Mercati e tendenze
Soluzioni e iniziative; le procedure; interferenza; una proposta scalabile; ecc.
Un sistema complesso come la logistica richiede un approccio modulare che permetta di raggiungere gli obiettivi in breve termine, e l'outsourcing fa miracoli?
L'esternalizzazione delle forniture, se applicata in modo estensivo, può produrre risparmi sui costi, efficienza unitaria e risparmio di tempo
Aumentare i profitti e ridurre i costi, acquisire quote di mercato e difendersi dalla concorrenza, specializzarsi in un solo campo ed esplorarne altri, migliorare l'efficienza delle unità e ridurre il personale addetto, aumentare l'efficienza dei sistemi e ridurre le scorte di magazzino, ottenere infine il massimo rendimento dalle strutture fisse e dare flessibilità ai costi: questi obiettivi sono sempre più richiesti alla gestione aziendale.
È ovvio che alcune di queste attività sono in conflitto tra loro e rappresentano un paradosso decisionale che nella risoluzione delle priorità prevede di rispettare alcune in relazione ad altre. Realizzati con metodologia procedurale convenzionale, sono fonte di costi aggiuntivi senza soddisfare l'esigenza primaria di riduzione dei costi che li generano, fatto che il mercato fortemente caratterizza e che impone sempre maggiore competitività.
Soluzioni e iniziative
Le soluzioni adottate finora sono state molteplici e tra quelle che hanno dato i migliori risultati possiamo citare l'allocazione delle competenze territoriali e di prodotto, la formazione di gruppi di lavoro, la trasformazione e divisione delle aree in centri di costo, l'istituzione del centro di profitto, il decentramento nonché la concentrazione delle attività. Il mezzo utilizzato per raggiungere questi obiettivi è stato inizialmente l'internalizzazione, ovvero sono state esplorate tutte le opportunità di miglioramento delle strutture interne per aumentare l'efficienza. Tutte queste attività, anche quando non hanno soddisfatto completamente le aspettative, hanno fornito indicazioni al management per individuare disfunzioni e identificare obiettivi di miglioramento, inoltre è importante notare che la suddivisione in unità operative indipendenti duplicava alcune funzioni interne, aumentando anche la complessità della comunicazione tra enti.
Contemporaneamente a queste iniziative di internalizzazione, negli anni '70, nell'ambito della produzione, si affermava sempre più il concetto di outsourcing, dopo una iniziale diffidenza. I successi furono spettacolari, tanto da far aumentare il numero delle aziende che ne fecero uso e, una volta superata la naturale diffidenza iniziale, vennero implementate forme di outsourcing sempre più avanzate.
Dal 1970 ad oggi molte cose sono cambiate nel campo della grande produzione: in quegli anni venivano affidate a fornitori esterni alcune produzioni che prima venivano svolte internamente. Negli anni '80, il just in time venne adottato per le catene di montaggio.
Dal 1990 in poi, i fornitori hanno costruito i propri stabilimenti nelle immediate vicinanze del cliente. Dal 1995 in poi i fornitori ricevono spazi all'interno degli stabilimenti e la loro produzione alimenta direttamente i sistemi automatici di assemblaggio. Nel 2000 i fornitori dovranno essere in grado di assumere il ruolo di partner attivo nella definizione e sviluppo delle strategie aziendali e contribuire al raggiungimento degli obiettivi economici.
Dalla produzione a...
La prima fase di outsourcing ha quindi riguardato la produzione; Abbiamo poi provveduto ad affidare a terzi alcuni servizi interni, tra cui: manutenzione, stoccaggio materiali, trasporti, ristorazione aziendale, pulizia impianti, alcuni servizi di formazione e contabilità, gestione dei sistemi informatici. Tuttavia, tale outsourcing è visto oggi come un fatto naturale e la sua applicazione sempre più diffusa, soprattutto nelle aziende che desiderano liberare risorse qualificate, porta il management a considerare l'opportunità di utilizzare modelli simili anche per la gestione delle forniture.
Il trasferimento ad un partner esterno della gestione degli approvvigionamenti, soprattutto di materiali non produttivi, ha da un lato lo scopo di poter concentrare maggiormente le migliori risorse su attività strategiche e dall'altro ottenere benefici economici, rendendo flessibili i costi operativi. Il trasferimento della gestione comporta anche il decentramento della maggior parte del lavoro di routine, che contribuisce ad aumentare la motivazione delle risorse che vengono liberate, allo stesso tempo si sviluppa una maggiore professionalità a favore di una maggiore competitività aziendale sul mercato, competendo tra gli altri per sfruttare più intensamente le aree remunerative del mercato (cash cow).
Le procedure
Il processo di fornitura è costituito da una serie di attività o procedure sequenziali che vanno dalla nascita del bisogno all'emissione della domanda, fino al pagamento della merce acquistata. Il numero di procedure è aumentato nel tempo a causa della crescita degli ordini necessari e della continuazione dell'origine aliquota dei membri assemblati sulle macchine e della tendenza a ridurre il valore fissato in magazzino.
L'applicazione del concetto di outsourcing, insieme ad un'azienda torinese leader mondiale nel settore delle macchine da stampa, in particolare annuari ed elenchi telefonici per utenze pubbliche, ha consentito di ridurre il volume delle forniture da magazzini privati, anche con un valore economico inferiore a 15 volte i costi di gestione della stessa commessa.
Lo sviluppo di ogni procedura che fa parte del processo genera un volume di documentazione e informazioni che impegna i dipendenti nella loro formazione, sottraendo tempo prezioso che può essere utilizzato invece per lo sviluppo delle loro attività specifiche, come l'acquisto di impianti e materie prime, la gestione degli appalti, la manutenzione e il controllo.
È opportuno sottolineare che il numero delle procedure necessarie per effettuare la fornitura cresce esponenzialmente al crescere delle dimensioni delle strutture interne coinvolte nel processo. Allo stesso tempo, aumenta il rischio di errori procedurali e di caos informativo, riducendo drasticamente il grado di efficienza delle agenzie istruttorie. Ciò rende la supervisione e la gestione molto complessa, articolata e più costosa. Tali costi superano sempre più spesso di gran lunga il valore dell'oggetto da approvvigionare.
Interferenza
L'impegno richiesto per la gestione individuale di tutte le procedure del processo di fornitura è, tuttavia, quantificabile a patto che le procedure siano lineari, ovvero a patto che non vi siano interferenze nel flusso dei processi, fenomeno molto frequente e sottovalutato nella stima dei costi operativi e che genera una serie di attività di supporto che non perseguono direttamente l'obiettivo aziendale, ma diventano una necessità amministrativa. Le interferenze procedurali si generano da diverse fonti, sia interne che esterne allo stabilimento e possono comportare un fermo, causando nei casi più gravi la necessità di riavviare la sequenza delle attività del processo, con le conseguenze di una ripetizione delle stesse attività amministrative, produzione di documentazione successiva e un enorme aumento dei costi per tutti gli uffici attraverso i quali transita la procedura di fornitura.
L'introduzione dell'outsourcing amministrativo si conclude proprio con la drastica riduzione del numero delle procedure interne di amministrazione e controllo. È proprio la gestione di queste ultime che assorbe in gran parte risorse e mezzi altamente qualificati per svolgere molti altri tipi di compiti, ed è soprattutto la semplificazione di queste gestioni a evidenziarne l’enorme ripresa ed efficienza economica. Insieme ad un’azienda italiana tra le prime al mondo per la costruzione di mezzi di trasporto e in particolare a due stabilimenti tedeschi per la costruzione di veicoli antincendio, è stato applicato l’outsourcing per gestire l’approvvigionamento dei materiali di produzione da circa 70 fornitori, i cui volumi di fornitura annui variano da 50 a 95.000 unità. Questa soluzione ha consentito di ridurre il numero di forniture e quindi di fatture in 16 mesi di attività, da 1.321 a 85, pari al 99,93%, e di ridurre il numero di fatture da circa 1.000 a 40, pari al 99,96%.
Quando si pensa all'introduzione dell'outsourcing c'è sempre il timore di perdere il controllo della situazione, ma una volta definiti i ruoli, assegnate le aree di competenza e le responsabilità dei due contraenti, è possibile avere visibilità della convenienza economica: quest'ultima non può fare a meno di un confronto con tutti i costi sostenuti dall'azienda nel fornire, al proprio interno, i servizi che si sta valutando la possibilità di gestire in outsourcing.
Una proposta scalabile
Per questo motivo Unitec ha proprio sviluppato un concept dedicando particolare attenzione a questo aspetto e proponendo un'applicazione modulare che consenta un ritorno economico immediato, ad ogni passo intrapreso verso l'outsourcing, attraverso una serie di proposte e possibilità applicative, basate su un modello adattabile alle dimensioni e alle esigenze aziendali e soprattutto facile da inserire in strutture esistenti.
L'introduzione modulare dell'outsourcing, parziale o totale, con la possibilità di lavorare in team omogenei e di formazione all'interno della figura del coordinatore, consente di considerare in ogni momento la possibilità di interruzione del rapporto e di nuova gestione indipendente, rendendo quindi meno difficile la decisione di avvalersi del supporto di un partner esterno.
Outsourcing amministrativo di forniture di materiali non produttivi L'impiegato Unitec vanta maturate esperienze con aziende di diversi paesi europei ed attive in diversi settori industriali e la propria struttura aziendale si estende anche alla produzione di materiali, consolidando e diversificando quindi il know-how, fattori che rappresentano un'importante garanzia di operatività e affidabilità nel tempo.
Le attività di outsourcing svolte da Unitec sono supportate dall'utilizzo di un sistema informativo, sviluppato e mantenuto internamente, con un team interno di programmatori che ambientano integralmente gli standard gestiti e la cui comunicazione consente la trasmissione dei dati con clienti e fornitori.
Inoltre, il know-how nel campo della gestione delle informazioni, acquisito nel corso di mature esperienze con i propri clienti, consente ad Unitec di sperimentare sempre al proprio interno nuove soluzioni informatiche e telematiche da proporre al cliente con l'obiettivo di migliorare la comunicazione e accelerare notevolmente l'accesso alle informazioni, riducendo i tempi di domanda e risposta. Il tutto avvalendosi della collaborazione di personale qualificato ed altamente professionale.
La collaborazione con Unitec può essere definita con grande flessibilità, spaziando dalla semplice emissione degli ordini alla gestione di tutte le procedure del processo di fornitura, spaziando dalla fase di nascita del bisogno alla gestione del magazzino e alla fornitura di soluzioni informatiche per l'office automation.
Conclusione
L'introduzione e l'applicazione dell'outsourcing amministrativo e di fornitura ha permesso al management di risolvere definitivamente i paradossi decisionali di cui parlavamo in apertura e di ottenere una reale flessibilità dei costi, recuperando anche la preziosa risorsa del tempo, componente fondamentale per dedicarsi con sempre maggiore efficacia alle attività strategiche e primarie dell'azienda.
Con il recupero degli spazi temporali in tutte le aree dello stabilimento, il livello di efficienza interna aumenta immediatamente, consentendo una migliore visibilità delle risorse e avviando un circolo virtuoso di sinergia.
Conoscere l'importanza di questo risultato ci ha fatto capire che se tutti i dipendenti si concentrano sul core business, l'azienda può fare miracoli.