Articolo di copertina sugli appalti elettronici
Le applicazioni di e-business sono sempre più focalizzate sulle transazioni commerciali, con l'obiettivo di aiutare non solo chi vende, ma anche chi acquista. Tutte le aziende non possono non usufruire degli stessi vantaggi degli strumenti di e-procurement.
Dopo le grandi ondate di e-commerce e commercio online Business-to-Consumer (B2C), l'applicazione Internet di cui si parla di più da qualche mese è l'e-procurement, ovvero la gestione integrata delle forniture di un'azienda via Internet, con tre obiettivi principali:
- rendere più efficiente il processo di acquisto con i fornitori, riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando parzialmente o completamente i pagamenti.
- trova le offerte più convenienti e seleziona i fornitori consultando i cataloghi elettronici sui siti degli stessi fornitori o nei cosiddetti e-marketplace.
- organizzare concorsi elettronici e aste per forniture di valore.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività di acquisto sono normalmente gestite tramite telefono, fax, lettere, e-mail o EDI, con una serie di attività manuali e automatizzate, in gran parte dipendenti dalle possibilità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement mirano a supportare, automatizzare e razionalizzare le attività legate ai processi di acquisto. In termini generali, l'e-procurement è qualsiasi attività connessa agli acquisti, effettuati con l'ausilio della rete Internet, sia da parte di consumatori privati che di aziende: dall'uso della posta elettronica per richiedere e inviare offerte, all'utilizzo di motori di ricerca specializzati nella localizzazione dei prodotti e nel confronto dei prezzi, fino alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto si parla di e-procurement Business-to-business quando un'organizzazione integra il processo di acquisto via Internet con sistemi informatici, con l'obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l'interesse delle aziende per l'e-procurement dipende dal fatto che le aziende prima hanno automatizzato il "ciclo attivo" (vendite, produzione, fatturazione) con i tradizionali sistemi informatici ed ERP e i primi tentativi di e-commerce, poi hanno rivolto la loro attenzione al "ciclo di supporto" con applicazioni CRM, e infine si sono concentrate sul "ciclo passivo", che comprende:
- Localizzazione di informazioni utili per scegliere il prodotto o servizio da acquistare (Market Intelligence).
- Supporto per la preparazione di richieste di offerta e report.
- Supportare il processo di confronto delle offerte e di selezione di fornitori e prodotti.
- Creazione dell'ordine.
- Approvazione della commessa e relativi controlli interni (poteri aziendali, budget, standard ed eventuali vincoli stabiliti dal sistema qualità).
- Invio dell'ordine al fornitore.
- Ricezione della fattura, pagamento, contabilità e chiusura della transazione.
Attualmente solo poche aziende a livello mondiale hanno automatizzato completamente il ciclo passivo, mentre molti uffici acquisti fanno ampio uso di Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca di informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Migliore gestione delle forniture, riduzione del numero di errori che si verificano in fase di gestione degli ordini, risparmio nel costo degli asset acquisiti, possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della catena di fornitura stessa, tracciamento degli ordini in tempo reale, riduzione dei tempi di gestione, sono i principali vantaggi dell'e-procurement, a cui si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la riduzione del cosiddetto “effetto maverick” (dipendente che, per evitare rigide procedure burocratiche, preferisce effettuare direttamente alcuni acquisti richiedendo il rimborso di spese varie, tanto che in media il 30% degli articoli “indiretti” viene acquistato in questo modo) e il fatto che una grande quantità di dati statistici è automaticamente disponibile (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmi rispetto alle offerte di altri fornitori).
Anche la possibilità di configurare un prodotto con l'ausilio di un programma di configuratore o di un sistema esperto e di inviare ordini online costituisce un grande vantaggio per il fornitore e per il cliente in termini di tempi e costi.
Con gli opportuni adattamenti del sistema IT e delle procedure aziendali, un'azienda di medie dimensioni può ottenere un risparmio compreso tra il 3 e il 10% dei ricavi.
Per le multinazionali, i risparmi possono arrivare a centinaia di miliardi. L'economia riguarda soprattutto beni indiretti, come computer e reti portatili, telefoni, software, forniture varie per ufficio, servizi che non incidono direttamente sui cicli produttivi, ma piuttosto sugli acquisti diretti (materie prime e semilavorati).
Una ricerca condotta presso alcune grandi aziende da Price Waterhouse Coopers e Gartner Group mostra che il 75% delle fatture pagate dalle aziende si riferisce a beni che costano meno di 1000 dollari; il costo interno (spese generali) per acquistare un prodotto da 5 dollari è lo stesso di quello per articoli da 5000 dollari; un acquisto medio con processi tradizionali comporta in media 22 operazioni, richiede 15 giorni e ha un costo interno compreso tra 35 e 80 dollari (a volte supera i 300 dollari). Una soluzione di e-procurement prevede solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa dai 5 ai 10 dollari.
Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi di acquisto diventano più controllabili e diminuiscono le possibilità di errore.
Molte aziende americane e tedesche che hanno introdotto sistemi di e-procurement affermano di aver ammortizzato i propri investimenti in meno di dodici mesi.
Negli USA l'e-procurement è adottato dal 25% delle aziende e si stima che nel 2001 questa percentuale raggiungerà il 40%.
Le aziende più piccole che desiderano automatizzare il ciclo passivo possono fare riferimento a strutture esterne che più aziende operano con questo obiettivo, funzionanti come cooperative di acquisto e società di servizi.
In questo caso, l'operatore esterno gestisce il catalogo e si configura come un outsourcer di e-procurement, con un modello di business intermedio tra un sistema di e-procurement e un e-marketplace.
Un significativo esempio europeo è la tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che costituisce uno dei primi esperimenti di completo outsourcing delle funzioni di acquisto, logistica e gestione del magazzino per aziende prevalentemente industriali.
