Le applicazioni dell'e-business si concentrano sempre più sulle transazioni commerciali a vantaggio non solo dei venditori ma anche degli acquirenti. Tutte le aziende possono beneficiare degli strumenti dell'e-procurement.
Dopo le grandi ondate di commercio elettronico business-to-consumer (B2C) e di commercio online, l'applicazione di Internet più discussa negli ultimi mesi è l'e-procurement, ovvero l'e-procurement, ovvero l'e-procurement. la gestione integrata degli acquisti di un'azienda via Internet, con tre obiettivi principali:
- Rendere più efficiente il processo di approvvigionamento con i fornitori riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando completamente o parzialmente i pagamenti.
- trova le offerte più economiche e seleziona i fornitori consultando i cataloghi elettronici sui siti web dei fornitori o sui cosiddetti e-marketplace.
- Organizzare gare e aste elettroniche per acquisti di alto valore.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività di approvvigionamento sono generalmente gestite tramite telefono, fax, lettera, e-mail o EDI, con un mix di attività manuali e automatizzate che dipendono fortemente dalle capacità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement mirano a supportare, automatizzare e razionalizzare le attività associate ai processi di procurement. In senso lato, l'e-procurement è qualsiasi attività relativa agli acquisti effettuati tramite Internet, sia da privati che da aziende: dall'uso della posta elettronica per richiedere e inviare offerte, all'utilizzo di motori di ricerca specializzati nella ricerca di prodotti e nel confronto dei prezzi, alle aste elettroniche tra consumatori. In un senso più stretto, l'e-procurement business-to-business è quando un'organizzazione organizza il processo di procurement interamente su Internet utilizzando puri sistemi informativi, con l'obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l'interesse delle aziende per l'e-procurement nasce dal fatto che le aziende hanno prima automatizzato il "ciclo attivo" (vendite, produzione, fatturazione) con sistemi informatici tradizionali ed ERP, poi hanno fatto i primi tentativi di commercio elettronico, poi hanno rivolto l'attenzione al "ciclo di supporto" con applicazioni CRM, per infine concentrarsi sul "ciclo passivo" che comprende:
- Ottenere le informazioni necessarie per selezionare il prodotto o il servizio da acquistare (market intelligence).
- Assistenza nella preparazione della richiesta di proposte.
- Supporto nel confronto delle offerte e nella selezione del fornitore e del prodotto.
- Creazione dell'ordine.
- Approvazione dell'ordine e relativi controlli interni (autorità aziendali, budget, standard ed eventuali regolamenti stabiliti dal sistema di gestione della qualità).
- Spedizione dell'ordine al fornitore.
- Ricezione della fattura, pagamento, prenotazione e completamento della transazione.
Attualmente poche aziende al mondo hanno automatizzato completamente il ciclo passivo, mentre molti dipartimenti acquisti utilizzano intensamente Internet nella fase di market intelligence (ricerca di informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Migliore gestione degli approvvigionamenti, riduzione degli errori in fase di gestione degli ordini, risparmio sugli asset acquisiti, possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della propria catena di fornitura, tracciabilità degli ordini in tempo reale, riduzione dei tempi di gestione: questi i principali vantaggi dell'e-procurement, a cui si aggiungono altri vantaggi come la riduzione del cosiddetto "effetto maverick" (i dipendenti che vogliono sfuggire alle rigide procedure burocratiche effettuano direttamente alcuni acquisti e applicano successivamente il rimborso, in media il 30% dei si acquistano così articoli “indiretti”) e la possibilità di raccogliere automaticamente una grande quantità di dati statistici (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmi rispetto alle offerte di altri fornitori). Inoltre, la possibilità di progettare un prodotto utilizzando un programma di configuratore o un sistema esperto e la spedizione degli ordini online rappresenta un grande vantaggio in termini di tempi e costi sia per il fornitore che per il cliente.
Con gli opportuni adeguamenti ai sistemi IT e ai processi aziendali, un'azienda di medie dimensioni può ottenere risparmi compresi tra il 3 e il 10% delle vendite.
Per le multinazionali, i risparmi possono arrivare a centinaia di milioni. I risparmi riguardano principalmente asset indiretti quali notebook e hardware di rete, telefoni, software, forniture varie per ufficio e servizi che non influiscono direttamente sui processi produttivi, piuttosto che gli acquisti diretti (materie prime e semilavorati). Una ricerca condotta da grandi aziende da Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostra che il 75% delle fatture pagate dalle aziende riguarda articoli inferiori a 1.000 dollari; i costi interni (spese generali) per l'acquisto di un prodotto da $ 5 sono gli stessi di articoli da $ 5.000; un acquisto medio tramite processi tradizionali prevede in media 22 operazioni, richiede circa 15 giorni e ha costi interni compresi tra 35 e 80 dollari (a volte oltre 300 dollari). Una soluzione di e-procurement prevede solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa tra i 5 e i 10 dollari.
Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi di approvvigionamento diventano più controllabili e il tasso di errore diminuisce. Molte aziende americane e tedesche che hanno implementato sistemi di e-procurement riferiscono di aver recuperato i propri investimenti in meno di dodici mesi.
Negli Stati Uniti, l'e-procurement è utilizzato dal 25% delle aziende e si stima che questa percentuale raggiungerà il 40% nel 2001.
Le aziende più piccole che desiderano realizzare l'automazione del ciclo passivo possono rivolgersi a strutture esterne che gestiscono più aziende, agendo come cooperative di approvvigionamento e società di servizi.
In questo caso, l'operatore esterno gestisce il catalogo e agisce come outsourcer per l'e-procurement, con un modello di business tra un sistema di e-procurement e un e-marketplace. Un significativo esempio europeo è l'azienda tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che rappresenta uno dei primi esperimenti di completo outsourcing della funzione procurement, logistica e gestione del magazzino di aziende prevalentemente industriali.
