mondiale nel settore delle macchine da stampa, in particolare di annuari ed elenchi telefonici per la pubblica utenza, ha consentito di ridurre il volume delle forniture con particolari di stoccaggio anche di valore economico inferiore a 15 volte i costi di gestione della stessa commessa.
Lo sviluppo di ogni procedura che fa parte del processo genera un volume di documentazione e informazioni che compromette la formazione dei dipendenti, togliendo loro tempo prezioso e utilizzabile che potrebbero invece dedicare allo sviluppo delle loro attività specifiche come l'acquisto di impianti e materie prime, la gestione degli appalti, la manutenzione e il controllo.
È opportuno evidenziare che il numero delle procedure necessarie per l'esecuzione della fornitura cresce esponenzialmente con l'aumento delle dimensioni delle strutture interne coinvolte nel processo. Allo stesso tempo, aumenta il rischio di errori procedurali e di caos informativo, riducendo drasticamente il grado di efficienza degli enti coinvolti. Ciò rende la supervisione e la gestione molto complessa, articolata e più costosa. Tali costi superano sempre più spesso di molto il valore dell'oggetto della fornitura.
Interferenze
L'impegno necessario per l'amministrazione unitaria di tutte le procedure del processo di fornitura è comunque quantificabile a patto che le procedure siano lineari, ossia a patto che non si verifichino interferenze nel flusso del processo, fenomeno molto frequente e sottovalutato nella valutazione dei costi operativi e che genera una serie di attività di supporto che non perseguono direttamente l'obiettivo aziendale, ma diventano una necessità amministrativa. Le interferenze procedurali si generano da diverse fonti, interne ed esterne allo stabilimento, e possono comportare un fermo, portando nei casi più gravi a dover riavviare la sequenza delle attività del processo, con le conseguenze di una ripetizione delle stesse attività amministrative, di produzione di documentazione aggiuntiva e con l'enorme aumento dei costi di tutti gli uffici attraverso i quali transita la procedura di fornitura.
L'introduzione dell'outsourcing amministrativo si conclude proprio con la drastica riduzione del numero delle procedure interne di amministrazione e controllo. È proprio la gestione di queste ultime che assorbe gran parte delle risorse e dei mezzi, altamente caratterizzati, per svolgere molti altri tipi di compiti, ed è soprattutto la semplificazione di queste gestioni a evidenziare gli enormi vantaggi di ripresa economica e di efficienza. In un’azienda italiana tra le prime al mondo per la costruzione di mezzi di trasporto ed in particolare in due stabilimenti tedeschi per la costruzione di mezzi di trasporto speciali, è stato applicato l’outsourcing per la gestione delle forniture dei materiali di produzione da circa 70 fornitori, i cui volumi di fornitura annui vanno dalle 50 alle 95.000 unità. Tale soluzione ha consentito di ridurre il numero di consegne e quindi di elaborazioni in 16 mesi di attività, da 1.321 a 85, pari al 99,93%, e di ridurre il numero di fatture da circa 1.000 a 40, pari al 99,96%.
Nel valutare l'introduzione dell'outsourcing c'è sempre il timore di perdere il controllo della situazione, ma nel momento in cui si definiscono i ruoli, si distribuiscono poteri e responsabilità dei due contraenti, è possibile avere visibilità della convenienza economica: quest'ultima non può fare a meno di un confronto con tutti i costi che l'azienda sostiene nel fornire internamente i servizi di cui si stima la possibilità di gestire in outsourcing.
Una proposta scalabile
Per questo motivo Unitec ha proprio sviluppato un concept dedicando particolare attenzione a questo aspetto e proponendo un'applicazione modulare che consente un immediato ritorno economico ad ogni passo effettuato nella direzione dell'outsourcing, attraverso una serie di proposte e possibilità della sua applicazione, basate su un modello adattabile alle dimensioni e alle esigenze aziendali e soprattutto facile da inserire in strutture già esistenti.
La modularità dell'outsourcing, dell'inserimento parziale o totale, con la possibilità di lavoro in team associati e di formazione all'interno della figura del coordinatore, consente in ogni momento di considerare ipotesi di interruzione del rapporto di servizio e di nuova ed indipendente gestione, rendendo quindi meno difficile la decisione da parte di un partner esterno.
L'outsourcing amministrativo delle forniture di materiali non produttivi da parte di Unitec si basa sull'esperienza accumulata con aziende provenienti da diversi paesi europei e attive in diversi settori industriali e la stessa struttura aziendale si estende proprio anche ai materiali di produzione, consolidando e diversificando il know-how, fattori che rappresentano un'importante garanzia operativa e di affidabilità nel tempo.
Le attività di outsourcing svolte da Unitec sono supportate dall'utilizzo di un sistema informatico, sviluppato e mantenuto internamente, con un team interno di programmatori che adatta le operazioni standard e che consente la trasmissione dei dati di comunicazione con clienti e fornitori.
Il know-how anche nel campo della gestione delle informazioni, acquisito nel corso delle esperienze accumulate con i propri clienti, consente ad Unitec di sperimentare sempre al proprio interno nuove soluzioni informatiche e telematiche da proporre al cliente con l'obiettivo di migliorare la comunicazione e accelerare notevolmente l'accesso alle informazioni, riducendo i tempi di domanda e risposta. Il tutto avvalendosi della collaborazione di personale qualificato ed altamente professionale.
La collaborazione con Unitec può essere definita con grande flessibilità, spaziando dalla singola emissione degli ordini alla gestione di tutte le procedure del processo di fornitura, che va dalla fase di creazione del bisogno alla gestione del magazzino e alla fornitura di soluzioni informatiche per l'office automation.
Conclusione
L'introduzione e l'applicazione dell'outsourcing amministrativo e delle forniture hanno consentito al management di risolvere definitivamente i paradossi decisionali di cui parlavamo all'inizio e di ottenere costi davvero flessibili, recuperando anche la preziosa risorsa tempo, componente fondamentale per dedicarsi sempre più efficacemente alle attività strategiche e primarie dell'azienda.
Con il recupero degli spazi temporali in tutte le aree dello stabilimento, il grado di efficienza interna aumenta immediatamente, consentendo una migliore visibilità delle risorse e avviando una positiva spirale di sinergie.
La consapevolezza dell'importanza di questo risultato ci ha fatto capire che se tutti i dipendenti si concentrano sul Core business, l'azienda può fare miracoli.