La copertina storia E-Approvvigionamento
Le applicazioni dell’e-business sono sempre più focalizzate sulle transazioni commerciali, al fine di aiutare non solo chi vende ma anche chi acquista. Tutte le aziende non possono che trarre i medesimi vantaggi dagli strumenti di e-approvvigionamento.
Dopo le grandi ondate dell’e-commerce Business-to-Consumer (B2C) e del trading online, l’applicazione Internet di cui si parla maggiormente da alcuni mesi è l’e-approvvigionamento, ovvero la gestione integrata degli approvvigionamenti di un’azienda via Internet, con tre obiettivi principali:
- rendere il processo degli acquisti presso i fornitori più efficiente, riducendo i passaggi burocratici intermediari e automatizzando in modo parziale o totale i pagamenti.
- trovare le offerte più convenienti e selezionare i fornitori consultando i cataloghi elettronici presenti nei siti web degli stessi fornitori o nei cosiddetti e-marketplace.
- organizzare gare elettroniche e aste per forniture di importo rilevante.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività relative agli acquisti vengono normalmente gestite attraverso telefono, fax, lettere, email o EDI, con un insieme di attività manuali e automatizzate, dipendenti dalle possibilità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-approvvigionamento hanno l’obiettivo di supportare, automatizzare e razionalizzare le attività connesse ai processi di acquisto. In senso lato, l’e-approvvigionamento è qualsiasi attività connessa agli acquisti, svolta con l’ausilio di Internet sia da consumatori privati che da aziende: dall’uso della posta elettronica per richiedere e inviare offerte all’uso di motori di ricerca specializzati nella ricerca di prodotti e nel confronto dei prezzi, fino alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto, si parla di e-approvvigionamento Business-to-business quando un’organizzazione automatizza integralmente il processo di acquisto attraverso Internet con sistemi informativi dedicati, con l’obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l’interesse per l’e-approvvigionamento dipende dal fatto che le aziende hanno precedentemente automatizzato il “ciclo attivo” (vendita, produzione, fatturazione) con sistemi informatici tradizionali e ERP e hanno sperimentato l’e-commerce, poi hanno rivolto la loro attenzione al “ciclo di supporto” con applicazioni CRM, e infine si sono concentrate sul “ciclo passivo”, che comprende:
- Ricerca delle informazioni utili per scegliere il prodotto o il servizio da acquisire (Market Intelligence).
- Supporto nella preparazione delle richieste di offerta e capitolati.
- Supporto al processo di confronto delle offerte e selezione del fornitore e del prodotto.
- Creazione dell’ordine.
- Approvazione dell’ordine e controlli interni correlati (poteri aziendali, budget, standard e eventuali vincoli stabiliti dal sistema qualità).
- Invio dell’ordine al fornitore.
- Ricezione fattura, pagamento, contabilizzazione e chiusura della transazione.
Attualmente solo poche aziende a livello mondiale hanno automatizzato il ciclo passivo in modo completo, mentre molti uffici acquisti fanno largo uso di Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca di informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Una migliore gestione degli approvvigionamenti, la riduzione del numero di errori che si verificano nella fase di gestione degli ordini, il risparmio sul costo dei beni acquisiti, la possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della propria supply chain, di effettuare il tracciamento degli ordini in tempo reale, la riduzione dei tempi di gestione, rappresentano i principali vantaggi dell’e-approvvigionamento, ai quali si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la riduzione del cosiddetto “effetto maverick” (dipendente, per sottrarsi alle rigide procedure burocratiche, preferisce effettuare direttamente alcuni acquisti richiedendo il rimborso tra le spese, tanto che in media il 30% degli articoli “indiretti” viene acquisito in questo modo) e il fatto di disporre automaticamente di una grande quantità di dati statistici (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmi rispetto alle offerte di altri fornitori).
Anche la possibilità di configurare un prodotto con l’aiuto di un software configuratore o di un sistema esperto e l’invio degli ordini online rappresenta sia per il fornitore che per il cliente un grande vantaggio in termini di tempi e costi.
Con adeguati adattamenti al sistema informatico e alle procedure aziendali, un’azienda media può raggiungere risparmi tra il 3 e il 10% del fatturato.
Per le multinazionali, i risparmi possono essere dell’ordine delle centinaia di miliardi. Il risparmio riguarda soprattutto i beni indiretti, quali computer portatili e networking, telefoni, software, cancelleria varia, servizi che non interessano direttamente i cicli produttivi, piuttosto che gli acquisti diretti (materie prime e semilavorati).
Ricerche condotte da grandi aziende come Price Waterhouse Coopers e Gartner Group evidenziano che il 75% delle fatture pagate dalle aziende si riferisce ad articoli che costano meno di 1000 dollari; il costo interno (overhead) per acquisire un prodotto da 5 dollari è uguale a quello per articoli da 5000 dollari; un acquisto medio con i processi tradizionali comporta 22 operazioni in media, richiede 15 giorni e ha un costo interno tra i 35 e gli 80 dollari (a volte superando i 300 dollari). Una soluzione di e-approvvigionamento comporta solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa da 5 a 10 dollari.
Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi di acquisto diventano più controllabili e le possibilità di errore diminuiscono.
Molte aziende americane e tedesche che hanno introdotto sistemi di e-approvvigionamento dichiarano di aver ammortizzato gli investimenti in meno di dodici mesi.
Negli USA l’e-approvvigionamento risulta adottato dal 25% delle imprese, e si stima che nel 2001 tale percentuale arriverà al 40%.
Le aziende di minori dimensioni che desiderano realizzare l’automazione del ciclo passivo possono fare riferimento a strutture esterne che più aziende operano al fine, agendo come cooperative di acquisto e società di servizi.
In tal caso l’operatore esterno gestisce il catalogo e si configura come outsourcer dell’e-approvvigionamento, con un modello di business intermedio tra un sistema di e-approvvigionamento e un e-marketplace.
Un esempio europeo significativo è la società tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che rappresenta uno dei primi esperimenti di outsourcing completo della funzione di acquisto, logistica e gestione del magazzino per aziende prevalentemente di carattere industriale.
