Pagina di copertina: E-Procurement: prodotti, servizi e soluzioni
Cronologia della copertura E-Procurement
Le applicazioni di e-business si sono sempre concentrate maggiormente sulle transazioni commerciali, con l'obiettivo di aiutare non solo chi vende ma anche chi acquista. Tutte le aziende non possono non usufruire degli stessi vantaggi degli strumenti di e-procurement.
Dopo la grande ondata dell'e-commerce Business-to-Consumer (B2C) e del commercio online, l'applicazione Internet di cui si parla di più da alcuni mesi è l'e-procurement, ovvero la gestione integrata delle forniture di un'azienda attraverso Internet, con tre obiettivi principali:
- rendere più efficiente il processo di acquisto con i fornitori, riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando parzialmente o totalmente i pagamenti.
- trova le offerte più convenienti e seleziona i fornitori consultando i cataloghi elettronici presenti sui siti dei fornitori stessi o nel cosiddetto e-marketplace.
- organizzare gare e aste elettroniche per forniture di importante valore.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività di acquisto sono generalmente gestite tramite telefono, fax, lettera, e-mail o EDI, con un mix di attività manuali e automatizzate, a seconda delle capacità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement mirano a supportare, automatizzare e razionalizzare le attività connesse ai processi di acquisto. In senso lato, l'e-procurement è qualsiasi attività connessa agli acquisti, effettuati con l'ausilio della rete Internet, sia per consumatori privati che per aziende: dall'uso della posta elettronica per richiedere e inviare offerte, all'utilizzo di motori di ricerca specializzati nella ricerca di prodotti e nel confronto dei prezzi, fino ad arrivare alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto, si parla di e-procurement business-to-business quando un'organizzazione integra il processo di acquisto via Internet con sistemi informatici, con l'obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l'interesse delle aziende per l'e-procurement dipende dal fatto che le aziende hanno prima automatizzato il "ciclo attivo" (vendite, produzione, fatturazione) con sistemi IT tradizionali ed ERP, poi hanno provato l'e-commerce, infine hanno rivolto la loro attenzione al "ciclo di supporto" con applicazioni CRM, per infine concentrarsi sul "ciclo passivo", che comprende:
- Ricerca informazioni utili per scegliere il prodotto o servizio da acquistare (Market Intelligence).
- Supporto nella preparazione di richieste di offerta e capitolati.
- Supporto nel processo di confronto delle offerte e selezione del fornitore e del prodotto.
- Creazione dell'ordine.
- Approvazione della commessa e relativi controlli interni (poteri aziendali, budget, standard e limiti stabiliti dal sistema qualità).
- Invio dell'ordine al fornitore.
- Ricezione della fattura, pagamento, registrazione e chiusura della transazione.
Attualmente solo poche aziende a livello mondiale hanno automatizzato completamente il ciclo passivo, mentre molti uffici acquisti utilizzano ampiamente Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca di informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Migliore gestione delle forniture, riduzione del numero di errori che si verificano in fase di gestione degli ordini, risparmio nel costo della merce acquistata, possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della propria supply chain, tracciabilità degli ordini in tempo reale, riduzione dei tempi di gestione, sono i principali vantaggi dell'e-procurement, a cui si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la riduzione del cosiddetto "effetto maverick" (a seconda di cosa, per eludere rigide procedure burocratiche, si preferisce effettuare direttamente alcuni acquisti richiesta di rimborso spese, tanto che in media il 30% delle partite "indirette" vengono acquisite in questo modo) e il fatto di disporre in automatico di una grande quantità di dati statistici (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmi rispetto ad offerte di altri fornitori).
Anche la possibilità di configurare un prodotto con l'ausilio di un programma di configuratore o di un sistema esperto e di inviare ordini online costituisce, sia per il fornitore che per il cliente, un grande vantaggio in termini di tempi e costi.
Con tempestivi adeguamenti del sistema informatico e delle procedure aziendali, un'azienda di medie dimensioni può ottenere un risparmio compreso tra il 3 e il 10% del fatturato.
Per le multinazionali, i risparmi possono essere dell'ordine di centinaia di miliardi. I risparmi si riferiscono principalmente ai beni indiretti, come laptop e reti, telefoni, software, cancelleria, servizi che non incidono direttamente sui cicli produttivi, piuttosto che agli acquisti diretti (materie prime e semilavorati).
Una ricerca condotta da grandi aziende come Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostra che il 75% delle fatture pagate dalle aziende corrisponde ad articoli che costano meno di 1.000 dollari; Il costo interno (spese generali) per acquistare un prodotto da $ 5 è pari a quello di articoli da $ 5.000; Un acquisto medio con processi tradizionali prevede in media 22 operazioni, dura 15 giorni e ha un costo interno compreso tra 35 e 80 dollari (a volte supera i 300 dollari). Una soluzione di e-procurement prevede solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa tra i 5 e i 10 dollari.
Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi di acquisto diventano più controllabili e le possibilità di errore diminuiscono.
Molte aziende americane e tedesche che hanno implementato sistemi di e-procurement affermano di aver recuperato i propri investimenti in meno di dodici mesi.
Negli Stati Uniti l'e-procurement è adottato dal 25% delle aziende e si stima che nel 2001 questa percentuale raggiungerà il 40%.
Le aziende più piccole che desiderano automatizzare il ciclo passivo possono fare riferimento a strutture esterne che gestiscono più aziende, agendo come cooperative di acquisto e società di servizi.
In questo caso l'operatore esterno gestisce il catalogo ed è strutturato come un outsourcer di e-procurement, con un modello di business intermedio tra un sistema di e-procurement e un e-marketplace.
Un significativo esempio europeo è la tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che costituisce uno dei primi esperimenti di completo outsourcing della funzione acquisti, logistica e gestione del magazzino per aziende a carattere prevalentemente industriale.
