Titolo della pagina: E-procurement: prodotti, servizi e soluzioni
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Copertura sugli appalti elettronici
Le applicazioni di e-commerce sono sempre più focalizzate sulle transazioni commerciali stesse, aiutando non solo chi vende ma anche chi acquista. Tutte le aziende non possono che beneficiare degli stessi vantaggi degli strumenti di e-procurement.
Dopo la grande ondata dell'e-commerce Business-to-Consumer (B2C) e del commercio online, l'applicazione Internet di cui si è parlato di più negli ultimi mesi è l'e-procurement, ovvero la gestione integrata delle forniture di un'azienda via Internet, con tre obiettivi principali:
- rendere più efficiente il processo di acquisto dai fornitori riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando parzialmente o completamente i pagamenti.
- trova le offerte più vantaggiose e seleziona i fornitori consultando i cataloghi elettronici sui siti dei fornitori stessi o sui mercati elettronici chiamati e-marketplace.
- organizzare gare e aste elettroniche per forniture di alto valore.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività di acquisto sono generalmente gestite tramite telefono, fax, posta, e-mail o EDI, con un mix di attività manuali e automatizzate, in gran parte dipendenti dalle capacità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement mirano a supportare, automatizzare e razionalizzare le attività legate ai processi di acquisto. In senso lato, l'e-procurement è qualsiasi attività connessa agli acquisti, effettuata tramite Internet, sia da parte di consumatori privati che da parte di imprese: dall'uso della posta elettronica per richiedere e inviare offerte all'utilizzo di motori di ricerca specializzati nella ricerca di prodotti e nel confronto dei prezzi, fino alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto si parla di e-procurement Business-to-business quando un'organizzazione integra l'intero processo di acquisto via Internet con un'adeguata infrastruttura informatica, con l'obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l'interesse delle imprese per l'e-procurement si basa sul fatto che le aziende hanno prima automatizzato il "ciclo attivo" (vendite, produzione, fatturazione) con i tradizionali sistemi IT ed ERP, poi hanno provato l'e-commerce, prima di rivolgere la loro attenzione al "ciclo di supporto" con applicazioni CRM, e infine concentrarsi sul "ciclo passivo", che comprende:
- Ricerca informazioni utili per scegliere il prodotto o servizio da acquisire (Market Intelligence).
- Assistenza nella preparazione di richieste di preventivo e bandi di gara.
- Assistenza nel processo di confronto delle offerte e selezione del fornitore e del prodotto.
- Creazione dell'ordine.
- Approvazione degli ordini e relativi controlli interni (poteri aziendali, budget, standard ed eventuali vincoli stabiliti dal sistema qualità).
- Invio dell'ordine al fornitore.
- Ricezione della fattura, pagamento, contabilità e chiusura della transazione.
Attualmente solo pochissime aziende a livello mondiale hanno automatizzato completamente il ciclo passivo, mentre molti uffici acquisti fanno largo uso di Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca di informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Migliore gestione delle forniture, riduzione del numero di errori che si verificano nella gestione degli ordini, risparmio sul costo degli asset acquisiti, possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della propria supply chain, tracciabilità degli ordini in tempo reale, riduzione dei tempi di gestione, costituiscono i principali vantaggi dell'e-procurement, a cui si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la riduzione del cosiddetto "effetto maverick" (perché, per sfuggire a rigide procedure burocratiche, si preferisce effettuare direttamente determinati acquisti richiedendo il rimborso di vari costi, tanto che mediamente il 30% degli articoli “indiretti” vengono acquisiti in questo modo) e il fatto di disporre in automatico di una grande quantità di dati statistici (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmi rispetto alle offerte di altri fornitori).
La possibilità anche di configurare un prodotto utilizzando un programma di configuratore o un sistema esperto e di inviare ordini online costituisce un grande vantaggio sia per il fornitore che per il cliente in termini di tempistiche e costi.
Con opportuni adattamenti al sistema informatico e alle procedure aziendali, un'azienda di medie dimensioni può ottenere un risparmio compreso tra il 3 e il 10% del fatturato.
Per le multinazionali, i risparmi possono raggiungere centinaia di miliardi. L'economia si concentra principalmente sui beni indiretti, come laptop e networking, telefoni, software, forniture varie per ufficio, servizi che non riguardano direttamente i cicli produttivi, piuttosto che sugli acquisti diretti (materie prime e semilavorati).
Gli studi condotti su alcune grandi aziende da Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostrano che il 75% delle fatture pagate dalle aziende riguardano articoli che costano meno di 1.000 dollari; il costo interno (spese generali) per l'acquisto di un prodotto da $ 5 è pari a quello di articoli da $ 5.000; un acquisto medio tramite processi tradizionali comporta in media 22 operazioni, dura 15 giorni e ha un costo interno compreso tra 35 e 80 dollari (a volte superiore a 300 dollari). Una soluzione di e-procurement prevede solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa dai 5 ai 10 dollari.
Al di là dei vantaggi economici e produttivi, i processi di acquisto diventano più controllabili e le possibilità di errore diminuiscono.
Molte aziende americane e tedesche che hanno introdotto sistemi di e-procurement riferiscono di aver recuperato i propri investimenti in meno di dodici mesi.
Negli Stati Uniti l'e-procurement è adottato dal 25% delle aziende e si stima che nel 2001 questa percentuale raggiungerà il 40%.
Le aziende più piccole che desiderano automatizzare il ciclo passivo possono rivolgersi a strutture esterne che più aziende operano a questo scopo, agendo come cooperative di acquisto e società di servizi.
In questo caso, l'operatore esterno gestisce il catalogo e si struttura come fornitore di e-procurement in outsourcing, secondo un modello di business intermedio tra un sistema di e-procurement e un e-marketplace.
Un significativo esempio europeo è la tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che costituisce una delle prime esperienze di completo outsourcing della funzione di approvvigionamento, logistica e gestione del magazzino per aziende di carattere essenzialmente industriale.
